Dúvidas e Orientações Pós Implementação do SouGov-Frequência no MAPA

1. Para trabalho em dias não úteis

Primeiramente, a chefia imediata tem que autorizar o banco de horas e o trabalho em dia não útil, pois trabalho em dia não útil gera horas excedentes e necessita da autorização para serem contabilizadas.

1.1 Registro de Frequência em Dias Não Úteis

O trabalho em dias não úteis (finais de semana, feriados e pontos facultativos) deve ser previamente autorizado pela chefia imediata no sistema SouGov Frequência. Para isso, o servidor deve encaminhar sua solicitação com antecedência para análise e aprovação, garantindo a conformidade dos registros no sistema.

O servidor deverá registrar a frequência normalmente durante o dia não útil e, caso não consiga fazer o registro de horas (por falha técnica ou outro motivo), deve-se informar ocorrência ou inserir uma mensagem à chefia imediata com a informação das horas trabalhadas.

Como o sistema permite acumular um máximo de 2 horas extras por dia para o banco de horas ou recesso, as horas excedentes derivadas de trabalho em dias não úteis, que ultrapassem esse limite, devem ser devidamente anotadas pelo servidor, podendo ser utilizadas para compensações, desde que alinhadas com a chefia.

1.2 Como abonar horas de recesso ou folgas utilizando as horas excedentes não computadas no sistema

Para garantir a utilização das horas excedentes que não foram inseridas nas contas do banco de horas ou recesso, a chefia imediata deve fazer o registro manual do código ‘90000 - Abono de Ausência de Registro em Horas’ para os dias de recesso ou folgas.

1.3 Contas: Horas Comuns, Banco de Horas e Recesso de fim de ano

A conta Horas Comuns conterá saldos de horas excedentes geradas no SouGov Frequência que ficarão disponíveis para compensação de atrasos e saídas antecipadas apenas no mês corrente. O sistema inserirá automaticamente a ocorrência ‘33333 - Crédito de Compensação’ para horas excedentes do dia, e o montante de saldo positivo no mês aparecerá no campo Saldo Final da Competência.

Esse saldo pode ser destinado para banco de horas (que deve ser previamente autorizado pela chefia imediata) ou recesso, seguindo as orientações:

• Após verificar o saldo positivo no Saldo Final da Competência das Horas Comuns, vá no dia que contém a ocorrência 33333 e a desative.

• Após isso, informe a ocorrência:

  • 361 – Horas Excedentes para Compensar Recesso (exclusivo para períodos de recesso de final de ano);

  • 362 – Horas Excedentes para Crédito em Banco de Horas (para compensações no banco de horas).

Para usufruir os créditos de horas:

• 356 - Ausência para débito em Banco de Horas;

• 357 - Ausência para Usufruto de Recesso.

Se for dentro do mês e houver horas excedentes na Conta de 'Horas Comuns', basta inserir mensagem informando o motivo da falta, e a chefia imediata informará a ocorrência com o código 63 - Falta Justificada Decisão Administrativa - EST.

Se for usufruir horas positivas provenientes do PontoWeb, deve-se registrar mensagem descrevendo a utilização de tais horas positivas, e a chefia imediata abonará essa falta com o código 90000 - Abono de Ausência de Registro em Horas.

1.4 Carga horária reduzida e horas excedentes

Servidores com carga horária reduzida só podem destinar 1h de saldo excedente para a Conta de Recesso de fim de ano. Enquanto o MGI faz os ajustes para resolver inconsistências no sistema, a chefia imediata deve proceder conforme descrito no item 1.2.

Ressalta-se que o banco de horas ficará indisponível enquanto houver a redução de carga horária.

1.5 Registro de Viagem a Serviço

Para viagens realizadas em dias úteis ou não úteis, o registro deve ser feito utilizando o código 42 – Afastamento para Viagem a Serviço no País com Ônus. Caso a viagem inclua períodos superiores a 8 horas, o servidor deverá inserir uma mensagem à chefia imediata com a informação das horas trabalhadas, que poderá fazer o registro manualmente, dispensando a utilização de ocorrência.

1.6 Regime de Escala ou Plantão

Servidores em regime de escala ou plantão devem continuar utilizando o código 22222 – Execução de Serviço Externo até que o sistema seja parametrizado para atender essas modalidades. A chefia deve garantir o ajuste de horários e ocorrências conforme a realidade da unidade.

1.7 Tolerância de 15 minutos na batida de entrada

O SouGov Frequência tem a tolerância de 15 minutos, ou seja, se o servidor registrar a entrada às 08h, o sistema computa a entrada às 07h45. Esses 15 minutos de tolerância não contabilizam para saldo a tratar nem para o banco de horas.

2. Erro de Lotação no SouGov-Frequência

Para regularizar a lotação dos servidores, é necessário encaminhar um processo SEI para a SEGP do estado ou para a Divisão de Movimentação (DIMOV), no caso de servidores lotados em Brasília.

