PORTARIA Nº 3.464, DE 24 DE SETEMBRO DE 2021

PORTARIA Nº 3.464, DE 24 DE SETEMBRO DE 2021

Institui o Serviço de Informações ao Cidadão do Ministério da Mulher, da Família e dos Direitos Humanos, de que trata o inciso I do art. 9º da Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011.

A MINISTRA DE ESTADO DA MULHER, DA FAMÍLIA E DOS DIREITOS HUMANOS, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo art. 87, parágrafo único, incisos I e II, da Constituição Federal, e tendo em vista o disposto no art. 9º, inciso I, da Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, resolve:

CAPÍTULO I

DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 1º Fica instituído o Serviço de Informações ao Cidadão do Ministério da Mulher, da Família e dos Direitos Humanos, em atendimento ao disposto no inciso I do art. 9º da Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011.

Art. 2º O Serviço de Informações ao Cidadão do Ministério da Mulher, da Família e dos Direitos Humanos é vinculado à Ouvidoria Nacional de Direitos Humanos e coordenado pela Coordenação-Geral da Ouvidoria.

§ 1º A Coordenação de Serviços de Informação ao Cidadão da Ouvidoria Nacional de Direitos Humanos é a unidade responsável por gerir a Plataforma Integrada de Ouvidoria e Acesso à Informação - Fala.BR, no âmbito deste Ministério.

§ 2º O Serviço de Informações ao Cidadão será instalado em unidade física identificada, de fácil acesso, com mecanismos de acessibilidade para as pessoas com deficiência ou com mobilidade reduzida e aberta ao público, nos termos do art. 10 do Decreto nº 7.724, de 16 de maio de 2012, da Lei nº 10.098, de 19 de dezembro 2000, e demais normas aplicáveis.

Art. 3º Para o cumprimento das determinações desta Portaria, consideram-se requerimentos de acesso à informação realizados com base na Lei nº 12.527, de 2011:

I - os pedidos de acesso à informações;

II - os pedidos de abertura de dados governamentais, de que trata o Decreto nº 8.777, de 11 de maio de 2016;

III - os recursos a indeferimento de pedido de acesso à informações;

IV - os pedidos de desclassificação e reclassificação de informações; e

V - as reclamações contra omissões no regular processamento dos requerimentos elencados nos incisos I a IV deste artigo.

§ 1º Todos os requerimentos de acesso à informação realizados com base na Lei nº 12.527, de 2011, apresentados a este Ministério devem ser registrados no módulo de acesso à informação da Plataforma Fala.BR e processados internamente por meio do Sistema Eletrônico de Informações deste Ministério.

§2º Deverão ser registrados no Protocolo do Ministério da Mulher, da Família e dos Direitos Humanos os documentos e as solicitações que não atendam a classificação disposta nos incisos I a V do caput deste artigo.

Art. 4º Para fins desta Portaria consideram-se, no âmbito deste Ministério:

I - Unidades Organizacionais:

a) Gabinete Ministerial;

b) Assessoria Especial de Assuntos Internacionais;

c) Assessoria Especial de Controle Interno;

d) Ouvidoria Nacional de Direitos Humanos;

e) Consultoria Jurídica;

f) Comissão de Anistia;

g) Secretaria-Executiva;

h) Secretaria Nacional de Políticas para as Mulheres;

i) Secretaria Nacional da Família;

j) Secretaria Nacional dos Direitos da Criança e do Adolescente;

k) Secretaria Nacional da Juventude;

l) Secretaria Nacional de Proteção Global;

m) Secretaria Nacional de Políticas de Promoção da Igualdade Racial;

n) Secretaria Nacional dos Direitos da Pessoa com Deficiência; e

o) Secretaria Nacional de Promoção e Defesa dos Direitos da Pessoa Idosa.

