COMO IMPLANTAR GESTÃO DE PROCESSOS

Para implantar a gestão de processos, a COEP dispõe de uma equipe especializada em análise de processos. O Escritório de Processos tem a competência de definir metodologias, técnicas e ferramentas de apoio à melhoria de processos. Manter os registros da documentação dos processos disponíveis e atualizados em rede, também faz parte das atribuições da Coordenação, assim como gerenciar as informações de serviços consideradas prioritárias para o Ministério e a sua gestão. 

Entretanto, antes de tudo, vale lembrar que qualquer mudança em processos deve ser implementada de forma gradual.   

Ciente disso, vamos conferir algumas etapas que ajudarão você a implantar a gestão de processos. De início, é importante conhecer os procedimentos a serem adotados para que a COEP seja demandada na realização de mapeamentos e melhorias dos processos de negócios de sua unidade, com a aplicação da metodologia utilizada pelo EP.  

Antes de tudo, é necessário conhecer o processo de negócios de sua unidade que agrega valor à unidade. É bom mencionar que as “Atividades de agregação de valor são aquelas que contribuem para que o processo evolua de maneira positiva” (CBOK versão 4.0, p. 46). Feito isso, comece o mapeamento pelo processo que agrega maior valor à entrega do produto ou serviço de sua unidade. É preciso mapear os processos para identificar as atividades de cada etapa do trabalho de modo padronizado, o que permite maior organização e promove a otimização das entregas da unidade. 

Diante do recebimento da demanda, o EP entra em contato com a unidade demandante, para agendar reunião com o dono do processo e equipe, com o intuito de identificar o escopo do trabalho, seus objetivos e expectativas, para dar início ao planejamento do trabalho a ser realizado. 

É nessa etapa que se colhem as informações básicas para condução dos trabalhos para o levantamento, mapeamento, avaliação e proposição de melhorias. A importância do planejamento antes das atividades do mapeamento se dá principalmente pela contextualização do passo a passo do seu projeto.   

Para o planejamento é fundamental elaborar um plano de trabalho, colaborativo, pactuado através de um Termo de Abertura de Projeto, com a definição dos papéis dos participantes e patrocinador. Este documento visa identificar o escopo e não escopo, benefícios a serem alcançados e a previsão de finalização dos trabalhos, de modo a conduzir melhor as atividades coordenadas pelo EP, junto à unidade demandante.  

Antes de iniciar os trabalhos, o EP reúne a equipe da unidade demandante, que irá participar do mapeamento, e realiza o nivelamento conceitual dos termos utilizados na metodologia adotada pelo escritório.   

Esse é um momento que exige muita atenção. Conhecer bem o processo que vai ser mapeado é fundamental. Por isso, além do responsável pelo processo, reúna todas as pessoas que têm atividades dentro do processo.  

Nessa etapa, três momentos são essenciais para a execução do mapeamento e avaliação do processo: identificação das atividades executadas, mapeamento do processo e proposição das melhorias. 

Na identificação das atividades executadas é necessário conhecer quais são as atividades realizadas pelos diferentes atores do processo. Esse é o momento da coleta de dados, e pode ser feito com a ajuda de um formulário para identificar o nome do processo, o responsável, os participantes, quem inicia o processo, quais os documentos que devem ser apresentados pelo solicitante, legislação e como o processo é executado. 

No mapeamento do processo, após a identificação dos subprocessos, as atividades definidas, atores, o EP modela o fluxo do processo AS IS, ou seja, como ele estava sendo executado no momento, e com todas as atividades realizadas em cada área envolvida. Para desenhar o fluxo, o Escritório utiliza a notação BPMN 2.0. 

Esse trabalho é realizado por meio de oficinas presenciais ou remotas. O envolvimento de todas as pessoas que conhecem e participam do processo é fundamental para que o mapeamento seja realizado de maneira mais fidedigna. 

A proposição das melhorias é realizada por meio de análise do mapeamento AS IS, quando serão propostas soluções para os problemas ou lacunas de desempenho revelado no processo.  O objetivo é a criação de um estado futuro do processo (TO BE), com incorporação de melhores práticas e consequente maior economia, eficiência e demais ganhos para o processo. Essas proposições de melhorias devem ser avaliadas e validadas pelos gestores do processo mapeado para que sejam realizadas.  

Neste momento, a elaboração de indicadores de desempenho é importante, para verificar se o processo está atingindo os objetivos pelos quais foi criado.  

Já na etapa anterior, os principais desafios ou oportunidades de melhoria do processo são verificados. Os indicadores de desempenho são fundamentais para obter informações sobre o comportamento dos processos, se estes estão sendo realizados conforme o planejado e se atendem aos objetivos propostos.  

O acompanhamento dos indicadores levantados e os seus resultados fornecem subsídio para tomada de decisão do gestor do processo. Acompanhar o desempenho rotineiramente faz com que, à medida que as melhorias são implementadas, possíveis correções podem ser realizadas a fim de diminuir lacunas entre o desempenho do processo e os resultados esperados. Isso possibilita iniciar ações imediatas de melhorias em acordo com a unidade apoiada, consolidadas por meio de um Plano de Ação (5W2H).