PORTARIA Nº 803, DE 28 DE DEZEMBRO DE 2023

PORTARIA Nº 803, DE 28 DE DEZEMBRO DE 2023

Institui o Serviço de Informações ao Cidadão do Ministério dos Direitos Humanos e da Cidadania.

O MINISTRO DE ESTADO DOS DIREITOS HUMANOS E DA CIDADANIA, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo art. 87, parágrafo único, incisos I e II, da Constituição, e tendo em vista o disposto no art. 9º, inciso I, da Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, e na Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018, resolve:

CAPÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 1º Fica instituído o Serviço de Informações ao Cidadão - SIC do Ministério dos Direitos Humanos e da Cidadania - MDHC, em atendimento ao disposto no inciso I do art. 9º da Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011.

Art. 2º O SIC do MDHC será coordenado pela Coordenação de Transparência e Acesso à Informação, vinculado à Assessoria Especial de Controle Interno.

§ 1º A Coordenação de Transparência e Acesso à Informação é a unidade responsável por gerir as manifestações do módulo de Acesso à Informação na Plataforma Integrada de Ouvidoria e Acesso à Informação - Fala.BR, no âmbito deste Ministério.

§ 2º O SIC funcionará em unidade física, aberta ao público, de fácil acesso, com mecanismos de acessibilidade para as pessoas com deficiência ou com mobilidade reduzida.

Art. 3º Para o cumprimento das determinações desta Portaria, consideram-se pedidos de acesso à informação realizados com base na Lei nº 12.527, de 2011:

I - os pedidos de acesso a informações;

II - os pedidos de abertura de dados governamentais, de que trata o Decreto nº 8.777, de 11 de maio de 2016;

III - os recursos de indeferimento de pedido de acesso a informações;

IV - os pedidos de desclassificação e reclassificação de informações; e

V - as reclamações contra omissões no regular processamento dos pedidos elencados nos incisos I a IV deste artigo.

§ 1º Os pedidos de acesso à informação realizados com base na Lei nº 12.527, de 2011, apresentados ao MDHC devem ser registrados no módulo de acesso à informação da Plataforma Fala.BR e processados internamente, por meio do Sistema Eletrônico de Informações deste Ministério.

§2º Deverão ser registrados no Protocolo do Ministério dos Direitos Humanos e da Cidadania os documentos e as solicitações que não atendam à classificação disposta nos incisos I a V do caput deste artigo.

Art. 4º Para fins desta Portaria, consideram-se:

I - Unidades Organizacionais:

a) o Gabinete Ministerial;

b) a Secretaria-Executiva; e

c) as Secretarias Nacionais.

II - Unidades Organizacionais Específicas:

a) as Assessorias Especiais;

b) a Assessoria de Participação Social e Diversidade;

c) a Corregedoria;

d) a Ouvidoria Nacional de Direitos Humanos;

e) a Consultoria Jurídica; e

f) a Comissão de Anistia.

III - Unidades Técnicas: Unidades de nível gerencial chefiadas por servidores públicos ocupantes de Cargos Comissionados Executivos (CCE) ou Funções Comissionadas Executivas (FCE), que compõem as Unidades Organizacionais e Unidades Organizacionais Específicas, nos termos do Regimento Interno do MDHC;

IV - Pessoa Interlocutora: agente público(a) indicado(a) por titular de cada Unidade Organizacional para atuar como responsável pelo tratamento de pedidos de acesso à informação no âmbito de sua unidade;

V - Autoridade de Monitoramento: chefe da Assessoria Especial de Controle Interno; e

VI - Pessoa Encarregada pelo Tratamento de Dados Pessoais: pessoa indicada pelo controlador e operador para atuar como canal de comunicação entre o controlador, os titulares dos dados e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), que tem por atribuição, dentre outras, orientar os funcionários e os contratados da entidade a respeito das práticas a serem tomadas em relação à proteção de dados pessoais, nos termos do art. 5º, inciso VIII, e art. 41, § 2º, inciso III da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018.