II - Unidades Técnicas: unidades de nível gerencial chefiadas por servidores públicos ocupantes de cargos em comissão do Grupo-Direção e Assessoramento Superiores - DAS ou Funções Comissionadas do Poder Executivo - FCPE de nível 4 ou superior e que compõem as Unidades Organizacionais, nos termos do Regimento Interno deste Ministério;

III - Intelocutor: servidor indicado pelo titular de cada Unidade Organizacional para atuar como responsável pelo tratamento do pedido de acesso à informação no âmbito de sua respectiva unidade;

IV - Autoridade de Monitoramento: Ouvidor Nacional de Direitos Humanos;

V - Autoridade Classificatória: autoridade responsável por exercer a competência de que trata o art. 30 do Decreto nº 7.724, de 16 de maio de 2012; e

VI - Informação com disponibilidade imediata: aquela já publicada no sítio eletrônico deste Ministério ou cuja resposta já tenha sido produzida e validada pelas Unidades Organizacionais.

Art. 5º O Ouvidor Nacional de Direitos Humanos solicitará que cada Unidade Organizacional designe um servidor e um suplente para atuar como responsável pelo processamento de requerimentos de acesso à informação no âmbito de sua unidade, doravante denominado "interlocutor".

Parágrafo único. Quando houver ausência concomitante dos servidores indicados na forma do caput deste artigo, o interlocutor deverá informar o servidor que responderá pela Unidade Organizacional durante o respectivo período.

CAPÍTULO II

DAS COMPETÊNCIAS

Art. 6º Compete ao Serviço de Informações ao Cidadão assegurar o atendimento aos requerimentos de acesso à informação, de modo a:

I - verificar a disponibilidade imediata da informação e conceder ao requerente o acesso à informação no momento da solicitação, sempre que possível;

II - acompanhar e informar ao cidadão sobre o tratamento dos requerimentos de acesso à informação;

III - informar ao cidadão sobre necessidade de dilação de prazo para a resposta, quando necessária, mediante justificativa prévia da Unidade Organizacional responsável;

IV - informar ao cidadão sobre o seu direito de recurso em casos de negativa ou ausência de resposta;

V - promover comunicação e capacitação com os interlocutores das unidades organizacionais;

VI - orientar o interlocutor, quando eventualmente identificar necessidade de ajuste em respostas de pedido de acesso à informação, a adequar o texto à linguagem cidadã, ao tipo de resposta, à sua classificação e aos fundamentos legais;

VII - propor às Unidades deste Ministério melhorias em transparência ativa, bem como respostas padrão para pedidos frequentes; e

VIII - atuar de forma coordenada com a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos Sigilosos deste Ministério nas práticas e controles que visam a segurança das informações e as comunicações do órgão.

Art. 7º Compete ao gestor do Serviço de Informações ao Cidadão:

I - gerenciar, distribuir e estabelecer todos os procedimentos no âmbito da unidade para o cumprimento de todas as competências do Serviço de Informações ao Cidadão;

II - adotar procedimentos no âmbito do Serviço de Informações ao Cidadão para atender tempestivamente ao requerimento de informação, bem como controlar e notificar o interlocutor para o atendimento dos prazos;

III - orientar o interlocutor, quando eventualmente identificar necessidade de ajuste em respostas de pedido de acesso à informação, a adequar o texto à linguagem cidadã, ao tipo de resposta, à sua classificação e aos fundamentos legais;

IV - sugerir melhorias nas respostas dos interlocutores;

V - prestar informações para subsidiar eventuais respostas que recaiam sobre decisões na sua área de atuação;

VI - apresentar justificativas para o não cumprimento dos prazos, quando necessário;

VII - propor capacitações aos interlocutores com objetivo de aprimorar os serviços relacionados à prestação de informações à sociedade e de uniformizar os processos internos; e

VIII - elaborar, anualmente, o relatório gerencial da unidade.

Art. 8º Compete ao interlocutor:

I - receber o pedido e redirecionar para unidade administrativa responsável, quando necessário;

II - devolver ao Serviço de Informações ao Cidadão, quando não for de competência da sua Unidade Organizacional, indicando a unidade, órgão ou a entidade competente e propondo, quando verificada a necessidade, a articulação com o Gabinete Ministerial para manifestação e elaboração de resposta;

III - manter canais de comunicação com as Unidades Técnicas de sua Unidade Organizacional;

IV - receber, analisar e encaminhar os requerimentos de informação às Unidades Técnicas;

V - controlar e atender aos prazos estabelecidos para resposta;

