PORTARIA Nº 3.838, DE 17 DE NOVEMBRO DE 2021

PORTARIA Nº 3.838, DE 17 DE NOVEMBRO DE 2021

Institui o Sistema Eletrônico de Informações - SEI como o sistema oficial de gestão de processos e documentos do Ministério da Mulher, da Família e dos Direitos Humanos.

A MINISTRA DE ESTADO DA MULHER, DA FAMÍLIA E DOS DIREITOS HUMANOS, no uso das atribuições que lhe conferem o art. 87, parágrafo único, incisos I e II, da Constituição da República, resolve:

Art. 1º Fica instituído o Sistema Eletrônico de Informações - SEI, em uso no Ministério da Mulher, da Família e dos Direitos Humanos, como sistema oficial de gestão de documentos e processos eletrônicos no âmbito deste Ministério.

Parágrafo único. O disposto nesta Portaria aplica-se, no que couber, ao uso de novo sistema único de processo eletrônico em rede pelo Governo Federal que venha a substituir o SEI.

Art. 2º São objetivos do SEI:

I - assegurar eficiência, eficácia e efetividade da ação governamental, promovendo a adequação entre meios, ações, impactos e resultados;

II - promover a utilização de meios eletrônicos para a realização dos processos administrativos com segurança, transparência e economicidade;

III - aumentar a produtividade e a celeridade na tramitação de processos;

IV - ampliar a sustentabilidade ambiental com o uso da tecnologia da informação e comunicação;

V - facilitar o acesso às informações e às instâncias administrativas; e

VI - simplificar o atendimento prestado aos usuários dos serviços públicos.

Art. 3º Todos os atos processuais relativos à produção, à edição, à assinatura, ao trâmite, ao recebimento e à conclusão de processos, dentre outros, devem ser efetuados no SEI em meio eletrônico.

Parágrafo único. Na hipótese de indisponibilidade do sistema, de caráter prolongado, ou que implique prejuízos em razão da urgência do processo que não possa aguardar o restabelecimento do sistema, os atos processuais poderão ser praticados seguindo as regras aplicáveis aos processos em meio físico, utilizando-se numeração manual sequencial provisória e, posteriormente, digitalizados e incluídos no processo SEI correspondente.

Art. 4º Não poderão ser digitalizados ou inseridos em processos eletrônicos os documentos e processos que contenham informação sigilosa classificada nos graus de reservado, secreto e ultrassecreto, conforme disposto no art. 23 da Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, e no art. 25 do Decreto nº 7.724, de 16 de maio de 2012.

Parágrafo único. Os documentos e processos de que trata o caput deverão ser mantidos em suporte físico, observando-se os procedimentos previstos no Capítulo III do Decreto nº 7.845, de 14 de novembro de 2012.

Art. 5º Para a garantia de sua integridade e autenticidade os documentos produzidos ou geridos pelo SEI serão assinados digitalmente, por meio de:

I - assinatura digital, baseada em certificado digital emitido por Autoridade Certificadora credenciada junto à Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil; ou

II - assinatura cadastrada, mediante login e senha de acesso do usuário ao SEI.

Parágrafo único. É responsabilidade do usuário manter o sigilo e a guarda das assinaturas de que tratam os incisos do caput, que são de uso pessoal e intransferível.

Art. 6º Os documentos do processo poderão ser consultados, pelo usuário externo devidamente castrado e habilitado, na página do SEI, no Portal do Ministério da Mulher, da Família e dos Direitos Humanos na internet pelo link: https://sei.mdh.gov.br/sei/controlador_externo.php?acao=usuario_externo_logar&acao_origem=usuario_externo_gerar_senha&id_orgao_acesso_externo=0.

Parágrafo único. Havendo restrição de acesso, será observado o disposto na Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, e no Decreto nº 7.724, de 16 de maio de 2012.