Art. 5º O dirigente máximo de cada Unidade Organizacional definida no inciso I do art. 4º deverá designar à Coordenação de Transparência e Acesso à Informação um agente público e um suplente para atuar como interlocutor.

Parágrafo único. Quando houver ausência concomitante dos interlocutores indicados na forma do caput deste artigo, o interlocutor deverá indicar um outro agente que responderá pela Unidade Organizacional durante o respectivo período.

CAPÍTULO II

DAS COMPETÊNCIAS

Art. 6º Compete ao Serviço de Informações ao Cidadão - SIC:

I - verificar a disponibilidade imediata da informação e conceder à pessoa solicitante o acesso à informação no momento da solicitação, sempre que possível;

II - redirecionar a demanda quando verificar que não compete ao MDHC fornecer as informações solicitadas;

III - informar ao público as formas de pedidos de acesso à informação;

IV - receber a demanda e encaminhá-la pelo Sistema Eletrônico de Informações - SEI às pessoas interlocutoras para tratamento da informação;

V - informar à pessoa solicitante sobre a necessidade de dilação de prazo para a resposta, quando solicitada, mediante justificativa prévia da Unidade Organizacional responsável;

VI - informar às pessoas sobre o seu direito de recurso em casos de negativa ou ausência de resposta;

VII - orientar a pessoa interlocutora, quando eventualmente identificar a necessidade de ajuste da respostas ao pedido de acesso à informação, quanto à adequação da linguagem acessível e inclusiva, ao tipo de resposta, à sua classificação e aos fundamentos legais;

VIII - propor às Unidades do MDHC melhorias em transparência ativa, bem como respostas padrão para pedidos frequentes;

IX - atuar de forma coordenada com a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos Sigilosos do MDHC quanto às práticas e aos controles que visam à segurança das informações e às comunicações do órgão;

X - atuar de forma coordenada com a pessoa Encarregada pelo Tratamento de Dados Pessoais do MDHC quanto às práticas e aos controles que visam à proteção dos dados pessoais quando identificados nas informações e comunicações do órgão; e

XI - propor e promover comunicações e capacitações às pessoas interlocutoras com objetivo de aprimorar os serviços relacionados à prestação de informações à sociedade e de uniformizar os processos internos.

Parágrafo único. O SIC não avaliará o conteúdo das respostas encaminhadas e dos documentos anexos eventualmente juntados, tampouco opinará sobre o mérito das respostas recebidas para envio à pessoa solicitante.

Art. 7º Compete à coordenação do Serviço de Informações ao Cidadão - SIC:

I - gerenciar, distribuir e estabelecer os procedimentos no âmbito da Unidade para o cumprimento das competências do SIC; e

II - elaborar, anualmente, o relatório gerencial da Unidade.

Art. 8º Compete à Pessoa Interlocutora:

I - receber o pedido e redirecionar às Unidades Técnicas responsáveis, quando necessário;

II - redistribuir e consolidar as respostas aos pedidos de acesso à informação que envolvam mais de uma Unidade Técnica subordinada;

III - devolver o processo ao SIC, em até 24 (vinte e quatro) horas, quando não for de competência da sua Unidade Organizacional, se possível, indicando a Unidade, órgão ou a entidade competente;

IV - manter canais de comunicação com as Unidades Técnicas de sua Unidade Organizacional;

V - controlar e atender aos prazos estabelecidos para resposta;

VI - verificar se as respostas recebidas atendem ao requerido quanto à linguagem, à fundamentação de negativa, ao tipo de resposta e à sua classificação, em conformidade com a legislação;

VII - sugerir melhorias de resposta às Unidades Técnicas;

VIII - comunicar ao SIC os casos em que o pedido tenha informação pessoal sensível ou sigilosa que mereça proteção no ato da apresentação da resposta a pessoa solicitante, providenciando o envio da resposta e dos documentos anexos com as medidas de proteção pertinentes adotadas;

IX - respeitar o prazo estabelecido e seguir as orientações estabelecidas pela Coordenação de Transparência e Acesso à Informação; e

X - enviar ao SIC os pedidos de dilação do prazo de resposta, devidamente fundamentados.

