Processo Administrativo no Repetro-Sped
1 - INTRODUÇÃO
A formalização de requerimentos de habilitação ou de aplicação do regime de admissão temporária em Repetro-Sped deverá ser efetuada mediante processo administrativo digital (processo digital ou dossiê digital) nos termos previstos na IN RFB 1.782, de 2018 (IN RFB nº 1.781, de 2017, arts. 13º e 15º).
Do mesmo modo, a recepção de formulários, comunicados, requerimentos, recursos ou de outros documentos previstos na IN RFB nº 1.781, de 2017, deverá guardar conformidade com os procedimentos previstos na IN RFB 1.782, de 2018.
Logo, fica vedado o recebimento em papel de pedidos de concessão, prorrogação, extinção, procedimentos simplificados, validação de sistema informatizado, etc. (IN RFB nº 1.781, de 2017, arts. 13º e 15º); Ato Declaratório Executivo COGEA nº 02, de 2018.
A entrega de documentos por meio exclusivamente digital permite a consulta à distância e em tempo real aos documentos e atos praticados no processo, tanto por parte da RFB, quanto por parte do interessado. Permite também a ciência eletrônica pelo interessado. Além disso, os documentos enviados digitalmente pelo interessado possibilitam sua disponibilização imediata à autoridade aduaneira responsável, permitindo assim uma redução do tempo de análise processual.
Outrossim, o processo administrativo cadastrado no e-Processo permite a visualização e, quando for o caso, a intervenção por unidade da RFB diversa daquela que concedeu o regime. Isso pode ocorrer, por exemplo, quando houver necessidade de se constatar a adequada utilização do bem na finalidade para a qual o regime foi concedido ou de se providenciar a extinção da aplicação do regime.
Contudo, para utilização das funcionalidades digitais do sistema e-Processo, o interessado deverá aderir previamente ao Domicílio Tributário Eletrônico (DTE).
Nota: O dossiê digital atualmente não permite a apensação a outro DDA, logo, sempre que houver a necessidade de apensação de processos administrativos (DDA a outro DDA), a unidade da RFB deverá selecionar a funcionalidade “vinculação” para os dois DDAs e, em seguida, providenciar o arquivamento provisório do DDA secundário. Ou então o interessado deverá requerer a formalização de processo digital, o qual permite a anexação de processos, especialmente quando se tratar de processos de bens acessórios.
2 – HABILITAÇÃO AO DOMICÍLIO TRIBUTÁRIO ELETRÔNICO (DTE)
A adesão ao DTE permite que a Caixa Postal do contribuinte no Portal e-CAC também seja considerada seu Domicílio Tributário perante a Receita Federal do Brasil, possibilitando um melhor acompanhamento de seus processos administrativos.
Ao aderir ao DTE, o interessado terá várias vantagens:
1) Segurança e agilidade para tomar conhecimento dos comunicados: o contribuinte poderá cadastrar até três números de celulares para receber alerta de novo comunicado na Caixa Postal. Os números de celulares poderão ser alterados pelo contribuinte a qualquer momento. Para facilitar a identificação do contribuinte e origem da mensagem, o contribuinte cria uma palavra-chave que será sempre informada no início da mensagem;
2) Garantia quanto ao sigilo fiscal e total segurança contra o extravio de informações;
3) Acesso, na íntegra, por meio do Portal e-CAC a todos os processos digitais existentes em nome do contribuinte, em tramitação na Receita Federal do Brasil, na Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional e no Conselho Administrativo de Recursos Fiscais. No Portal e-CAC, após opção pelo DTE, é possível o download de seus processos digitais na íntegra ou apenas de documentos do processo, conforme sua conveniência;
4) Adicionar documentos aos seus processos digitais, por livre iniciativa ou em atendimento à intimação por meio do e-CAC, sem a necessidade de comparecer presencialmente na RFB.
Para aderir ao DTE, o contribuinte precisa ter a certificação digital e fazer a opção no Portal e-CAC -> Serviços em Destaque -> Opção pelo Domicílio Tributário Eletrônico.
Após aderir ao DTE, ficam disponíveis no Portal e-CAC as opções de cancelamento da adesão e cadastramento/alteração de celulares.
Estas e outras informações podem ser obtidas na página da Receita Federal na Internet: receita.economia.gov.br.
