Desafio da gestão de documentos federais é destaque de mesa no VIII Encontro do SIGA

A mesa “Cenário da gestão de documentos públicos federais” abriu a programação técnica do VIII Encontro do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos, nesta terça-feira (04/11), no auditório Celso Furtado, em Brasília. O debate que se concentrou em duas frentes: Módulo de Gestão Documental do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) e a apresentação do Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD.BR), nova ferramenta que está sendo desenvolvido pelo Arquivo Nacional e pela Dataprev no âmbito do Ministério da Gestão e Inovação em Serviços Públicos (MGI), para gerir documentos desde a sua produção até a destinação final.

O painel contou com a participação de Pedro Henrique Moreira, coordenador-geral de soluções negociais em processo eletrônico do MGI e Claudia Lacombe, coordenadora de projetos da diretoria de gestão de documentos e arquivos do Arquivo Nacional. Ambos abordaram a urgência de implementar o controle do ciclo de vida dos documentos digitais, destacando o desafio imposto pelo crescimento exponencial da produção de processos na administração, cuja ausência de gestão compromete a capacidade administrativa.

Moreira alertou para o risco de um acúmulo que ele classificou como “trágico” para a gestão pública. “Se a memória apenas se acumula, chega um momento em que não se gerencia nada”, disse. Para o coordenador-geral, a falta de formalidade e tratamento arquivístico compromete não apenas a preservação da memória, mas a própria execução das políticas públicas. A ausência de um ciclo de vida definido para os documentos impede a distinção entre o que é corrente, o que deve ser guardado por um tempo determinado e o que possui valor permanente.

Segundo o coordenador-geral, a implementação do Módulo de Gestão Documental, solução que incorpora diversas funcionalidades arquivísticas ao SEI, como o arquivamento, desarquivamento, controle da temporalidade, avaliação e destinação de processos administrativos, é uma forma de possibilitar a qualificação e o refinamento da gestão desses acervos, garantindo que apenas os processos correntes sejam mantidos no ambiente produtivo do SEI. “A ideia é que possamos gerir em um ambiente produtivo do sistema eletrônico de informações tão somente aquelas informações que são de fato processos correntes, ou seja, qual é o sentido de eu manter um processo de 20 anos atrás”, disse.

A fragmentação de informações em diferentes sistemas também prejudica a gestão arquivística. Diante desse diagnóstico, o Governo Federal se esforça para colocar em operação o SIGAD.BR. Claudia Lacombe apresentou as futuras funcionalidades do sistema e ressaltou que não se trata de um “novo SEI” e sim de um complemento capaz de suprir lacunas fora do ecossistema processual. “Sistemas informatizados não são só dados; são documentos arquivísticos, registros das atividades dos órgãos”, afirmou.

Segundo Claudia, o SIGAD.BR foi desenhado para interoperar com o SEI e com sistemas como Siape (Sistema Integrado de Administração de Pessoal), Siafi (Sistema integrado de Administração Financeira) e SCDP (Sistema de Concessão de Diárias e Passagens), realizar arquivamento nas fases corrente e intermediária e apoiar a destinação final com eliminação segura ou recolhimento ao Repositório Digital Confiável do Arquivo Nacional. “A gestão de documentos é dever do poder público e, em especial, do Arquivo Nacional, com responsabilidade pela preservação e pelo acesso de longo prazo”, reforçou Claudia.

Claudia explica que os usuários que produzem e tramitam documentos e processos no SEI poderão utilizar tanto o Módulo de Gestão Documental a ele acoplado, como o SIGAD.BR para realizar atividades que incluem o arquivamento formal, o monitoramento dos prazos de guarda e a preparação para a destinação final. Em colaboração com todos os demais sistemas, o SIGAD.BR atuará na definição de padrões para os pacotes de documentos digitais a serem transferidos/recolhidos, possibilitando a automatização das rotinas internas. Por exemplo, documentos com prazo de guarda mais longo – a partir de cinco anos – devem passar por monitoramento de formatos, com vistas à preservação de sua forma e conteúdo em meio digital.

Assim como o SEI, o SIGAD.BR auxiliará na eliminação de documentos nato-digitais, produzidos nos sistemas informatizados. Quanto aos documentos produzidos e acumulados nos demais suportes (papel, película, fitas magnéticas etc.), o SIGAD.BR também apoiará a elaboração das listagens de eliminação desses conjuntos.

A programação do VIII Encontro do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos segue com painéis sobre boas práticas, instrumentos normativos e governança arquivística, além de debates sobre o papel do Estado na gestão de documentos no contexto da transformação digital. O evento continua até quinta-feira (06/11).