PORTARIA Nº 183, DE 30 DE MARÇO DE 2020

PORTARIA Nº 183, DE 30 DE MARÇO DE 2020

Dispõe sobre o fluxo, atribuições e procedimentos administrativos das aquisições no âmbito do Ministério da Mulher, da Família e dos Direitos Humanos.

A SECRETÁRIA-EXECUTIVA DO MINISTÉRIO DA MULHER, DA FAMÍLIA E DOS DIREITOS HUMANOS, no uso das atribuições conferidas pela Portaria nº 431, de 28 de fevereiro de 2020, publicada no Diário Oficial da União, de 02 de março de 2020, resolve:

CAPÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES INICIAIS

Art. 1º Os processos de planejamento da contratação, a fase interna e externa da licitação, bem como a execução contratual no âmbito do Ministério da Mulher, da Família e dos Direitos Humanos - MMFDH ficam regulamentados por esta Portaria.

Art. 2º Para os efeitos desta Portaria, consideram-se:

I - Área Demandante: responsável pela proposição e justificativa da aquisição;

II - Equipe de Planejamento da Contratação (EPC): grupo de servidores indicados pelas áreas envolvidas no processo de aquisição da demanda para elaboração dos artefatos de planejamento;

III - Coordenador da EPC: integrante designado para dirigir e conduzir as atividades da EPC;

IV - Integrante Requisitante/Demandante: servidor representante da área Requisitante da solução/objeto, indicado pela autoridade competente dessa área;

V - Integrante Técnico: servidor representante da área de Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC), indicado pela autoridade competente dessa área ou qualquer outra área temática indicada no Documento de Oficialização de Demanda (DOD);

VI - Integrante Administrativo: servidor representante da área Administrativa, indicado pela autoridade competente dessa área;

VII - Fiscais do contrato: servidores formalmente designados para acompanhar e fiscalizar a execução contratual;

VIII - Comissão de Recebimento: comissão formada por, no mínimo, três membros responsáveis pela comprovação e adequação do objeto aos termos contratuais;

IX - Gestor do Contrato: servidor com atribuições gerenciais incumbido de coordenar o processo de gestão e fiscalização contratual; e

X - Ordenador de Despesa: autoridade, cujos atos resultarem na emissão de empenho, autorização de pagamento, suprimento ou dispêndio de recursos.

CAPÍTULO II

DA ETAPA DE INICIAÇÃO

Art. 3º Na etapa de iniciação, a área demandante evidenciará a necessidade de aquisição de um bem ou serviço, por meio do Plano Anual de Contratações (PAC), que deverá ser elaborado anualmente e conter todos os itens que se pretende contratar no exercício subsequente.

Art. 4º Durante a sua execução, o Plano Anual de Contratações poderá ser alterado mediante aprovação da autoridade máxima do Ministério da Mulher, da Família e dos Direitos Humanos, ou a quem esta delegar, e posterior envio ao Ministério da Economia, por meio do Sistema de Planejamento e Gerenciamento de Contratações (PGC).

Art. 5º Na execução do Plano Anual de Contratações, a unidade de licitações deverá observar se as demandas a ela encaminhadas constam da listagem do Plano Anual de Contratações vigente, e as que não constem ensejarão a sua revisão, caso justificadas, observando-se o disposto no art. 4º deste instrumento.

Art. 6º Após concluída a inclusão da demanda no Plano Anual de Contratações, a área demandante deverá elaborar o Documento de Oficialização da Demanda, o qual deve necessariamente demonstrar:

I - unidade Requisitante da Demanda;

II - identificação da Demanda;

III - justificativa da necessidade da contratação;

IV - a quantidade de serviço a ser contratada;

V - a previsão de data de início em que deve ser iniciada a prestação dos serviços;

VI - resultados a serem alcançados;

VII - alinhamento estratégico;

VIII - indicação de integrantes para a Equipe de Planejamento da Contratação - EPC; e

IX - fonte de recurso.

§ 1º A etapa de iniciação das aquisições do Ministério da Mulher, da Família e dos Direitos Humanos deverá observar o fluxo de INICIAÇÃO estabelecido no Anexo I desta Portaria.

§ 2º Quando a demanda tratar de projeto, observará, se definido, o processo de iniciação estabelecido pela Metodologia de Projetos da Diretoria de Projetos, Parcerias e Integração Institucional (DPPII) da Secretaria-Executiva, respeitadas as competências das unidades envolvidas no fluxo estabelecido no parágrafo acima.

