Intranet da ANS ganha prêmio de abrangência nacional

A Intranet da Agência Nacional de Saúde Suplementar (ANS), a Intrans, é ganhadora da quinta edição do Prêmio Intranet Portal, na categoria Colaboração. A ferramenta inovou em colaboração, integrando desde o ano passado servidores e colaboradores da ANS. Por intermédio da Intrans, sugestões, críticas, notícias, eventos, notas técnicas e normas, entre outros itens, são disponibilizados dia a dia dentro da ANS. A Intrans concorreu na categoria das organizações não-privadas, ao lado da Câmara dos Deputados e do Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (SEBRAE). Os finalistas disputaram o Grand Prix, etapa avançada da premiação na qual só concorrem os melhores de cada segmento, disputando simultaneamente os quesitos Conteúdo, Colaboração e Integração em tecnologia da informação. 

O principal objetivo do concurso é identificar e disseminar casos de sucesso e boas práticas, bem como reconhecer o esforço das equipes e empresas envolvidas. Organizações como Eletrobras, Banco do Brasil, Itaú, ONS, Método Engenharia, Sebrae, Documentar e ENSP/Fiocruz já foram premiadas nas edições anteriores, de 2008 a 2012. As premiações do Intranet Portal estão distribuídas nas categorias Grand Prix para empresas privadas e Grand Prix para organizações não-privadas (governo, terceiro setor e economia mista), além dos prêmios individuais por quesitos.

Perfil, comunidades e serviços

A ANS implantou a intranet social em junho de 2012. O projeto foi desenhado a partir de pesquisas sobre comunicação interna e uso de tecnologias colaborativas, realizadas em abril e junho de 2011 pela Gerência de Comunicação Social e pela Gerência de Segurança e Tecnologia da Informação da Agência. O levantamento realizado com cerca de 30% dos funcionários demonstrou que a antiga plataforma estática servia para leitura rápida de informações e acesso aos sistemas de informação. 
Com o diagnóstico mapeado, a arquitetura da intranet tornou-se social, baseando-se em perfis, comunidades e serviços. Todos colaboradores possuem perfis em rede, de forma similar ao Facebook ou LinkedIn, com a diferença de que as informações funcionais são alimentadas diretamente pelo sistema de recursos humanos, que antes ficava restrito apenas ao setor.
Os perfis na plataforma colaborativa também possibilitam a qualquer servidor criar uma comunidade temática, seja para reunir um grupo de trabalho, promover aprendizagem, compartilhar práticas ou documentar projetos. A mudança começa na visibilidade aos temas técnicos da Agência, frequentemente debatidos em grupos de trabalho formais, onde se produzem minutas, notas e outros documentos para a aprovação das resoluções normativas.
Esses espaços temáticos podem ser públicos (sem moderação), restritos (com moderação) ou privados (somente para convidados). Quem cria os espaços possui a opção de definir sub-temas e pode configurar blogs, arquivos, fóruns, documentos colaborativos, entre outras tecnologias conhecidas como mídias sociais. Os comentários nas notícias e os comentários nas comunidades são as ferramentas mais utilizadas, o que vem viabilizando mais transparência institucional.

Inovação na gestão pública

Há um ano no ar, a intranet social apresenta métricas quantitativas que indicam o dia a dia da instituição. Existem 60 comunidades, no total. Dessas, cerca de 80% são iniciativas institucionais para agilizar a troca de documentos, como o espaço temático de Apoio à Diretoria Colegiada ou Agenda Regulatória. Por outro lado, há também iniciativas individuais de servidores, como o Observatório da Regulação, que publica postagens semanais sobre políticas públicas e regulação.
Entre as ferramentas mais utilizadas na intranet, destacam-se os comentários nas notícias e os comentários nas comunidades, o que tem viabilizado mais transparência institucional. Boa parte dos 1.144 comentários, (feita por 270 membros, num universo de 1.325 membros) aconteceu nas notícias. De um total de 684 posts, 304 foram notícias. E somente 1 membro comentou 137 vezes, indicando o perfil como um importante ativador e mobilizador da rede.
Os comentários impactaram a cultura organizacional. Se antes a instituição emitia apenas comunicados oficiais no portal, com direito à réplica da imprensa, agora temos a tréplica dos servidores na rede social interna.
O projeto está inserido no contexto de governo eletrônico participativo, também denominado governo 2.0 ou e-gov, no qual a utilização das tecnologias colaborativas inova processos, em vez de somente automatizá-los. Isso ocorre de forma transversal em diferentes áreas da organização, como gestão de pessoas, comunicação ou informação. Além disso, a utilização do software livre Wordpress, com a extensão Budypress, reduziu custos com licenças de softwares legados e viabilizou o desenvolvimento de serviços únicos para portal e intranet, como a busca às legislações da Agência e às consultas públicas.