Gestão documental: AGU fica entre melhores de ranking

A Advocacia-Geral da União (AGU) obteve o resultado de 82,05% no Índice de Maturidade em Gestão de Documentos e Arquivos (IMGD), ocupando a 4ª colocação dentre os 35 órgãos avaliados em levantamento do Arquivo Nacional que englobou todos os ministérios e órgãos com status ministerial, como o Banco Central, a Controladoria-Geral da União e a própria AGU.

O resultado foi divulgado na sexta-feira (15/03) durante reunião da Comissão de Coordenação do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos (CCSIGA) da administração pública federal, órgão presidido pelo Arquivo Nacional. A pontuação obtida coloca a AGU como uma instituição de nível aprimorado na gestão documental, grau mais elevado na escala do índice.

O diretor de Logística e Gestão Documental, Marcelo Soares Alves, destaca que o resultado pode ser atribuído à prioridade que a gestão documental recebeu na AGU, bem como o fato de a gestão de informações e documentos estar no centro da atividade fim da instituição, marcadamente em sua atuação judicial.

"A Advocacia-Geral da União demonstra, com o excelente resultado no índice de maturidade em gestão documental, seu compromisso histórico com a memória institucional e o acesso à informação. Continuaremos trabalhando na melhoria do resultado alcançado e acredito que a gestão documental eficiente é fundamental para o sucesso da organização", ressalta o diretor.

Entenda o índice

Este foi o primeiro ano em que os órgãos federais tiveram a gestão documental analisada por meio da metodologia do IMGD. O objetivo é aprimorar a gestão documental da administração federal, a partir da indicação de pontos fortes e fracos em cada órgão.

O resultado do indicador reflete o índice de maturidade que o órgão possui em relação à gestão de documentos e arquivo. A depender dos resultados obtidos, os órgãos podem ser classificados em "inexpressivo", "iniciando", "intermediário" e "aprimorado".

Reprodução gráfica da escala do IMGD com a avaliação obtida pela AGU

Para formular o levantamento do índice, o Arquivo Nacional utilizou indicadores relacionados à "gestão e administração", "produção e uso", "avaliação e aquisição", "retenção e preservação" e "referência e acesso" onde, por meio de cálculo percentual total e por prática, era obtida a classificação do nível de maturidade. Após a coleta de dados, era também necessário o envio documentos que comprovassem as informações prestadas.

O Arquivo Nacional possui a atribuição de acompanhar e implementar a política nacional de arquivos que, no âmbito do Executivo Federal, é realizada por meio do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos (SIGA). O SIGA é composto por um órgão central (o Arquivo Nacional), órgãos setoriais e seccionais. A AGU é considerada um órgão setorial do SIGA.

O que é

Uma grande quantidade de documentos é produzida diariamente no âmbito da AGU no exercício das atribuições de representação judicial e extrajudicial dos Três Poderes e consultoria e assessoramento jurídico do Executivo Federal.

A gestão documental envolve as atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos. Por exemplo, quando a AGU recebe uma notificação judicial esse documento precisa receber a destinação correta internamente na instituição. Além disso, documentos administrativos precisam ter seu eventual valor histórico avaliado para determinar ou não seu arquivamento.

No âmbito da AGU, as competências relacionadas à gestão de documentos e arquivo são dirigidas pela Diretoria de Logística e Gestão Documental (DLOG/SGA/SGCS/AGU) e coordenadas pela Coordenação-Geral de Gestão Documental (CGDOC/DLOG/SGA/SGCS/AGU).