Art. 7º O cadastro de usuário externo é ato pessoal, intransferível e indelegável e será validado mediante a apresentação do original dos seguintes documentos:

I - termo de Declaração de Concordância e Veracidade, assinado de próprio punho; e

II - documento de identificação civil no qual conste o número do Cadastro de Pessoas Físicas - CPF e assinatura idêntica à utilizada na assinatura do termo.

§ 1º Os documentos de que tratam os incisos do caput poderão, alternativamente, ser enviados pelo Correio ou pela via digital, exigindo-se, no caso do Termo de Declaração de Concordância e Veracidade, a assinatura certificada nos termos do inciso I do art. 5º desta Portaria.

§ 2º O Ministério da Mulher, da Família e dos Direitos Humanos poderá aceitar cadastros de usuários externos realizados em plataforma do governo utilizada para o cadastro centralizado de identificação digital dos cidadãos.

§ 3º O cadastro como usuário externo importará na aceitação de todos os termos e condições que regem o processo eletrônico do Ministério da Mulher, da Família e dos Direitos Humanos, previstos nesta Portaria e demais normas aplicáveis, em especial o Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Art. 8º O usuário externo já cadastrado no SEI deverá enviar ao Protocolo do Ministério da Mulher, da Família e dos Direitos Humanos o Termo de Declaração de Concordância e Veracidade e demais documentos que venham a ser solicitados, no prazo de até (60) sessenta dias, contados da publicação desta Portaria, prorrogável uma única vez e por igual período, a pedido do usuário, sob pena de inativação do cadastro.

Parágrafo único. Após o prazo de que trata o caput, o acesso poderá ser restabelecido ao usuário externo, mediante requerimento, desde que apresentada a documentação solicitada de que trata o caput.

Art. 9º O cadastro de representante legal de empresa ou entidade como usuário externo é:

I - obrigatório, no caso de fornecedores que tenham ou pretendam ter contrato de fornecimento de bens ou serviços com o Ministério da Mulher, da Família e dos Direitos Humanos; ou

II - opcional, nos demais casos.

§ 1º A partir do cadastro de que trata o caput, todas as intimações e comunicações processuais entre o Ministério da Mulher, da Família e dos Direitos Humanos e a empresa ou entidade representada serão realizadas por meio eletrônico.

§ 2º Será admitido protocolar documento por meio diverso quando se mostrar tecnicamente inviável a utilização do meio eletrônico, se verificar risco de dano relevante à celeridade do processo, ou em outras hipóteses previstas em instrumento normativo próprio.

§ 3º As pessoas jurídicas deverão indicar, em petição específica para esse fim, endereçada ao Ministério da Mulher, da Família e dos Direitos Humanos, até (5) cinco representantes cadastrados para o recebimento de intimações e comunicações, até que seja implantada a funcionalidade de controle de representação das pessoas jurídicas.

Art. 10. O cadastro de que trata o art. 9º permitirá ao usuário externo:

I - o peticionamento eletrônico;

II - o acompanhamento dos processos nos quais seja comprovadamente interessado;

III - a prática de atos processuais e a apresentação de informações ou documentos complementares; e

IV - a assinatura de contratos, convênios, termos, acordos e outros instrumentos congêneres celebrados com o Ministério da Mulher, da Família e dos Direitos Humanos.

Parágrafo único. É de responsabilidade do usuário externo a atualização das informações cadastrais.

Art. 11. O uso inadequado do SEI sujeitará o responsável às sanções civis, penais e administrativas, na forma da legislação em vigor.

Art. 12. A Secretaria-Executiva editará normas complementares para as rotinas e procedimentos relativos ao processo eletrônico e estabelecerá regras e diretrizes para a gestão de documentos em meio físico, para o tratamento de informação sigilosa classificada, para o cadastro de usuários externos e para o peticionamento eletrônico.

Art. 13. Esta Portaria entra em vigor em 1º de dezembro de 2021.

DAMARES REGINA ALVES