Processos digitalizados

Processos que começaram em meio físico mas precisam de tramitação eletrônica precisam ser digitalizados. Confira o fluxo abaixo:

1. Priorize os processos físicos não encerrados mais recentes e com menos volume; 
2. Classifique os processos de acordo com o código de classificação da área meio ou fim, anotando à lápis o código do assunto no canto superior direito da capa do processo;
3. Verifique se existe o tipo processual no SEI equivalente ao processo físico antes de solicitar a digitalização. Caso não exista, solicite inclusão pela Intrans / Sistemas / OTRS / GESTÃO DOCUMENTAL / SEI / Incluir Processo;
4. Solicite a digitalização dos processos físicos por meio da Intrans / Sistemas / OTRS / GESTÃO DOCUMENTAL / SEI / Digitalização de Processos;
5. O sistema enviará uma resposta automática com folha de rosto e guia de transferência de processo para digitalização. A guia deverá ser preenchida, assinada pelo responsável da área e reenviada na mesma solicitação em formato ".pdf" e ".xls";
6. Coloque os processos na caixa-box com folha de rosto na frente das caixas;
7. A Central de Digitalização entrará em contato logo em seguida para definir o cronograma de envio das caixas-box com os processos para digitalizar.
8. Tramite todos os processos no SIPAR para o Arquivo Central (ARQ/CENTRAL), registrando o encerramento do trâmite físico no SIPAR no campo “Resumo”, no seguinte padrão: “Movimentação física do processo encerrada no SIPAR e continuada em meio eletrônico no SEI-ANS, mantendo-se o mesmo Número único de Protocolo (NUP)”;
9. Crie o processo no SEI;
10. Envie para a unidade “Digitalização Central”;
11. A unidade “Digitalização Central” irá inserir os documentos no processo criado pela unidade solicitante;
12. A área solicitante deverá aguardar o retorno do processo com os documentos digitalizados e autenticados pela unidade “Digitalização Central”;
13. A unidade “Arquivo Central” encaminhará o processo físico à guarda externa.

Processo físico digitalizado na unidade

1. Inclua o Termo de Encerramento de Processo Físico Digitalizado no processo físico;
2. Digitalize e inclua o processo físico digitalizado no SEI no formato PDF;
3. Insira o Termo de Encerramento de Processo Físico Digitalizado no processo digital no SEI; 
4. Classifique o processo físico de acordo com o código de classificação de área fim ou meio;
5. Anote na capa do processo, a lápis, no canto superior direito, o código de classificação referente ao assunto do processo;
6. Coloque folha de rosto na frente da caixa arquivo de acordo com modelo estabelecido pela Coordenação de Gestão Documental (CGDOC), seguindo a sequência numérica anual da unidade;
7. Preencha Guia de Transferência para Digitalização e envia por OTRS em formato PDF e XLS, solicitando autorização de transferência;
8. Tramite o processo digitalizado para o ARQ/Central no SIPAR;
9. Envie o processo físico digitalizado para a Coordenação de Gestão Documental (CGDOC) transferir para a guarda externa. 

Processos em papel na minha unidad

1. A partir da implementação do SEI em sua unidade, avalie os documentos e processos administrativos que devem tramitar em meio eletrônico;
2. Os documentos produzidos originalmente em papel e que ainda permanecem em andamento, portanto não foram encerrados, devem ser digitalizados e inseridos no SEI;
3. Já os documentos e processos encerrados, que apenas aguardam pela transferência ao Arquivo Geral, não precisam ser digitalizados;
4.  Acesse aqui mais informações sobre os serviços de arquivo e os serviços de digitalização.

Documentos e processos digitalizados

1. Todos os documentos e processos digitalizados são arquivados na própria unidade até cumprir os prazos estabelecidos pela Tabela de Temporalidade de Documentos;
2. Os documentos e processos digitalizados são encaminhados ao Arquivo Geral após cumprir os prazos estabelecidos pela Tabela de Temporalidade de Documentos;
3. Acesse aqui mais informações sobre os serviços de arquivo e os serviços de digitalização.