2.1 Como gerenciar as fichas de frequência de todas minhas equipes no SouGov-Frequência?

Para gerenciar outras unidades vinculadas, o chefe e chefe substituto devem seguir o passo a passo abaixo para acessar e gerenciar as equipes. Se o servidor já foi nomeado como chefe ou substituto, o sistema reconhece automaticamente essa função, permitindo o gerenciamento.

2.2 Como o servidor pode retirar uma ocorrência inserida automaticamente ou erroneamente na ficha de frequência?

O próprio servidor pode remover uma ocorrência, incluindo a ‘22047 - Atraso ou Saída Antecipada (Compensável)’, que são inseridas automaticamente pelo sistema quando há horas negativas. Para isso, basta seguir os passos abaixo:

1. Acesse o SouGov-Frequência.

2. Selecione a ocorrência que deseja excluir.

  3.Coloque o motivo e clique na opção Inativar.

Esse procedimento é simples e pode ser utilizado para remover qualquer ocorrência, garantindo que o registro de frequência esteja de acordo com a situação real do servidor.

3. Não é possível registrar mensagem ou registrar ocorrência na ficha de frequência, como resolver?

Se houve horas negativas no dia, o sistema registra automaticamente a ocorrência ‘22047 - Atraso ou Saída Antecipada (Compensável)’, impedindo o registro de mensagens ou ocorrências. Nesse caso, deve-se inativar a ocorrência 22047 e inserir uma mensagem ou ocorrência adequada. As ocorrências devem ser lançadas ao fim do dia, quando o saldo negativo já está calculado.

4. Não é permitido homologar ficha de servidor que tenha ficha não homologada em mês anterior. Como resolver?

A chefia deve solicitar dilação de prazo no sistema SouGov-Frequência, permitindo tempo adicional para homologar a ficha pendente. Ressalta-se que fichas dos meses de setembro de 2024 e anteriores não precisam ser homologadas, pois serão excluídas do sistema.

5. Código para registro de dispensa de ponto por comissão de PAD

A dispensa de ponto para servidores que participam de comissões de Processo Administrativo Disciplinar (PAD) deve ser registrada com o código 22222 - Execução de Serviço Externo.

6. Afastamento por serviço da Justiça Eleitoral

Deve ser solicitado via SEI, e a unidade de gestão de pessoas realizará a inclusão da folga correspondente. Outros afastamentos, como doação de sangue ou participação em júri, podem ser solicitados diretamente no SouGov, na área de "Solicitações".

7. Apresentação de atestados de comparecimento ou tratamentos prolongados

O servidor deve registrar a ocorrência no sistema utilizando o código 354 - Comparecimento para Consulta Médica, apresentando o atestado à chefia conforme procedimentos usuais.

8. Migração de saldos do PontoWeb para o SouGov-Frequência

Os saldos de horas positivas, negativas e atestados não são migrados automaticamente. Para usufruir dessas horas positivas, a chefia pode abonar manualmente com o código 90000 - Abono de Ausência de Registro em Horas.

9. Como será o registro do recesso de fim de ano para servidores em PGD?

Os servidores em Programa de Gestão (PGD) devem continuar com as ocorrências de acordo com o regime de trabalho, incluindo o recesso de fim de ano. A compensação do recesso será realizada no Sistema do PGD – SISGP.

10. Como será feita a correção da carga horária do servidor com horário especial no SouGov-Frequência?

Servidores com horário especial devem solicitar o ajuste da jornada no sistema à unidade do SeGP/SFA, para servidores nos estados, e à SGP/MAPA, para servidores da sede em Brasília. O pedido deve ser acompanhado pela portaria de concessão de horário especial ou documento específico comprovando a jornada reduzida, e encaminhado via processo SEI às unidades correspondentes.

11. O que fazer em caso de falha de rede ou falta de energia que impeça o registro de ponto?

Utilizar o código 77777 - Indisponibilidade de Rede, Falta de Energia ou Manutenção Predial.

12. Ocorrências que aparecem em um dia mas não em outro, o que fazer?

As ocorrências devem ser verificadas caso a caso. Alguns afastamentos lançados pelo SIAPE podem migrar automaticamente para o SouGov.

13. Como os servidores com perfil de gestor devem fazer para acessar o SIGEPE Frequência?

Depois de habilitados, devem acessar o SiGEPE Painel de Gestão com certificado digital em nuvem ou token.

14. Problemas de Acesso ao SouGov Frequência

Verifique se suas informações na plataforma Gov.br estão atualizadas, pois o SouGov sincroniza os dados diretamente dela. Caso persistam problemas, recomenda-se verificar a configuração do perfil no sistema com sua chefia ou unidade de suporte.