VI - analisar as respostas recebidas, orientando a Unidade Técnica a atenderem ao requerido, a adequarem à linguagem cidadã, a fundamentarem a razão da negativa em conformidade com a legislação e a indicarem o tipo de resposta e a sua respectiva classificação;

VII - sugerir melhorias de resposta às Unidades Técnicas;

VIII - comunicar ao Serviço de Informações ao Cidadão os casos em que o pedido tenha informação pessoal sensível ou sigilosa que mereça proteção no ato da apresentação da resposta ao cidadão, providenciando o envio da resposta e dos documentos anexos já com as medidas de proteção pertinentes adotadas;

IX - enviar respostas ao Serviço de Informações ao Cidadão no prazo estabelecido e em obediência a orientações estabelecidas pela Ouvidoria Nacional de Direitos Humanos; e

X - enviar ao Serviço de Informações ao Cidadão pedidos de dilação do prazo de resposta, devidamente fundamentados.

Parágrafo único. O interlocutor poderá contar com uma equipe de apoio, delegando atribuições específicas aos seus membros.

Art. 9º Compete às chefias das Unidades Técnicas de cada Unidade Organizacional:

I - adotar todos os procedimentos no âmbito de sua unidade para atendimento tempestivo ao requerimento de informação, controlando prazo e orientando a execução do levantamento da informação;

II - prestar informações para subsidiar eventuais respostas a recursos que recaiam sobre decisões na sua área de atuação; e

III - apresentar justificativas para o não cumprimento dos prazos ou para pedidos de dilação destes, quando necessário.

Parágrafo único. As chefias das Unidades Técnicas poderão designar servidor responsável pela interação com os interlocutores de sua Unidade Organizacional.

Art. 10. Compete ao Serviço de Informações ao Cidadão, às Unidades Organizacionais e às Unidades Técnicas deste Ministério orientar e auxiliar o cidadão a cadastrar, no módulo de acesso à informação da Plataforma Fala.BR, o requerimento referente à Lei nº 12.527, de 2011, recebido em meio alternativo.

Art. 11. Compete ao Gabinete Ministerial a redistribuição e a consolidação das respostas aos pedidos de acesso à informação que envolvam mais de uma Unidade Organizacional deste Ministério.

Art. 12. Compete ao interlocutor da Unidade Organizacional a redistribuição e a consolidação das respostas aos pedidos de acesso à informação que envolvam mais de uma Unidade Técnica a essa subordinada.

Art. 13. Compete à Unidade Organizacional providenciar, nos termos descritos nesta portaria, o encaminhamento ao Serviço de Informações ao Cidadão das respostas aos pedidos de acesso à informação.

Parágrafo único. O Serviço de Informações ao Cidadão não avaliará o conteúdo das respostas encaminhadas e dos documentos anexos eventualmente juntados, tampouco opinará sobre o mérito das respostas recebidas para envio ao cidadão.

CAPÍTULO III

DOS REQUERIMENTOS DE ACESSO À INFORMAÇÃO

Art. 14. O atendimento e a orientação aos solicitantes de acesso à informação poderão ser feitos por meio eletrônico, postal, telefônico ou na sede deste Ministério.

Parágrafo único. O horário de atendimento externo do Serviço de Informações ao Cidadão será de 9 horas às 13 horas, e das 14 horas às 17 horas.

Art. 15. Apresentado o pedido de acesso à informação pelos canais de comunicação estabelecidos por esta Portaria, o Serviço de Informações ao Cidadão deverá proceder à verificação preliminar de sua conformidade com os requisitos estabelecidos na Lei nº 12.527, de 2011, e nos demais atos normativos que a regulamentam.

§ 1º Não havendo indicação expressa da forma como deseja receber a resposta, esta ficará disponibilizada unicamente em meio virtual, no módulo de acesso à informação da Plataforma Fala.BR.

§ 2º Não sendo utilizado o formulário oficial, eletrônico ou impresso, caberá ao Serviço de Informações ao Cidadão adequar o requerimento ao padrão e efetuar o posterior registro no módulo de acesso à informação da Plataforma Fala.BR, mantendo cópia ou transcrição do original apensado ao formulário padrão, se for o caso.