Art. 9º Compete às chefias das Unidades Técnicas de cada Unidade Organizacional:

I - adotar todos os procedimentos no âmbito de sua Unidade para atendimento tempestivo ao pedido de informação, controlando prazo e orientando a execução do levantamento da informação;

II - prestar informações para subsidiar eventuais respostas a recursos que recaiam sobre decisões na sua área de atuação;

III - apresentar justificativas para o não cumprimento dos prazos ou para pedidos de dilação destes, quando necessário; e

IV - articular junto à pessoa Encarregada pelo Tratamento de Dados Pessoais o tratamento de informações que contenham dados pessoais, com o objetivo de garantir a proteção dos direitos fundamentais de liberdade e de privacidade e o livre desenvolvimento da personalidade da pessoa natural, nos termos da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, Lei nº 13.709, de 2018.

Parágrafo único. As chefias das Unidades Técnicas poderão designar servidor(a) responsável pela interação com a pessoa interlocutora de sua Unidade Organizacional.

Art. 10. Compete ao SIC, às Unidades Organizacionais e às Unidades Técnicas deste Ministério orientar e auxiliar à cidadania a cadastrar, no módulo de acesso à informação da Plataforma Fala.BR, o pedido de acesso à informação referente à Lei nº 12.527, de 2011, recebido em meio distinto da Plataforma Fala.Br.

Art. 11. Compete à Secretaria-Executiva a consolidação das respostas aos pedidos de acesso à informação que envolvam mais de uma Unidade Organizacional de que trata o inciso I, do art. 4º, com o apoio operacional do Serviço de Informação ao Cidadão, quando necessário.

Art. 12. Compete ao Gabinete Ministerial supervisionar, orientar, consolidar as respostas, bem como promover a articulação com os titulares das Unidades Organizacionais Específicas sobre assuntos relacionados ao Serviço de Informação ao Cidadão.

Art. 13. Compete à pessoa Encarregada pelo Tratamento de Dados Pessoais orientar o SIC, as Unidades Organizacionais e as Unidades Técnicas deste Ministério, a respeito das práticas a serem tomadas em relação à proteção de dados pessoais, nos termos do art. 41, § 2º, inciso III da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, Lei nº 13.709, de 2018.

CAPÍTULO III

DOS PEDIDOS DE ACESSO À INFORMAÇÃO

Art. 14. O atendimento e a orientação à pessoa solicitante de acesso à informação poderão ser feitos por meio eletrônico, postal, telefônico ou na sede do MDHC.

Parágrafo único. O horário de atendimento externo do SIC será de 9 horas às 13 horas, e das 14 horas às 17 horas.

Art. 15. Apresentado o pedido de acesso à informação pelos canais de comunicação estabelecidos por esta Portaria, o SIC deverá proceder à verificação preliminar de sua conformidade com os requisitos estabelecidos na Lei nº 12.527, de 2011, e nos demais atos normativos que a regulamentam.

§ 1º Não havendo indicação expressa da forma como deseja receber a resposta, esta ficará disponibilizada unicamente em meio virtual, no módulo de acesso à informação da Plataforma Fala.BR.

§ 2º Não sendo utilizado o formulário oficial, eletrônico ou impresso, caberá ao SIC adequar o pedido ao padrão e efetuar o posterior registro no módulo de acesso à informação da Plataforma Fala.BR, mantendo cópia ou transcrição do original apensado ao formulário padrão, se for o caso.

§ 3º Os pedidos relativos à Lei nº 12.527, de 2011, recebidos na sede do MDHC deverão ser registrados no módulo de acesso à informação da Plataforma Fala.BR, pela própria pessoa solicitante e, quando não for possível, pela equipe do SIC.