§ 3º Em qualquer dos casos, a demanda iniciada deve estar prevista no Plano Anual de Contratações do Ministério da Mulher, da Família e dos Direitos Humanos.

Art. 7º A análise quanto à adequação da demanda ao Plano Anual de Contratação caberá à Coordenação-Geral de Logística (CGL) da Subsecretaria de Orçamento e Administração (SOAD).

Parágrafo Único. Se a demanda se referir à solução de tecnologia da informação e comunicação, após manifestação da Coordenação-Geral de Logística, o processo será tramitado para a Coordenação Geral de Tecnologia da Informação (CGTI) para manifestar quanto ao alinhamento do Plano Estratégico e do Plano Diretor de Tecnologia da Informação (PDTI).

Art. 8º A área de tecnologia da informação e comunicação do Ministério deverá avaliar se a demanda trata de solução tecnológica, bem como indicar o integrante técnico para compor a Equipe de Planejamento da Contratação.

Art. 9º A Subsecretaria de Orçamento e Administração (SOAD) deverá avaliar a disponibilidade orçamentária da demanda e indicar o integrante administrativo para compor a Equipe de Planejamento da Contratação.

Parágrafo Único. Caberá à Coordenação de Procedimentos Licitatórios (CPL) do Ministério a elaboração da minuta de Portaria de aprovação do Documento de Oficialização de Demanda e de designação da Equipe de Planejamento a ser encaminhada à Secretaria-Executiva Adjunta do Ministério da Mulher, da Família e dos Direitos Humanos.

Art. 10. A aprovação da demanda, após observado o trâmite descrito no fluxo de Iniciação, será realizada pela Secretaria-Executiva Adjunta do Ministério da Mulher, da Família e dos Direitos Humanos.

Art. 11. Para cada aquisição será designada uma Equipe de Planejamento da Contratação - EPC, à qual compete:

I - elaboração do Estudo Técnico Preliminar, realizado pelos integrantes da Área Demandante e da Área Técnica, quando houver;

II - identificação e análise dos riscos envolvidos na contratação, realizada pela Equipe de Planejamento da Contratação;

III - pesquisa de mercado e análise crítica, com indicação do preço de referência, realizada pelos integrantes da Área Demandante e da Área Técnica, quando houver;

IV - elaboração do Termo de Referência/Projeto Básico, realizado pela Equipe de Planejamento da Contratação, seguindo os modelos padronizados pela Advocacia Geral da União - AGU.

§ 1º Cada Equipe de Planejamento da Contratação deverá contar com um coordenador para conduzir os trabalhos e elaborar o cronograma de planejamento da aquisição.

§ 2º O cronograma deverá observar os prazos definidos pela Subsecretaria de Orçamento e Administração em ato específico, expedido até 31 de janeiro do exercício.

§ 3º A Equipe de Planejamento da Contratação deverá observar, quando da elaboração dos Termos de Referência e Projetos Básicos, a correta aplicação das normas afetas a licitações.

§ 4º Para contratações cuja estimativa de preços seja inferior ao disposto no art. 24, inciso II da Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993, não se aplica o disposto do art. 11, exceto quanto a realização de pesquisa de preços, elaboração de Termo de Referência/Projeto Básico e mapa de risco quanto ao gerenciamento da gestão do contrato, quando houver a assinatura do instrumento, sendo todos de responsabilidade da área demandante.

Art. 12. A unidade de tecnologia da informação e comunicação do Ministério deverá observar os limites de valores para os quais as referidas contratações deverão ser submetidas à aprovação do Órgão Central do Sistema de Administração dos Recursos de Tecnologia da Informação (SISP) da Secretaria de Governo Digital.

CAPÍTULO III

DA ETAPA DO PLANEJAMENTO, DA FASE INTERNA E EXTERNA DA LICITAÇÃO

Art. 13. Na etapa de Planejamento, a Equipe de Planejamento da Contratação especificará os requisitos necessários à aquisição, avaliará o risco da contratação e indicará a melhor estratégia encontrada para adquirir os bens ou serviços demandados.

Art. 14. A etapa de planejamento das aquisições do Ministério da Mulher, da Família e dos Direitos Humanos deverá observar o fluxo de PLANEJAMENTO estabelecido no Anexo II desta Portaria.