§3º Os requerimentos relativos à Lei nº 12.527, de 2011, recebidos na sede deste Ministério deverão ser registrados no módulo de acesso à informação da Plataforma Fala.BR, pelo próprio cidadão e, quando não for possível, pela equipe do Serviço de Informações ao Cidadão.

§4º Caberá às unidades que recebam requerimentos de acesso à informação por via de correio eletrônico ou protocolo físico o seu encaminhamento imediato ao Serviço de Informações ao Cidadão, para fins de registro no módulo de acesso à informação da Plataforma Fala.BR e prosseguimento dos trâmites internos.

Art. 16. Efetuado o registro do pedido de acesso à informação no módulo de acesso à informação da Plataforma Fala.BR, o requerente será informado, por meio do canal de comunicação indicado, do número de protocolo para acompanhamento e do prazo para a resposta.

§ 1º A contagem do prazo para resposta do pedido de acesso à informação inicia da data de seu cadastramento no módulo de acesso à informação da Plataforma Fala.BR, salvo se o requerimento for recebido em dia não útil, ocasião em que o prazo será contado a partir do primeiro dia útil subsequente.

§ 2º O cadastramento do pedido de acesso no módulo de acesso à informação da Plataforma Fala.BR e o encaminhamento ao interlocutor responsável deverão ocorrer na mesma data.

Art. 17. Não sendo possível conceder o acesso imediato à informação requerida, o Serviço de Informações ao Cidadão encaminhará o pedido ao interlocutor da Unidade Organizacional pertinente, estabelecendo o prazo para a resposta, que não poderá ser superior a vinte dias corridos.

§ 1º O prazo de resposta, a ser estabelecido pelo Serviço de Informações ao Cidadão, deverá considerar todos os trâmites internos necessários para elaboração, revisão e postagem da resposta.

§ 2º O interlocutor deverá encaminhar a resposta de sua Unidade Organizacional ao Serviço de Informações ao Cidadão no prazo estabelecido no caput.

§ 3º O Serviço de Informações ao Cidadão enviará notificação de descumprimento do prazo ao interlocutor e à Unidade Organizacional responsável se a resposta não for enviada no prazo estabelecido no caput.

§ 4º Não sendo possível atender à solicitação no prazo, o interlocutor deverá, com a devida antecedência, informar ao Serviço de Informações ao Cidadão a necessidade de prorrogação do prazo por dez dias, com justificativa expressa, nos termos do inciso V do art. 15 do Decreto nº 7.724, de 2012, cujas informações deverão ser apresentadas ao requerente.

§ 5º Caso a resposta não seja encaminhada pelo interlocutor até um dia útil antes do prazo de vencimento do pedido, estabelecido no módulo de acesso à informação da Plataforma Fala.BR, o Serviço de Informações ao Cidadão prorrogará, de ofício, o prazo de resposta.

§ 6º O Serviço de Informações ao Cidadão comunicará por meio do processo eletrônico e por correio eletrônico à autoridade máxima da Unidade Organizacional a prorrogação de ofício prevista no § 5º.

§ 7º O Serviço de Informações ao Cidadão comunicará à autoridade máxima da Unidade Organizacional responsável e à Autoridade de Monitoramento o não cumprimento dos prazos previstos na Lei nº 12.527, de 2011, por meio do processo eletrônico e por correio eletrônico.

Art. 18. As negativas de acesso à informação baseadas nas hipóteses do art. 13 do Decreto nº 7.724, de 2012, deverão:

I - quando tratar de pedido considerado genérico, demonstrar que a solicitação não possui elementos básicos para a definição precisa de seu objeto;

II - quando tratar de pedido considerado desproporcional, demonstrar as razões da recusa total ou parcial da demanda, apresentando os impactos negativos nas demais atividades do órgão;

III - quando tratar de pedido considerado desarrazoado, ser fundamentadas quanto à desconformidade com o interesse público, segurança pública, celeridade ou economicidade da Administração Pública; e

IV - quando tratar de pedido considerado de trabalho adicional de análise, interpretação ou consolidação de dados e informações, ou quando tratar de serviço de produção ou tratamento de dados que não seja de competência do órgão ou entidade, ser justificadas, nos termos da legislação pertinente, na ausência de competência, indicando, sempre que possível, o local onde se encontram as informações necessárias para que o próprio requerente realize interpretação, consolidação ou tratamento de dados.

