Metadados no SEI
A importância dos metadados no SEI se traduz na melhora da busca, gerenciamento, compreensão e preservação dos documentos.
Protocolo
É a numeração do processo. Quando se tratar de um novo processo, deve se deixar marcada a opção “Automático” para o próprio SEI fornecer seu número único. Caso contrário, seleciona-se a opção “Informado” e o sistema exibe automaticamente um campo para digitar o número de processo e data de autuação original.
Com exceção dos campos “Protocolo informado” e “Data de Autuação”, todos os demais dados de cadastro do processo podem ser alterados posteriormente. O usuário deve seguir o assunto que já aparece de acordo com o tipo processual.
Especificação
O campo especificação deve ser padronizado pelas unidades setoriais para que o preenchimento seja uniforme, facilitando a recuperação da informação:
- Evite duplicidade. O campo não deve ser deixado em branco e não pode conter informações referentes aos outros metadados
- Inclua o nome do interessado no campo adeaquado.
- Avalie qual informação é importante cadastrar no campo especificação como, por exemplo, número da demanda, quitação ou pagamento de multa.
- Utilize letras em caixa alta e baixa.
- Evite abreviações. Isso dificulta a recuperação da informação.
- Não inclua o nome do tipo processual e do interessado nesse campo.
Classificação
A Classificação de documentos é usada para organizar documentos, com códigos para cada documento ou processo a fim de ordená-los para, posteriormente, definir sua temporalidade. Os Processos da ANS devem ter somente um assunto. Ao criar um processo, a unidade setorial seleciona o assunto mais adequado ao tipo processual e exclui o assunto inadequado. Os processos sancionadores ou de representação sem aplicação de penalidades são classificados no código 510.01 no SEI.
Interessados
A unidade interessada deve ser sempre aquela a quem deu origem ao processo. Para cadastrar um contato novo, o usuário deverá entrar em contato com o Administrador Setorial.
Observações desta unidade
Não é um campo de preenchimento obrigatório, no entanto, podem ser inseridas informações adicionais que facilitarão a identificação e recuperação do processo. Estas informações só poderão ser recuperadas na pesquisa, pela unidade que as inseriu.
Nível de acesso
É uma característica de todos os processos e documentos da administração pública. Conforme a Lei de Acesso à Informação (Lei Federal nº 12.527 de 2011), eles podem ser públicos, restritos ou sigilosos. Todo documento ou processo criado ou inserido no SEI‐ANS deverá, obrigatoriamente, ser classificado em um desses três níveis de acesso.
Os processos e documentos classificados como públicos poderão ser visualizados por todos os usuários internos, sendo permitido o acesso externo mediante solicitação de vista processual.
Um documento restrito ou sigiloso só pode ser acessado pelas unidades que o criaram ou pelas quais ele já passou durante sua tramitação, em virtude da restrição. Entretanto, para determinar que um processo ou documento seja restrito ou sigiloso, é necessário fundamentar essa restrição com base em legislação que assim o determine, a hipótese legal.
Quando classifico um processo como restrito?
- Documentos ou processos que contenham informações pessoais ou documentos preparatórios devem ser classificados com o nível de acesso restrito;
- Informações pessoais são de natureza particular, relativa à determinada pessoa ou identificável. Por exemplo: os documentos de identificação pessoal (RG, CPF e outros); endereços; informações financeiras; informações sobre o estado de saúde;
- Documentos preparatórios são os que servem de base para decisões dos dirigentes, bem como os que subsidiam a edição de algum ato normativo. Por exemplo: notas técnicas, pareceres e notas informativas. O acesso público a tais documentos é assegurado após a edição do ato ou decisão;
- A lei também prevê outras hipóteses legais que justificam a classificação como restrito. Saiba mais aqui.