Parágrafo Único. Quando a demanda tratar de projeto, observará, se definido, o processo de planejamento estabelecido pela Metodologia de Projetos da Diretoria de Projetos, Parcerias e Integração Institucional (DPPII) da Secretaria-Executiva, respeitadas as competências das unidades envolvidas no fluxo indicado neste artigo.

Art. 15. A aprovação dos artefatos da contratação, elaborados pela Equipe de Planejamento da Contratação, será feita pela autoridade máxima das unidades temáticas ou pela autoridade máxima de unidade de tecnologia da informação e comunicação, quando for o caso, ressalvada a necessidade de autorização prévia do Secretário-Executivo.

Art. 16. Para conclusão do processo de planejamento e da fase interna da contratação, caberá à Coordenação de Procedimentos Licitatórios (CPL) do Ministério da Mulher, da Família e dos Direitos Humanos:

I - formalizar os processos de aquisição e contratação, no tocante ao cumprimento de todas as etapas e a inclusão da documentação exigida pelas normas de licitação, propondo às áreas técnicas o saneamento, quando necessário;

II - elaborar os instrumentos convocatórios necessários à aquisição de bens e contratação de serviços e proceder os encaminhamentos necessários à sua consecução;

III - propor à autoridade competente, após complementação da formalização do processo, a remessa dos autos à área jurídica para análise e emissão de parecer; e

IV - adotar os demais procedimentos pertinentes à realização do processo licitatório.

Art. 17. Salvo dispositivo legal em contrário, a adjudicação será feita pelo pregoeiro ou comissão de licitação.

Art. 18. Após a adjudicação, caberá ao Subsecretário de Orçamento e Administração:

I - homologar os processos licitatórios e declarar as dispensas e inexigibilidades, promovendo o cancelamento, a revogação ou a anulação do certame, quando couber;

II - assinar contratos;

III - designar gestor e fiscais do contrato; e

IV - designar comissão de recebimento.

§1º Compete à Coordenação de Procedimentos Licitatórios encaminhar a proposta de homologação dos processos licitatórios e de dispensa e inexigibilidade, após o de acordo do Coordenador-Geral de Logística do Ministério da Mulher, da Família e dos Direitos Humanos.

§2º Compete à Coordenação de Contratos e Gestão de Atas (CCGA) realizar o saneamento e preparação da instrução processual, de forma a viabilizar as assinaturas dos contratos e dos respectivos termos aditivos, bem como das atas de registro de preços, encaminhando-os para publicação na imprensa oficial, após o de acordo do Coordenador-Geral de Logística do Ministério da Mulher, da Família e dos Direitos Humanos.

CAPÍTULO IV

DA ETAPA DA EXECUÇÃO E CONTROLE CONTRATUAL

Art. 19. Com assinatura do contrato ou emissão de documento equivalente, inicia-se o processo de execução contratual.

Art. 20. Na Execução e Controle Contratual cumprem-se as cláusulas contratuais com objetivo final de receber o objeto conforme especificado, nos prazos e condições estabelecidos no Termo de Referência ou Projeto Básico, Edital, Contrato e na Proposta Comercial.

Art. 21. Para cada execução contratual será designado fiscal ou Equipe de Fiscalização do Contrato (EFC), com as atribuições e responsabilidades elencadas no artigo 67 da Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993, bem como as abaixo descritas:

I - acompanhar, administrar e fiscalizar o contrato administrativo para o qual foram nomeados;

II - comunicar à Coordenação de Contratos e Gestão de Atas quanto à ocorrência de qualquer fato que gere o descumprimento das cláusulas contratuais por parte da Contratada, para que se proceda pela abertura de processo administrativo de apuração de responsabilidade;

III - receber e examinar o material e/ou serviço entregue pela contratada em cumprimento ao contrato ou instrumento equivalente;

IV - rejeitar o material e/ou serviço, sempre que estiver fora das especificações do contrato ou instrumento equivalente, ou em desacordo com amostras apresentadas, podendo submetê-lo, se necessário, ao exame de órgãos oficiais;

V - expedir Termo de Recebimento Provisório dos bens e serviços prestados dos referidos contratos, previsto no art. 73, inciso I, alínea "b" da Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993;

VI - elaborar Termo de Recebimento Definitivo, após saneadas as inconsistências apontadas no Relatório de Recebimento Provisório, acompanhado de Relatório Fotográfico e Listas de Verificação (checklists), se necessários;

VII - atestar por meio da nota fiscal e/ou fatura, conforme legislação, o fornecimento, a entrega, a prestação de serviço ou a execução da obra, após conferência prévia do objeto contratado, dentro do prazo estipulado no contrato;

VIII - elaborar Termo de Guarda com a descrição do objeto, se necessário.