§ 4º Caberá às Unidades que receberem pedidos de acesso à informação, por via de correio eletrônico ou protocolo físico, o encaminhamento imediato ao SIC, para fins de registro no módulo de acesso à informação da Plataforma Fala.BR e prosseguimento dos trâmites internos.

Art. 16. Efetuado o registro do pedido no módulo de acesso à informação da Plataforma Fala.BR, a pessoa solicitante será informada, por meio do canal de comunicação indicado, do número de protocolo para acompanhamento e do prazo para a resposta.

§ 1º A contagem do prazo para resposta do pedido de acesso à informação inicia na data de seu cadastramento no módulo de acesso à informação da Plataforma Fala.BR, salvo se o pedido for recebido em dia não útil, ocasião em que o prazo será contado a partir do primeiro dia útil subsequente.

§ 2º O cadastramento do pedido de acesso no módulo de acesso à informação da Plataforma Fala.BR e o encaminhamento à pessoa interlocutora responsável deverão ocorrer em até 2 (dois) dias úteis.

Art. 17. Não sendo possível conceder o acesso imediato à informação solicitada, o SIC encaminhará o pedido ao interlocutor da Unidade Organizacional pertinente, estabelecendo o prazo para a resposta, que não poderá ser superior a 20 (vinte) dias corridos.

§ 1º O prazo de resposta, a ser estabelecido pelo SIC, deverá considerar todos os trâmites internos necessários para elaboração, revisão e postagem da resposta.

§ 2º A pessoa interlocutora deverá encaminhar a resposta de sua Unidade Organizacional ao SIC no prazo estabelecido no caput.

§ 3º O SIC enviará notificação de descumprimento do prazo à pessoa interlocutora e à Unidade Organizacional responsável se a resposta não for enviada no prazo estabelecido no caput.

§ 4º Não sendo possível atender ao pedido no prazo, a pessoa interlocutora deverá, com a devida antecedência, informar ao SIC a necessidade de prorrogação do prazo por até 10 (dez) dias, com justificativa expressa e embasada, nos termos do inciso V do art. 15 do Decreto nº 7.724, de 2012, cujas informações deverão ser apresentadas à pessoa solicitante.

§ 5º Caso a resposta não seja encaminhada pela pessoa interlocutora até 1 (um) dia útil antes do prazo de vencimento do pedido, estabelecido no módulo de acesso à informação da Plataforma Fala.BR, o SIC prorrogará, de ofício, o prazo de resposta e solicitará justificativa da Unidade Organizacional.

§ 6º O SIC comunicará à autoridade máxima da Unidade Organizacional a prorrogação de ofício prevista no § 5º.

§ 7º O SIC comunicará à autoridade máxima da Unidade Organizacional responsável e à autoridade de monitoramento o não cumprimento dos prazos previstos na Lei nº 12.527, de 2011.

Art. 18. As negativas de acesso à informação baseadas nas hipóteses do art. 13 do Decreto nº 7.724, de 2012, deverão:

I - quando tratar de pedido considerado genérico, demonstrar que a solicitação não possui elementos básicos para a definição precisa de seu objeto;

II - quando tratar de pedido considerado desproporcional, demonstrar as razões da recusa total ou parcial, apresentando os impactos negativos nas demais atividades do órgão;

III - quando tratar de pedido considerado desarrazoado, apresentar fundamentação quanto à desconformidade com o interesse público, a segurança pública, a celeridade ou a economicidade da administração pública; e

IV - quando tratar de pedido considerado de trabalho adicional de análise, interpretação ou consolidação de dados e informações, ou quando tratar de serviço de produção ou tratamento de dados que não seja de competência do órgão ou entidade, ser justificadas, nos termos da legislação pertinente, na ausência de competência, indicando, sempre que possível, o local onde se encontram as informações necessárias para que o própria pessoa solicitante realize interpretação, consolidação ou tratamento de dados.