No Centro de Atendimento Virtual e-CAC, na Internet da RFB, está disponível o serviço de delegação de procurações eletrônicas digitais por processo digital, permitindo ao outorgante indicar os processos digitais que deseja outorgar ao seu procurador. Caso o outorgante não selecione nenhum processo, o procurador constituído terá acesso a todos os processos digitais disponíveis.
3 – SOLICITAÇÃO DE ABERTURA DE DOSSIÊ DIGITAL DE ATENDIMENTO (DDA)
O interessado, ou seu procurador legalmente constituído, poderá solicitar a abertura de DDA em qualquer unidade de atendimento da RFB, mediante apresentação do formulário eletrônico Solicitação de Dossiê Digital de Atendimento (Sodea), disponível no sítio da RFB, na Internet (IN RFB 1.782, de 2018, art. 9º).
Nota: A Sodea deve ser formalizada em unidades de atendimento da RFB (Centro de Atendimento ao Contribuinte - CAC ou agência da RFB) e não nos setores de protocolo ou aduaneiros das unidades da RFB.
A Sodea deverá ser entregue em meio digital, em dispositivo móvel de armazenamento, no formato “Portable Document Format (PDF)”, e (IN RFB 1.782, de 2018, arts. 9º, § 1º):
1) assinada eletronicamente, com emprego de assinatura digital válida, pelo interessado ou por seu procurador constituído mediante “Procuração para o Portal e-CAC”, com opção “processos digitais”; ou
2) digitalizada, depois de preenchida, impressa e assinada manualmente pelo interessado ou por seu procurador legalmente constituído.
O arquivo digital de Solicitação de Abertura de Dossiê Digital de Atendimento deverá seguir a nomenclatura de arquivos digitais (IN RFB nº 1.782, de 2018, art. 2º, parágrafo único):
O DDA formalizado a pedido do interessado ficará disponível por 30 (trinta) dias para a solicitação de juntada da documentação. Decorrido esse prazo sem a juntada da documentação exigida, o dossiê será arquivado e não será possível a sua reativação IN RFB nº 1.782, de 2018, art. 10º, § 3º).
Após a formação do DDA, o atendente movimentará o referido processo administrativo para a unidade da RFB indicada pelo interessado no Sodea.
4 - SOLICITAÇÃO DE JUNTADA DE DOCUMENTOS A DOSSIÊ DIGITAL DE ATENDIMENTO
A apresentação da Sodea não implica o requerimento do serviço pretendido pelo interessado, considerando-se requerido somente na data em que o interessado solicitar a juntada dos documentos que instruem seu pedido (IN RFB nº 1.782, de 2018, art. 9º, § 2º).
Os formulários, comunicados, requerimentos, recursos ou outros documentos para os serviços aduaneiros pretendidos, deverão obrigatoriamente ser entregues em meio digital (IN RFB nº 1.782, de 2018, art. 5º e art. 6º):
1) à distância, mediante a utilização do Programa Gerador de Solicitação de Juntada de Documentos (PGS); ou
2) presencialmente, em unidade de atendimento da RFB.
Nota: A entrega de arquivos digitais de maneira presencial, quando for essa a opção, deve ser realizada em unidade de atendimento da RFB (CAC ou agência da RFB) e não nos setores de protocolo ou aduaneiros das unidades da RFB.
A solicitação de juntada de documentos digitais ocorrerá mediante transmissão de arquivo por meio do PGS disponível no sítio da RFB, na Internet, por interessado que esteja com a opção de DTE ativa, mediante uso de assinatura digital válida (IN RFB nº 1.782, de 2018, art. 5º).
Somente o interessado, em nome de quem houver sido formado o processo digital ou o DDA, ou o seu procurador habilitado mediante “Procuração para o Portal e-CAC”, com opção “processos digitais”, poderá solicitar a juntada de documentos por meio do PGS (IN RFB nº 1.782, de 2018, art. 5º, § 1º).
Qualquer documento de instrução do regime somente pode ser juntado por meio digital, na forma dos dispositivos normativos acima citados. Documentos protocolizados em papel ou por via postal não serão conhecidos por não se tratar de documento em meio digital e também por se tratar de descumprimento de obrigação acessória. Para maiores informações, vide o tópico 7 abaixo.
Porém, caso não seja possível a transmissão de arquivo por meio do PGS devido a falha no sistema, a entrega deverá ser feita pessoalmente, em unidade de atendimento da RFB (CAC ou agência da RFB) e não nos setores de protocolo ou nos setores aduaneiros das unidades da RFB. Os arquivos deverão estar em formato digital (IN RFB nº 1.782, de 2018, art. 6º, § 1º), acompanhados de impressão das telas, tanto a tela que demonstra a impossibilidade de acesso quanto a tela de acionamento de suporte do Serpro.
