Gestão Documental
A Advocacia-Geral da União (AGU), ao atuar na defesa judicial e extrajudicial da União e no assessoramento jurídico ao Poder Executivo, recebe e produz conjuntos de documentos, usando-os como instrumento de apoio e como elementos de prova e informação. Esses conjuntos de documentos são definidos como arquivo pela legislação federal, sendo responsabilidade do produtor a gestão documental de seu acervo.
Na AGU, as atividades de gestão documental são de responsabilidade da Coordenação-Geral de Gestão Documental (CGDOC), vinculada à Diretoria de Logística e Gestão Documental (DLOG), da Secretaria de Gestão Administrativa (SGA/AGU). Entres as atribuições dessa coordenação, estão as de protocolo, recebimento e expedição de documentos, guarda definitiva, e consulta/empréstimo de documentos em seu acervo; tanto em meio físico, como eletrônico.
Além disso, a CGDOC é responsável pela suplência da Subcomissão de Coordenação do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos da Administração Pública Federal – SIGA, referente à Advocacia Geral da União; e pela presidência da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CAD/AGU.
Base legal e instrumentos normativos
Histórico
Desde a fundação da Advocacia-Geral da União, a Gestão de Documentos foi objeto de preocupação junto a seus dirigentes. Já em 1993, foi instalado o primeiro Protocolo vinculado ao Gabinete da AGU. Em seguida, o Protocolo absorveu o Arquivo existente da antiga Consultoria-Geral da República (CGR), o qual é mantido até os dias de hoje no Arquivo-Central da AGU.
Com a necessidade de nacionalização dos serviços, foi criada, em 2003, a Coordenação-Geral de Gestão de Documentação e Informação (CGDI) com a finalidade de promover a Gestão da Documentação no âmbito da AGU.
Assim, cumpre ressaltar que a criação de uma Coordenação específica para promover a Gestão Documental mostrou-se uma atitude de vanguarda à época, e teve o intuito de transparecer a preocupação dos dirigentes da instituição em priorizar a gestão documental como atividade relevante para o melhor desempenho das ações finalísticas da AGU.
Posteriormente, a CGDI passou a ser vinculada à então Secretaria-Geral de Administração (SGA), passando a atuar no desenvolvimento, implantação e coordenação do então Sistema de Controle de Documentos da Advocacia-Geral da União (AGUDOC), ferramenta que operacionaliza as atividades de protocolo, cuja finalidade é de receber, cadastrar e tramitar toda a documentação recebida ou expedida da instituição.
A atividade de digitalização de processos arquivísticos na Advocacia-Geral da União teve início em 2009, na Coordenação-Geral de Documentação e Informação (CGDI), a partir do projeto piloto de digitalização de processos arquivísticos, que eram escaneados e disponibilizados na RedeAGU, na então plataforma “Dossiê Eletrônico”, para eventuais consultas dos usuários nos arquivos.
Por fim, a CGDI passou a trabalhar na implantação, gestão documental e arquivística do Sistema SAPIENS, um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD) que se mostrou uma relevante evolução da área de Gestão Documental no âmbito da AGU.
O SAPIENS proporcionou um ambiente digital propício ao correto armazenamento dos processos convertidos em meio digital, bem como uma poderosa ferramenta para inserção da AGU na área do Processo Eletrônico.
Atualmente, por força do Decreto n° 10.608, de 2021, a unidade passou a se chamar Coordenação-Geral de Gestão Documental (CGDOC).
Endereços
Sede I: Setor de Autarquias Sul - Quadra 3 - Lote 5/6, Térreo, sala 118 - Ed. Multi Brasil Corporate - Brasília-DF - CEP 70.070-030
Sede III: Setor de Indústrias Gráficas - Quadra 6 - Lote 800 – Térreo, sala - Brasília-DF - CEP 70.610-460
e-mail: sga.gestaodocumental@agu.gov.br
Contatos
Coordenador-Geral de Gestão de Documental:
João Marcus Wouk Okumura
Telefone: (61) 2026- 8907
Coordenador de Protocolo e Arquivo:
Fabio Akira Kasahara
Telefone: (61) 2026-7230