O que é processo?
Um processo é a reunião de documentos produzidos em uma ação administrativa ou judicial. Nele devem constar tudo o que for pertinente à ação e que juntos mostrem a evolução dos atos.
Etapas para a abertura do processo
- A unidade setorial deve avaliar se o documento recebido pelo protocolo faz parte de um processo já existente para não termos duplicidade;
- Se o documento fizer parte de algum processo, deve-se remover o documento do processo de transferência (protocolo) para o processo já criado no SEI;
- Quando for avaliado pela unidade setorial a necessidade de abertura de novo processo, o documento do processo de transferência (protocolo) deve ser removido para o novo processo criado no SEI;
- Após a verificação da não abertura do processo, o documento original recebido pelo protocolo será classificado e encaminhado para o arquivo central, após 30 dias do recebimento;
- O documento inserido no processo de transferência que não virar processo deve ser cancelado pela unidade setorial. Deve-se incluir no motivo que o documento foi encaminhado para arquivamento. O documento arquivado pode ser salvo na rede da unidade competente, se houver necessidade de consulta.
Como escolher o tipo de processo?
Cada unidade setorial deve entender para que serve cada tipo processual, a fim de evitar a criação de processos de forma inadequada
Caso haja dúvidas sobre qual o tipo de processo ou mesmo não sendo encontrado um tipo adequado para realização da tarefa, a unidade deve entrar em contato imediatamente com a Coordenação de Gestão Documental.
Diferença entre processos
Veja abaixo os casos que geram duplicidade ou equívoco na hora de escolher o tipo processual:
Exemplo 1: Dúvidas x Demanda Institucional x Ouvidoria
| Plano de Saúde: Dúvidas e Informações | Demanda Institucional | Ouvidoria: Demandas às áreas da ANS |
|---|---|---|
| Processo criado exclusivamente para a DIPRO responder os pedidos de informações e dúvidas de sua competência para consumidores, prestadores, operadoras e instituições. | Processo criado para acompanhar os pedidos de informações e registro de queixas de consumidores, prestadores, operadoras e instituições de assuntos que sejam de competência da DICOL, DIOPE, DIDES e DIGES. | Processo criado exclusivamente para a Ouvidoria encaminhar demandas de informações, dúvidas e queixas de consumidores, prestadores, operadoras e instituições para as unidades competentes. |
Exemplo 2: Acompanhamento Legislativo X Demanda Institucional
| Acompanhamento Legislativo | Demanda Institucional |
|---|---|
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Processo criado para acompanhar o processo legislativo a fim de promover os interesses do Órgão, incluindo encaminhamento de pareceres sobre projetos de lei, interação presencial com parlamentares e participação em audiências públicas. |
Processo criado para acompanhar os pedidos de informações e registro de queixas de consumidores, prestadores, operadoras e instituições. |
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É iniciado com um projeto de lei encaminhado por um senador, deputado ou vereador para análise da ANS ou por um convite para participação de audiências e eventos com parlamentares. |
É iniciado com o recebimento de uma carta da operadora, um ofício do Ministério Público ou um e-mail do beneficiário tirando dúvida sobre algum problema. |
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Se o assunto do processo não for referente a audiências ou projeto de lei deve-se usar o processo de Demanda Institucional: Poder Legislativo. |
Gera uma resposta da unidade competente por meio de nota técnica. |
Exemplo 3: Processo Sancionador X Representação
| Processo Sancionador | Representação |
|---|---|
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Procedimento administrativo para apuração de demandas classificadas como não resolvidas para a lavratura de auto de infração pelo descumprimento de dispositivos legais ou infra legais disciplinadores do mercado de saúde suplementar. |
Procedimento administrativo instaurado para apurar um ou mais indícios de infração, cujo monitoramento, análise ou solicitação sejam de responsabilidade de uma Diretoria. |
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Demandas (queixas / denúcias) não resolvidas pela operadora. |
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Processo sancionador - Produto ou plano Processo sancionador - Operadora Processo sancionador - Rede Assistencial |
Representação - Agrupamento de Contratos Representação - Envio de Informações do SIB Representação - Não envio de Comunicados RPC Representação - Georreferenciamento Representação - Não Envio de Informações da Rede Assistencial Representação - Não Envio ou Atraso do DIOPS Representação - Operação de Produto Diverso do Registrado Representação - Qualidade Cadastral do SIB Representação - Redimensionamento de Prestador Hospitalar Sem Autorização Representação - Substituição de Prestador Hospitalar Sem Equivalência Representação - TISS |
Exemplo 4: Comunicação da unidade organizacional = Demanda interna
| Comunicação da unidade organizacional |
|---|
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Deve-se usar o e-mail para qualquer tipo de comunicação entre as unidades e inserir o correio eletrônico no processo correspondente. |
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Não deve ser usado esse processo para requerimento de férias, licenças e diárias. |