15. Registro de Atividades Sindicais

Para ausência devido a atividades sindicais, use o código 353 - Ausência para Atividades Sindicais.

16. Ajustes de Férias ou Licenças Não Registradas no Sistema

Se o período de férias ou licença não estiver registrado corretamente no SouGov, a chefia poderá realizar o ajuste manual. É necessário vincular o período à documentação correspondente (exemplo: portaria de licença ou documento de férias).

17. Registro de Frequência em Unidades sem Acesso à Internet

Caso não seja possível registrar o ponto devido à indisponibilidade de rede, utilize o código 77777 - Indisponibilidade de Rede, Falta de Energia ou Manutenção Predial. A chefia deve validar a justificativa e ajustar o ponto.

18. Regularização de Falhas Cadastrais no Sistema

Inconsistências cadastrais no SouGov podem ser ajustadas pela chefia diretamente no sistema, verificando e corrigindo os dados do servidor.

19. Registro de Faltas Não Justificadas

Caso o servidor não registre o ponto e não apresente justificativa válida, o sistema registrará automaticamente como falta. A chefia pode ajustar a ausência caso o servidor apresente documentação comprovando o motivo.

20. Regularização de Faltas por Problemas Técnicos no Sistema

Se o servidor não conseguiu registrar o ponto devido a falhas no sistema, a chefia deve ajustar manualmente as batidas e, se necessário, utilizar o código 90000 - Abono de Ausência de Registro em Horas para evitar prejuízos ao servidor.

21. Alteração de Jornada de Trabalho no Sistema

Mudanças de jornada devem ser solicitadas pela chefia e aprovadas no sistema para refletir a realidade do servidor. Isso inclui alterações temporárias ou permanentes de horários.

22. Perfil de Gestor no Sistema SouGov-Frequência

Para acessar o perfil de gestor no sistema SouGov-Frequência, é imprescindível utilizar o certificado digital configurado com o SERPROID - NEOID, o padrão adotado pelo MAPA para autenticação.

Embora o sistema permita acesso utilizando apenas a senha, as funcionalidades do perfil de gestão, especialmente aquelas relacionadas à administração da UPAG (Unidade de Pagamento e Gestão), exigem o uso do certificado digital. Sem o certificado, não será possível acessar integralmente as opções e funções do perfil de gestão.

22.1 Solicitação do Certificado Digital

• Acesse o aplicativo SouGov e siga os passos indicados para solicitação do certificado digital SERPROID - NEOID.

• Certifique-se de ativar o certificado digital na seção correspondente dentro do aplicativo ou sistema.

22.2 Configuração do Certificado

• Após obter o certificado, conclua sua instalação conforme as instruções fornecidas pelo SERPROID - NEOID.

• Realize testes de autenticação para verificar se o certificado está ativo e pronto para uso.

23. Como a chefia pode remover o perfil de PGD de um servidor no SouGov-Frequência?

A chefia tem a responsabilidade de validar e, se necessário, remover ou incluir o perfil de PGD (Programa de Gestão e Desempenho) de um servidor, lembrando que essa atualização somente surtirá efeito no mês subsequente. Para isso, deve seguir os passos abaixo:

1. Acessar o SouGov-Frequência com o perfil de líder.

2. Ir até a aba Líder.

3. Selecionar a opção Gerenciar Equipe.

4. 

5. Após, Selecionar a Equipe.
   Consultar o PGD da equipe.

  6. Selecionar o servidor em questão e clicar na opção para indicar se ele participa ou não do PGD.

Importante: A validação cadastral é de inteira responsabilidade da chefia. A atualização correta no sistema garante que as ocorrências e o regime de trabalho do servidor sejam ajustados conforme sua real situação.

24. Homologação de meses anteriores ao de referência?

• Caso seja necessário realizar homologações de meses anteriores ao mês de referência, o procedimento deve ser seguido conforme o passo a passo disponível no link: Alterar Ficha de Frequência – Perfil Líder.

• Ressaltamos que, mesmo após a solicitação de alteração de ficha histórica, apenas os gestores do sistema estão autorizados a realizar a homologação dessas fichas.

• Adicionalmente, as horas excedentes registradas nesses períodos não são consideradas para acumulação no banco de horas ou para fins de recesso.

• É imprescindível que, no campo de justificativa, sejam detalhadas todas as alterações a serem realizadas, indicando o motivo e os dados relevantes para análise e homologação.

25. Dilação de prazo para homologação do mês de referência?

Caso a homologação do mês de referência não seja concluída até o quinto dia útil do mês subsequente, o líder deverá solicitar a dilação de prazo para regularizar a situação. O procedimento está descrito no link: Solicitar Dilação de Prazo de Homologação.

É importante que a solicitação seja formalizada dentro do sistema, observando os requisitos e prazos estabelecidos, para evitar impactos no controle de frequência e apuração da jornada.