Manutenção dos Registros da Autoavaliação
Conforme dispõe o art. 17 da IN RFB nº 2.154/2023, o interveniente interessado na certificação deverá realizar autoavaliação para verificar a adequação de suas políticas e procedimentos internos aos objetivos dos critérios do Programa OEA e o atendimento dos requisitos estabelecidos em ato normativo expedido pela Coana. Além disso, esse artigo determina que o processo de autoavaliação deverá ser realizado pelo interveniente, após a certificação, anualmente ou em período inferior, caso as circunstâncias o exijam.
Por outro lado, o art. 26 da IN RFB nº 2.154/2023 determina que:
"Art. 26. Para fins de permanência no Programa, caberá ao OEA manter o atendimento dos critérios, requisitos e regras necessárias à obtenção da certificação.
Parágrafo único. O interveniente certificado no Programa OEA deverá:
I - manter atualizadas no Sistema OEA:
a) as informações gerais a que se refere o inciso II do caput do art. 18; e
b) as informações que comprovam o atendimento dos critérios, requisitos e demais regras estabelecidas no âmbito do Programa OEA; e
II - anexar no Sistema OEA as evidências dos procedimentos porventura alterados."
Dessa forma, o processo de autoavaliação deve ser constante. Por conseguinte, o registro do resultado da autoavaliação deve representar fielmente a realidade dos controles e procedimentos do interveniente certificado, sendo inclusive, motivo de exclusão do Programa a desatualização dessas informações.
Como manter atualizados os registras da autoavaliação
Os registros da autoavaliação são inseridos no Questionário de Autoavaliação (QAA), ferramenta contida no Sistema OEA, no âmbito do Portal Único Siscomex.
Acesse: https://portalunico.siscomex.gov.br/portal/
Tanto o Responsável Legal, quanto os Pontos de Contato por ele registrados, podem fazer os registros da autoavaliação no Sistema OEA. Essas pessoas devem fazer o login por meio das respectivas opções "Responsável Legal" ou "Ponto de Contato", conforme demonstrado abaixo.
O acesso deve ocorrer mediante certificado digital do tipo e-CPF.
Na primeira tela, no canto superior direito, existe o campo para ser realizada a contextualização (apontamento do CNPJ para quem se deseja atuar), demonstrado na figura abaixo:
O Responsável Legal ou o Ponto de Contato devem digitar no “XXX” nesse campo para que apareçam os CNPJ relacionados ao CPF de login. Selecione o CNPJ da matriz, ainda que a certificação seja para um dos estabelecimentos.
Caso não apareça o CNPJ para o qual se deseja requerer a certificação, é necessário verificar se o e-CPF logado realmente é o da pessoa física designada como Responsável Legal perante o CNPJ ou como Ponto de Contato.
Na tela Questionário de Autoavaliação "QAA”, serão visualizados os critérios e requisitos onde deverá ser preenchido o resultado da autoavaliação, conforme a modalidade de certificação solicitada.
Podem aparecer até quatro blocos de perguntas, a depender das modalidades requeridas, conforme figura abaixo.
Clique no requisito que deseja realizar a atualização das informações.
Altere as informações contidas no espaço-resposta, conforme necessário. Clique em “Salvar”. Todas as alterações geram um novo registro no histórico da resposta, conforme demonstrado na imagem abaixo:
Atente-se que o CPF de quem promoveu a alteração fica registrado no Sistema, juntamente com a data e horário da modificação.
Porque os itens do QAA podem aparecer em branco?
A cada modificação nos requisitos do Programa OEA que ensejem alterações na estrutura do QAA resultará em uma versão em branco.
Segundo o art. 50 da IN RFB nº 2.154/2023, após a atualização do Sistema OEA, os intervenientes certificados ou em processo de certificação até 31 de julho de 2024 deverão incluir, no sistema, os documentos digitalizados referentes às evidências de atendimento dos critérios e requisitos previstos no Capítulo III - DOS CRITÉRIOS DO PROGRAMA OEA.
Questionários preenchidos nas versões anteriores ficaram bloqueados para edição, no entanto, podem ser visualizados. Para visualizá-los, acesse, por meio do ícone Histórico de Versões do QAA, na tela Questionário de Autoavaliação (menu QAA do Sistema OEA), conforme ilustrado abaixo:
As informações de uma versão antiga do QAA são perdidas?
Não. As versões anteriores do QAA continuam gravadas no Sistema OEA. A opção de Visualização aparece na janela que mostra as diferentes versões de QAA, conforme a figura abaixo:
Consigo imprimir o QAA antigo?
Sim. O usuário tem as opções de impressão e de download do QAA inativo, com todas as respostas ali registradas e identificação dos anexos correspondentes.
Veja o botão imprimir, na figura abaixo.
Baixado ou visualizado o QAA inativo, é possível "copiar e colar" respostas na nova versão do QAA, caso o procedimento permaneça o mesmo e não haja novas evidências a demonstrar..
Os arquivos juntados às versões anteriores do QAA permanecem salvos na biblioteca de arquivos do operador no Sistema OEA. Para utilizá-los na nova versão do QAA, basta clicar Anexar Arquivos, na tela de cada questão, e selecionar da lista Associar Anexo o(s) arquivo(s) desejado(s).
Após proceder todas as alterações necessárias, não será preciso reenviar o requerimento à análise. O simples fato de salvar as alterações promovidas após editá-las já é suficiente para que seu QAA seja atualizado.