IX - demais atribuições de fiscalização designadas à Comissão de Fiscalização conforme legislação pertinente.

§1º A efetiva fiscalização contratual deverá ser realizada por meio de mecanismos transparentes, seguros e rastreáveis que possibilitem verificar a quantidade e a qualidade dos objetos contratados, com a devida evidenciação documental das atividades, acompanhado de Relatório Fotográfico e Listas de Verificação (checklists), se necessários.

§2º Quando a aquisição se referir à solução de tecnologia da informação e comunicação, a composição da equipe de fiscalização deve observar o que dispõe a legislação específica.

§3º A indicação do gestor do contrato, fiscais ou Equipe de Fiscalização da Contratação será feita pela autoridade da área demandante/técnica e a designação formal será feita pelo Subsecretário de Orçamento e Administração.

Art. 22. Quando a complexidade do objeto demandar ou quando a norma exigir, será instituída Comissão de Recebimento, à qual compete:

I - receber e examinar o material e/ou serviço entregue pela contratada em cumprimento ao contrato ou instrumento equivalente;

II - rejeitar o material e/ou serviço, sempre que estiver fora das especificações do contrato ou instrumento equivalente, ou em desacordo com amostras apresentadas, podendo submetê-lo, se necessário, ao exame de órgãos oficiais;

III - expedir Termo de Recebimento Definitivo dos serviços prestados dos referidos contratos, previsto no art. 73, inciso I, alínea "b" da Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993;

IV - elaborar Relatório de Recebimento Definitivo, após saneadas as inconsistências apontadas no Relatório de Recebimento Provisório, acompanhado de Relatório Fotográfico e Listas de Verificação (checklists), se necessários;

V - demais atribuições de recebimento compatíveis à Comissão de Recebimento, conforme legislação pertinente.

§1º Havendo pendências, o prazo hábil para que os apontamentos sejam sanados pela Contratada deve constar no próprio Relatório de Recebimento.

§2º Nos casos de contratação com legislação especial, tais como tecnologia da informação e serviços sob o regime de execução indireta, aplicam-se, em cada caso, as respectivas normas específicas à composição da equipe.

§3º A designação da Comissão de Recebimento será feita pelo Subsecretário de Orçamento e Administração.

Art. 23. As atividades referentes ao processo de execução e controle contratual estão relacionadas na Matriz de Responsabilidade anexa à presente Portaria.

Parágrafo Único. Na Matriz de Responsabilidade estarão definidas as seguintes responsabilidades:

I - Responsável (R): é a pessoa responsável por executar a atividade;

II - Participante (P): é a pessoa que participa, obrigatoriamente, da execução da atividade;

III - Apoiador (A): é a pessoa que deve dar suporte, quando solicitado, ao responsável pela atividade e cuja participação no processo não é obrigatória; e

IV - Informado (I): é quem deve ser informado da atividade/ação.

CAPÍTULO V

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 24. Os casos omissos e as dúvidas surgidas na aplicação desta Portaria, quando não previstos em normas específicas, serão dirimidos pela(o) Secretária(o) Adjunta(o) da Secretaria Executiva com o apoio da Subsecretaria de Orçamento e Administração.

Art. 25. Os prazos para apresentação dos artefatos da contratação pela Equipe de Planejamento da Contratação à Coordenação-Geral de Logística para instrução dos autos, conforme art. 16, serão definidos pela Subsecretária de Orçamento e Administração em expediente específico, até 31 de janeiro do exercício.

Art. 26. Fica revogada a Portaria nº 655, de 24 de junho de 2019, publicada no DOU de 26 de junho de 2019.

Art. 27. Esta Portaria entra em vigor em 04 de maio de 2020.

TATIANA BARBOSA DE ALVARENGA

ANEXOS À PORTARIA Nº 183, DE 30 DE MARÇO DE 2020

Processo SEI nº 00135.201870/2020-21

ANEXO I - Fluxograma INICIAÇÃO (1062502)

ANEXO II - Fluxograma PLANEJAMENTO (1062503)