Os projetos, programas, relatórios e demais documentos complementares deverão ser devidamente assinados por seus respectivos coordenadores e, quando houver, pelo coordenador de campo, acompanhados de declaração de ciência do empreendedor ou de seu representante legal.
Deverá ser apresentada ficha técnica contendo, no mínimo, os seguintes dados: identificação do empreendimento, com nome e localização; dados do empreendedor, incluindo endereço atualizado, CEP, telefone, e-mail e responsável legal para contato; dados do(a) arqueólogo(a) responsável, com endereço atualizado, CEP, telefone e e-mail; e dados do coordenador de campo, quando aplicável, contendo endereço atualizado, CEP, telefone e e-mail.
Todos os documentos que exigirem assinatura dos responsáveis deverão apresentar assinatura eletrônica com certificado digital.
Todos os documentos relativos a projetos, estudos, programas, relatórios técnicos, atendimento a solicitações de complementação, alterações de projeto ou modificações na equipe técnica deverão ser formalmente dirigidos à Coordenação-Geral de Licenciamento Ambiental (CGLic), unidade responsável pela coordenação institucional da matéria no âmbito do IPHAN.
Todos os projetos e relatórios devem utilizar as referências bibliográficas e citações conforme as normas da Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT).
Os produtos devem ser submetidos a uma rigorosa revisão técnica antes do protocolo junto ao IPHAN, visando eliminar informações incorretas, dados imprecisos ou a omissão de elementos fundamentais à análise, bem como assegurar a plena convergência entre textos, gráficos e mapas, evitando-se contradições que resultem em dilações indevidas na análise e conclusão das etapas do processo administrativo.
É indispensável a observância estrita da legislação e das normas regulamentares vigentes por parte de quaisquer profissionais e empresas envolvidos na execução das atividades vinculadas ao licenciamento do empreendimento, assegurando a conformidade técnica e jurídica em todas as etapas do processo.
A elaboração dos produtos deve observar as especificações técnicas para a inserção de documentos no Sistema Eletrônico de Informações (SEI) do IPHAN, sendo obrigatório, dentre outras exigências, que os arquivos em formato .pdf sejam protocolados com a funcionalidade de Reconhecimento Ótico de Caracteres (OCR) habilitada, garantindo a acessibilidade e a indexação textual dos dados.
O descumprimento das disposições estabelecidas neste Termo de Referência poderá ensejar a não análise da documentação apresentada, a solicitação de complementações, a suspensão de prazos administrativos ou a adoção das medidas administrativas e legais cabíveis pelo IPHAN.