Parágrafo único. A negativa de acesso à informação baseada na hipótese do § 3º do art. 7º da Lei nº 12.527, de 2011, deverá ser fundamentada na frustração da finalidade pública do processo ou na disseminação de expectativas equivocadas à população, com prejuízo ao interesse público.

Art. 19. A Unidade Organizacional acionada para apresentar a resposta ao pedido de acesso à informação deverá, com apoio da pessoa interlocutora designada, resguardar a qualidade das respostas, que deverão ser redigidas em linguagem clara, objetiva, simples, inclusiva, acessível e compreensível, evitando o uso de siglas, jargões, tecnicismos e estrangeirismos e, ainda, se for o caso, deverão conter:

I - data, local e modo para realizar a consulta, efetuar a reprodução, copiar dados ou obter certidão, quando se tratar de informação de circulação restrita ou documento histórico ou tratar de grandes arquivos que não possam ser encaminhados via sistema informatizado;

II - indicação das razões de fato e de direito da recusa, total ou parcial, do acesso pretendido;

III - indicação, se for de conhecimento, do órgão ou da entidade que a detém, quando este Ministério não possuir a informação; e

IV - justificativa, quando necessária a dilação do prazo de entrega da informação.

§ 1º A Unidade Organizacional detentora da informação é responsável por assegurar a proteção da informação sigilosa e pessoal, bem como proceder com a sua ocultação na resposta, de modo que a primariedade da informação seja garantida.

§ 2º A pessoa Encarregada pelo Tratamento de Dados Pessoais poderá ser consultada para orientação a respeito da observância da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, Lei nº 13.709, de 2018, com prazo para manifestação de 3 (três) dias úteis, podendo ser prorrogado, desde que observado o prazo de resposta ao cidadão previsto em lei.

§ 3º Quando o SIC eventualmente identificar a necessidade de ajuste em respostas de pedido de acesso à informação, a adequar o texto à linguagem acessível e inclusiva, ao tipo de resposta, à sua classificação e aos fundamentos legais, poderá orientar a pessoa interlocutora, devendo informá-la sobre os modelos de resposta disponíveis.

Art. 20. Os pedidos de desclassificação e de reclassificação de informações serão recebidos por meio de formulário, inseridos no sistema e, após, enviados à Autoridade Classificadora do MDHC, para fins de tratamento.

Art. 21. Os procedimentos adicionais internos de análise e de tramitação dos pedidos de informação serão estabelecidos pela Coordenação de Transparência e Acesso à Informação da Assessoria Especial de Controle Interno.

CAPÍTULO IV

DOS RECURSOS

Art. 22. No caso de indeferimento de acesso às informações, insatisfação da pessoa solicitante ou de não fornecimento das razões da negativa do acesso, a pessoa solicitante poderá interpor recurso contra a decisão no prazo de 10 (dez) dias, a contar da ciência da decisão, aos titulares da Unidades Organizacionais e Unidades Organizacionais Específicas, os quais serão indicados no documento de resposta fornecido à solicitação.

Art. 23. Os recursos interpostos serão tramitados no processo eletrônico do pedido inicial de acesso à informação.

Art. 24. Indeferido o recurso ou não atendido no prazo estipulado para resposta, a pessoa solicitante poderá interpor segundo recurso, no prazo de 10 (dez) dias, a contar da ciência da resposta ou do transcurso de prazo, dirigido ao Ministro de Estado.

Parágrafo único. A possibilidade de recurso à autoridade máxima e o prazo para tanto deverão constar da decisão do primeiro recurso.

Art. 25. O SIC atuará de forma integrada com as demais Unidades do MDHC, a fim de zelar pelos entendimentos firmados no exercício das competências de órgão recursal da Lei nº 12.527, de 2011, no âmbito do Poder Executivo federal.

