Atualização da Autoavaliação no Sistema OEA
A autoavaliação é parte essencial da certificação e da permanência no Programa OEA. O interveniente interessado na certificação deverá realizar autoavaliação para verificar a adequação de suas políticas e procedimentos internos aos objetivos dos critérios do Programa OEA e o atendimento dos requisitos estabelecidos em ato normativo expedido pela Coana. Após a certificação, esse processo deverá ser realizado anualmente ou em período inferior, caso as circunstâncias o exijam.
Além disso, para fins de permanência no Programa, o OEA deverá manter o atendimento dos critérios, requisitos e regras necessários à obtenção da certificação. Para isso, o interveniente certificado deverá:
- manter atualizadas no Sistema OEA as informações gerais do interveniente e as informações que comprovam o atendimento dos critérios, requisitos e demais regras estabelecidos no âmbito do Programa OEA; e
- anexar no Sistema OEA as evidências dos procedimentos porventura alterados.
Dessa forma, o processo de autoavaliação deve ser contínuo. O registro do seu resultado no Sistema OEA deve representar fielmente a realidade dos controles e procedimentos adotados pelo interveniente certificado. A desatualização dessas informações poderá ensejar a constatação de não atendimento dos critérios, requisitos ou regras do Programa no curso do monitoramento ou da revalidação, hipótese em que poderá ser instaurado procedimento de exclusão de ofício.
Como manter atualizados os registras da autoavaliação
A atualização dos registros da autoavaliação é realizada no Perfil do Operador, no Sistema OEA, acessível por meio do Portal Único Siscomex. O Responsável Legal e os Pontos de Contato designados podem revisar, alterar e complementar as informações e evidências já registradas, conforme a modalidade de certificação aplicável. Para orientações sobre o preenchimento inicial do Perfil do Operador, consulte a página Registro do Resultado da Autoavaliação.
Versões do Perfil do Operador e reaproveitamento de informações
Sempre que houver alteração na estrutura do Perfil do Operador, em razão de modificações nos requisitos do Programa OEA, poderá ser disponibilizada nova versão do questionário no sistema. As versões anteriores permanecem gravadas e podem ser consultadas para fins de visualização, impressão, download e reaproveitamento das respostas e anexos, conforme a lógica operacional do Sistema OEA.
Os arquivos juntados às versões anteriores do Perfil do Operador permanecem salvos na biblioteca de arquivos do operador e podem ser reutilizados na nova versão, quando cabível.
Atualização constante do Perfil do Operador
Ao longo do período de certificação, a empresa está sujeita às atividades de monitoramento e, a cada 4 anos, à revalidação. Nesse intervalo, é natural que ocorram mudanças nos pontos de contato, nos procedimentos internos, nos controles adotados, nos documentos anteriormente anexados como evidências e até mesmo na estrutura operacional da empresa.
Por essa razão, as informações prestadas no Perfil do Operador devem ser revisadas e atualizadas sempre que necessário, para que reflitam fielmente a realidade vigente. No curso do monitoramento e, especialmente, na etapa de revalidação, a Receita Federal verificará se o conteúdo registrado no Sistema OEA corresponde à prática atual da empresa. Divergências entre o que está documentado no sistema e o que é efetivamente observado podem comprometer a permanência no Programa OEA.
Além disso, a atualização tempestiva do Perfil do Operador contribui para tornar o acompanhamento da certificação mais eficiente, reduz a necessidade de esclarecimentos complementares e demonstra o comprometimento da empresa com a manutenção dos padrões exigidos pelo Programa OEA.
Por isso, a orientação é simples: revise e atualize periodicamente seu Perfil do Operador. Mais do que uma formalidade, essa prática é essencial para demonstrar que a gestão de riscos, a conformidade e os controles internos da empresa constituem processo contínuo, compatível com os critérios, requisitos e regras exigidos para a permanência no Programa OEA.