Parágrafo único. A negativa de acesso à informação baseada na hipótese do § 3º do art. 7º da Lei nº 12.527, de 2011, deverá ser fundamentada na frustração da finalidade pública do processo ou na disseminação de expectativas equivocadas à população, com prejuízo ao interesse público.

Art. 19. A Unidade Organizacional acionada para apresentar a resposta ao pedido de acesso à informação deverá, com apoio do interlocutor designado, resguardar a qualidade das respostas, que deverão ser redigidas em linguagem clara, objetiva, simples e compreensível, evitando o uso de siglas, jargões, tecnicismos e estrangeirismos e, ainda, se for o caso, deverão conter:

I - data, local e modo para realizar a consulta, efetuar a reprodução, copiar dados ou obter certidão, quando se tratar de informação de circulação restrita ou documento histórico ou tratar de grandes arquivos que não possam ser encaminhados via sistema informatizado;

II - indicação das razões de fato e de direito da recusa, total ou parcial, do acesso pretendido;

III - a indicação, se for de conhecimento, do órgão ou da entidade que a detém, quando este Ministério não possuir a informação; e

IV - a justificativa, quando necessária a dilação do prazo de entrega da informação.

§ 1º Quando o Serviço de Informações ao Cidadão eventualmente identificar a necessidade de ajuste em respostas de pedido de acesso à informação, a adequar o texto à linguagem cidadã, ao tipo de resposta, à sua classificação e aos fundamentos legais, poderá orientar o interlocutor, devendo informá-lo sobre os modelos de resposta ao cidadão disponíveis.

Art. 20. Os pedidos de desclassificação e reclassificação de informações serão recebidos por meio de formulário físico e inseridos no sistema e, após, deverão ser enviados à Autoridade Classificadora deste Ministério, para fins de tratamento.

Art. 21. Os procedimentos adicionais internos de análise e de tramitação dos requerimentos de informação serão estabelecidos pela Ouvidoria Nacional de Direitos Humanos.

CAPÍTULO IV

DOS RECURSOS

Art. 22. No caso de indeferimento de acesso à informações ou de não fornecimento das razões da negativa do acesso, o requerente poderá interpor recurso contra a decisão no prazo de dez dias, a contar da ciência da decisão, aos titulares dos órgãos de assistência direta e imediata da Ministra de Estado e aos titulares dos órgãos específicos singulares, definidos no Regimento Interno deste Ministério, os quais serão indicados no documento de resposta fornecido ao requerente.

Parágrafo único. Recebido o recurso, o Serviço de Informações ao Cidadão deverá desarquivar o correspondente processo, adicionar o recurso ao processo eletrônico e tramitá-lo à autoridade indicada na resposta inicial, informando o prazo para resposta.

Art. 23. Desprovido o recurso de que trata o artigo 22 desta portaria ou não atendido no prazo estipulado para resposta, o requerente poderá interpor recurso de segunda instância, no prazo de 10 (dez) dias, a contar da ciência da resposta ou do transcurso de prazo, dirigido à Ministra de Estado.

§ 1º A possibilidade de recurso à autoridade máxima e o prazo para tanto deverá constar da decisão do recurso de primeira instância.

§ 2º Interposto recurso, o Serviço de Informações ao Cidadão deverá localizar o processo eletrônico relativo ao requerimento, adicionar o recurso e encaminhá-lo à Chefia de Gabinete Ministerial para instrução e envio à Ministra de Estado para decisão, devendo constar da decisão a possibilidade de recurso à Controladoria-Geral da União.

Art. 24. Interpostos os recursos de que tratam os artigos 22 e 37 do Decreto nº 7.724, de 16 de maio de 2012, o Serviço de Informações ao Cidadão desarquivará o respectivo processo para juntada do recurso, seguido da sua remessa à Ouvidoria Nacional de Direitos Humanos, para instrução, e ao Gabinete Ministerial, para decisão.

