Operacionalização e Funcionamento de um COE

O Ministério da Agricultura e Pecuária, por meio da Secretaria de Defesa Agropecuária produziu um resumo explicando os conceitos, funcionamento e a operação dos Centros de Operações de Emergências (COE). O objetivo desta ação é fazer com que estados possuam independência no processo de avaliação do incidente com impacto na Defesa Agropecuária que pode se tornar uma emergência e realizar a gestão adequada da situação. 

DEFININDO UM COE 

Um centro de Operações de Emergência-COE é uma estratégia de gestão da emergência, uma estratégia de resposta coordenada utilizada em todo o mundo. Trata-se de uma estratégia temporária. Um COE se ativa e se desativa depois que a situação está resolvida. No Ministério da Agricultura e Pecuária- MAPA, a instalação de um COE ocorre baseado em critérios técnicos e a tomada de decisão final é de competência do gestor maior, no caso do MAPA, pelo Ministro da Agricultura e Pecuária. As decisões são CENTRALIZADAS. O COE é formado por representantes de diversos setores da Defesa Agropecuária envolvidos nas ações de vigilância, de resposta e de recuperação às emergências com impacto na Defesa Agropecuária, e por especialistas na área correspondente. 

O grande objetivo de um Centro de Operações de emergência em Defesa Agropecuária é garantir uma resposta coordenada às emergências ou qualquer incidente com impacto na Defesa Agropecuária, assegurar uma comunicação eficaz e monitorar e avaliar todas as ações relacionadas à emergência ou ao incidente. 

Um Centro de Operações de emergência em Defesa Agropecuária pode ser ativado para o enfrentamento de qualquer incidente com impacto na Defesa Agropecuária, mesmo que não tenhamos uma emergência declarada. O COE pode ser uma estratégia para evitar a instalação de uma emergência, mas já tendo-se uma emergência em Defesa Agropecuária declarada, deve-se ativar um COE para coordenar todas as ações e resposta.  

ESTRUTURA DE UM COE 

Para o funcionamento adequado do COE é necessário garantir que haja a estrutura física com equipamentos e espaço adequado e recursos humanos. Pensando em recursos humanos é necessário atribuir de forma oficial os profissionais especializados e qualificados que vão compor a equipe técnica encarregada de gerenciar e responder a situação de emergência. É necessário também escolher os membros da equipe que serão destacados para atuar diretamente na local da emergência, estabelecendo escalas de trabalho para garantir cobertura contínua. Estruturar a distribuição das esquipes, conforme diferentes eixos de atuação visando uma abordagem integrada e eficiente da resposta à emergência. A participação social em momentos de emergências é extremamente relevante. Por isso, recomendamos fortemente que se chame para um COE de maneira oficial e formal, todos os órgãos colegiados pertinentes para que participem das reuniões ou colaborem na gestão da emergência. Os conselhos de direito e de representação social, as associações representativas de nichos específicos de mercado são bons exemplos desses órgãos, que podem ser chamados para um COE. Na parte da estrutura física, precisamos primeiramente de um local fixo para as reuniões do COE. Isso é importante para evitar que os membros precisem investigar antes de cada reunião o local que irá acontecer a reunião. A sala precisa conter equipamentos que possam auxiliar na realização de reuniões e análise de dados. Alguns equipamentos são considerados básicos, neste caso, equipamento de webconferência, microfone para webconferência sem fio ou USB, TV’s para painéis informativos, notebooks e computadores fixos, tablets ou notebooks para coleta de dados em campo, impressora, nobreak, telefone dedicado (o ramal), acesso à rede interna e internet, quadro para anotações ou lousas, material de escritório, adequação elétrica da rede, adequação do mobiliário, instalação de painéis, sinalização interna e externa. Além disso, é importante que os membros do COE recebam coletes para rápida identificação durante as operações e que o COE tenha um e-mail oficial para receber as correspondências dos diferentes órgãos.   

DOCUMENTOS DE UM COE 

Para que um COE possa funcionar é necessário a produção de alguns documentos. O primeiro deles é chamado de PAI- Plano de Ação do Incidente. Um PAI deve apresentar informações detalhadas sobre s objetivos do incidente, a estrutura da equipe organizadora, cronogramas, orçamentos e recursos necessários para o bom funcionamento do COE. Outro documento importante para o COE é a matriz de responsabilidades, na qual são identificadas e listadas as funções e atividades de cada membro da equipe e elaborados s protocolos específicos para a emergência em curso. A documentação necessária para um COE inclui a criação e a manutenção de uma lista de contatos indispensáveis para a emergência corrente, como autoridades da Defesa Agropecuária, órgãos de segurança pública, e organizações de apoio. É essencial produzir registros precisos de dados epidemiológicos, recursos disponíveis e ações tomadas. As informações devem ser documentadas em tempo real para análise posterior e melhoria contínua. Essa documentação não apenas apoia a decisões informadas, mas também serve como ferramenta para avaliação pós-evento, permitindo ajustes e refinamentos nos processos para fortalecer a capacidade de resposta da Defesa Agropecuária a futuras emergências. 

COMUNICAÇÃO DE UM COE 

Durante uma emergência com impacto na Defesa Agropecuária é importante garantir a transparência das ações. Para isso, é necessário gerar informes e registros das atividades envolvidas para que as autoridades de Defesa Agropecuária, gestores, profissionais e população em geral se mantenham informados e atualizados. Os informes podem ser com frequência diária, semanal ou mensal, dependendo da característica de cada emergência. Para que essa divulgação seja feita de forma eficiente, é preciso elaborar um plano de comunicação detalhado, prevendo qual é a mensagem principal a ser trabalhada e a estratégia de distribuição de tais informações. É papel dos profissionais de comunicação que fazem parte do COE coordenar a chegada e a resposta de demandas da imprensa, por exemplo. A elaboração de resposta e a aprovação das informações junto ao comando do COE. Outras atividades importantes da comunicação são a participação nas reuniões de briefing e de briefing. A realização do levantamento de rumores na mídia, a elaboração de informações para a imprensa sobre a atuação da Defesa Agropecuária no evento específico. A apresentação ou comando de informes periódicos das atividades de comunicação que estão sendo executadas e a organização de coletivas de imprensa com horários e locais para divulgação de informações e documentos para a mídia. Isso vai abastecer mais a imprensa e a sociedade também.