5 - PROCEDIMENTOS PARA A ENTREGA DE DOCUMENTOS DIGITAIS
A seguir estão apresentados, em ordem cronológica e de forma simplificada, os procedimentos para entrega de documentos na RFB, em formato digital, para juntada a processo digital ou a DDA:
1) O interessado deverá preencher a “Solicitação de Dossiê Digital de Atendimento – Sodea”, disponível no sítio da Receita Federal, na Internet;
2) O interessado dirigir-se-á a uma unidade de atendimento da Receita Federal para solicitar a formação de dossiê digital de atendimento. A Sodea deverá ser entregue em meio digital, em dispositivo móvel de armazenamento, gravado em arquivo único, no formato PDF.
Observação: A Sodea é apenas uma solicitação de formação de dossiê de atendimento e não substitui o requerimento.
3) O atendente deverá formalizar o DDA, no e-Processo, informando o respectivo número ao interessado, para que ele possa fazer a instrução do dossiê.
4) Formalizado o dossiê, o interessado terá o prazo de 30 (trinta) dias para solicitar a juntada da documentação exigida, composta pelo requerimento de serviço, pela documentação relativa à outorga de poderes e pela documentação necessária para análise e conclusão do serviço. Ultrapassado esse prazo, sem que tenha havido a solicitação de juntada dos documentos, o dossiê será arquivado, sem possibilidade de reativação (IN RFB 1.782, de 2018, artigo 10º, § 3º) O serviço será considerado requerido na data da solicitação de juntada do requerimento de serviço.
5) A juntada de documentos pode ser solicitada:
a-) por meio do Programa Gerador de Solicitação de Juntada de Documentos – PGS, disponível para download no sítio da Receita Federal na Internet, em “Downloads” ou “Programas para a sua empresa”. Neste caso, não há necessidade de o contribuinte comparecer à Receita Federal, pois a solicitação de juntada da documentação será enviada ao dossiê digital, diretamente pelo sistema e-Processo; ou
b-) em qualquer unidade de atendimento da Receita Federal, onde o contribuinte apresentará os arquivos digitais validados e autenticados, pelo Sistema de Validação e Autenticação de Arquivos Digitais – SVA, disponível no sítio da Receita Federal, em “Downloads” ou “Programas para a sua empresa”. Os arquivos digitais deverão estar acompanhados do Recibo de entrega de arquivos digitais – Read gerado pelo SVA, assinado e digitalizado. A unidade de atendimento fará a recepção dos arquivos digitais e a sua juntada no dossiê digital.
6) A documentação deverá ser apresentada em arquivos magnéticos distintos e estar armazenada em Pen Drive, CD ou DVD.
7) Com a solicitação de juntada do requerimento de serviços, o dossiê de atendimento já poderá ser encaminhado, diretamente no e-processo, para a unidade que analisará o pleito formulado.
6 - PROCESSO ADMINISTRATIVO EM PAPEL
Não é mais admitida a abertura de processos administrativos em papel.
Da mesma forma, em razão da sistemática de utilização de DDA, não será permitida a prorrogação, a apensação de DDA de bem acessório ou a utilização de procedimentos simplificados em processos que se encontram em papel.
Além disso, não será admitida a manutenção de processos administrativos de admissão temporária em papel pelas unidades da RFB, sob pena de inviabilizar a correta utilização do Repetro-Sped.
7 - OUTRAS DISPOSIÇÕES
Não poderá ser aceita a apresentação de formulários, comunicados, requerimentos, recursos ou outros documentos para instrução de habilitação ou aplicação da admissão temporária em Repetro-Sped em desacordo com o presente tópico (IN RFB nº 1.782, de 2018; IN RFB nº 1.781, de 2017, art. 13º; art. 15º; e Ato Declaratório Executivo COGEA nº 02, de 2018). Deste modo, não será conhecido o pedido apresentado:
1) diretamente aos setores aduaneiros ou às equipes de protocolo, das delegacias, inspetorias ou alfândegas da RFB; ou
2) por via postal, devido à impossibilidade de assinatura eletrônica em documento em papel e da obrigatoriedade de apresentação de documentos em formato PDF, conforme padrão ISO 19005-3:2012 (PDF/A - versões PDF 1.4 ou superior).
LEGISLAÇÃO