Art. 25. O Serviço de Informações ao Cidadão atuará de forma integrada com as demais unidades deste Ministério, a fim de zelar pelos entendimentos firmados no exercício das competências de órgão recursal da Lei nº 12.527, de 2011, no âmbito do Poder Executivo federal.

CAPÍTULO V

PROCEDIMENTOS ESPECIAIS DE CONCESSÃO DE ACESSO À INFORMAÇÃO

Art. 26. Quando for necessária a entrega pessoal de informações ao cidadão ou nos casos em que tal conduta for solicitada, o Serviço de Informações ao Cidadão entrará em contato com o solicitante para agendar data e hora para a disponibilização ou para determinar o meio de envio da informação.

Art. 27. Não comparecendo o requerente na data pré-agendada ou finalizando o prazo concedido para retirada da resposta, o Serviço de Informações ao Cidadão deverá arquivar o pedido, com registro da motivação do arquivamento e da comunicação ao cidadão, quando possível.

Art. 28. Nas situações em que o pedido de acesso demandar manuseio de grande volume de documentos ou quando a movimentação dos documentos puder comprometer sua regular tramitação, a Unidade Organizacional deverá indicar em sua resposta a data certa ou data limite, o local e o modo para que o interessado realize consulta presencial, efetue reprodução, copie ou obtenha certidão relativa à informação solicitada, ficando essa unidade responsável pelo atendimento do requerente.

Art. 29. Quando a manipulação puder prejudicar a integridade da informação ou do documento, a Unidade Organizacional poderá disponibilizar cópia, com certificação de que confere com o original.

Art. 30. Na impossibilidade de obtenção de cópias, o interessado poderá solicitar que, a suas expensas e sob supervisão de servidor público, a reprodução seja feita por outro meio que não ponha em risco a conservação do documento original.

Art. 31. O acesso às informações pessoais sensíveis será assegurado nos termos da Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018, e nos termos do art. 31 da Lei nº 12.527, de 2011.

Art. 32. A entrega de informação pessoal para terceiro, nos casos de dispensa de consentimento do seu titular previstos em lei ou regulamento, é condicionada à assinatura do termo de responsabilidade.

Art. 33. A busca e o fornecimento da informação são gratuitos, ressalvada a cobrança do valor referente ao custo dos serviços e dos materiais utilizados, tais como reprodução de documentos, mídias digitais e postagem.

Parágrafo único. Está isento de ressarcir os custos dos serviços e dos materiais utilizados aquele cuja situação econômica não lhe permita fazê-lo sem prejuízo do sustento próprio ou da família, declarada nos termos da Lei nº 7.115, de 29 de agosto de 1983.

CAPÍTULO VI

DO MONITORAMENTO DAS ATIVIDADES DO SERVIÇO DE INFORMAÇÕES AO CIDADÃO

Art. 34. Cabe à Ouvidoria Nacional de Direitos Humanos, com o auxílio da Coordenação-Geral da Ouvidoria:

I - apresentar relatórios periódicos e anuais sobre o cumprimento da Lei nº 12.527, de 2011;

II - elaborar propostas de medidas indispensáveis à implementação e ao aperfeiçoamento das normas e procedimentos necessários ao cumprimento do disposto nesta Portaria e na Lei nº 12.527, de 2011;

III - orientar os interlocutores e as Unidades Organizacionais no que se refere ao cumprimento desta Portaria e das diretrizes contidas na Lei nº 12.527, de 2011, e em normas complementares;

IV - fornecer instrumentos de visualização do desempenho de cada área deste Ministério em que constem prazos, decisões, quantitativos de pedidos e recursos, bem como avaliação da satisfação dos usuários no módulo de acesso à informação da Plataforma Fala.BR com as respostas recebidas; e

V - o monitoramento das atividades relativas ao cumprimento desta Portaria e das diretrizes contidas na normas que regulam o acesso.

CAPÍTULO VII

DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 35. Fica revogada a Portaria MDH nº 156, de 6 de março de 2018, publicada no Diário Oficial da União de 9 de março de 2018.

Art. 36. Esta Portaria entra em vigor em 1º de novembro de 2021.

DAMARES REGINA ALVES