CAPÍTULO V

PROCEDIMENTOS ESPECIAIS DE CONCESSÃO DE ACESSO À INFORMAÇÃO

Art. 26. Quando for necessária a entrega pessoal de informações ao cidadão ou nos casos em que tal conduta for solicitada, o SIC entrará em contato com a pessoa solicitante para agendar data e hora para a disponibilização ou para determinar o meio de envio da informação.

Parágrafo único. Não comparecendo a pessoa solicitante na data pré-agendada ou finalizando o prazo concedido para retirada da resposta, o SIC deverá arquivar o pedido, com registro da motivação do arquivamento e da comunicação ao cidadão, quando possível.

Art. 27. Nas situações em que o pedido de acesso demandar manuseio de grande volume de documentos ou quando a movimentação dos documentos puder comprometer sua regular tramitação, a Unidade Organizacional deverá indicar em sua resposta a data certa ou data limite, o local e o modo para que a pessoa interessada realize consulta presencial, efetue reprodução, copie ou obtenha certidão relativa à informação solicitada, ficando essa Unidade responsável pelo atendimento da pessoa solicitante.

§ 1º Quando a manipulação puder prejudicar a integridade da informação ou do documento, a Unidade Organizacional poderá disponibilizar cópia, com certificação de que confere com o original.

§ 2º Na impossibilidade de obtenção de cópias, a pessoa interessada poderá solicitar que, às suas expensas e sob supervisão de servidor(a) público(a), a reprodução seja feita por outro meio que não ponha em risco a conservação do documento original.

Art. 28. O acesso às informações pessoais sensíveis será assegurado nos termos da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, Lei nº 13.709, de 2018, e nos termos do art. 31 da Lei nº 12.527, de 2011.

Art. 29. A entrega de informação pessoal para terceiro, nos casos de dispensa de consentimento do seu titular previstos em lei, é condicionada à assinatura do termo de responsabilidade.

Art. 30. A busca e o fornecimento da informação são gratuitos, ressalvada a cobrança do valor referente ao custo dos serviços e dos materiais utilizados, tais como reprodução de documentos, mídias digitais e postagem.

§ 1º Quando o fornecimento da informação implicar reprodução de documentos, o órgão ou entidade, observado o prazo de resposta ao pedido, disponibilizará ao requerente Guia de Recolhimento da União - GRU ou documento equivalente, para pagamento dos custos dos serviços e dos materiais utilizados.

§ 2º Está isento de ressarcir os custos dos serviços e dos materiais utilizados aquele cuja situação econômica não lhe permita fazê-lo sem prejuízo do sustento próprio ou da família, declarada nos termos da Lei nº 7.115, de 29 de agosto de 1983.

CAPÍTULO VI

DO MONITORAMENTO DAS ATIVIDADES DO SERVIÇO DE INFORMAÇÕES AO CIDADÃO

Art. 31. Cabe à Coordenação de Transparência e Acesso à Informação:

I - apresentar relatórios periódicos e anuais sobre o cumprimento da Lei nº 12.527, de 2011;

II - elaborar propostas de medidas indispensáveis à implementação e ao aperfeiçoamento das normas e procedimentos necessários ao cumprimento do disposto nesta Portaria e na Lei nº 12.527, de 2011;

III - orientar as pessoas interlocutoras e as Unidades Organizacionais no que se refere ao cumprimento desta Portaria e das diretrizes contidas na Lei nº 12.527, de 2011, e em normas complementares;

IV - fornecer instrumentos de visualização do desempenho de cada área do MDHC em que constem prazos, decisões, quantitativos de pedidos e recursos, no módulo de acesso à informação da Plataforma Fala.BR com as respostas recebidas; e

V - monitorar as atividades relativas ao cumprimento desta Portaria e das diretrizes contidas nas normas que regulam o acesso.

CAPÍTULO VII

DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 32. Fica revogada a Portaria nº 3.464, de 24 de setembro de 2021, publicada no Diário Oficial da União de 27 de setembro de 2021.

Art. 33. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

SILVIO LUIZ DE ALMEIDA