PORTARIA Nº 3, DE 16 DE MAIO DE 2003 (Revogada pela Portaria Interministerial nº 11, de 2019)

Art. 1º Baixar a presente Portaria, destinada a orientar os órgãos da Presidência da República, Ministérios, autarquias e fundações integrantes do Sistema de Serviços Gerais - SISG, quanto aos procedimentos relativos às atividades de Comunicações Administrativas, para utilização do número único de processos e documentos.

Art. 2º Os processos autuados pelos órgãos públicos federais integrantes do SISG deverão adotar a sistemática de numeração única de processo e/ou documentos, de acordo com o disposto nesta Portaria, visando a integridade do número atribuído ao processo e/ou documento, na unidade protocolizadora de origem.

Parágrafo único. Entende-se por unidade protocolizadora, a unidade organizacional que tenha, dentre suas competências, independentemente da sua denominação e hierarquia, na escritura do órgão que integra, a responsabilidade pela autuação/numeração de processos e/ou documentos.

Art. 3º Para a utilização da sistemática de numeração única de processo, os órgãos integrantes do SISG deverão obedecer as faixas numéricas de codificação de unidades protocolizadoras relacionadas abaixo:

00001 A 00399 - PRESIDÊNCIA DA REPÚBLICA

00400 A 00599 - ADVOCACIA-GERAL DA UNIÃO

01200 A 01399 - MINISTÉRIO DA CIÊNCIA E TECNOLOGIA

01400 A 01599 - MINISTÉRIO DA CULTURA

02000 A 02999 - MINISTÉRIO DO MEIO AMBIENTE

03000 A 05999 - MINISTÉRIO DO PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E GESTÃO

58000 A 58999 - MINISTÉRIO DO ESPORTE

08000 A 08999 - MINISTÉRIO DA JUSTIÇA

09000 A 09999 - MINISTÉRIO DAS RELAÇÕES EXTERIORES

10000 A 19999 - MINISTÉRIO DA FAZENDA

21000 A 21999-MINISTÉRIO DA AGRICULTURA, PECUÁRIA E ABASTECIMENTO

23000 A 23999 - MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO

25000 A 25999 - MINISTÉRIO DA SAÚDE

33000 A 33999 - MINISTÉRIO DA SAÚDE

35000 A 39999 - MINISTÉRIO DA PREVIDÊNCIA SOCIAL

44000 A 45999 - MINISTÉRIO DA PREVIDÊNCIA SOCIAL

46000 A 47999 - MINISTÉRIO DO TRABALHO E EMPREGO

48000 A 49999 - MINISTÉRIO DE MINAS E ENERGIA

50000 A 51999 - MINISTÉRIO DOS TRANSPORTES

52000 A 52999- MINISTÉRIO DO DESENVOLVIMENTO, INDÚSTRIA E COMÉRCIO EXTERIOR

53000 A 53999 - MINISTÉRIO DAS COMUNICAÇÕES

54000 A 56999 - MINISTÉRIO DO DESENVOLVIMENTO AGRÁRIO

59000 A 59999 - MINISTÉRIO DA INTEGRAÇÃO NACIONAL

60000 A 69999 - MINISTÉRIO DA DEFESA

70000 A 70999 - MINISTÉRIO DA AGRICULTURA, PECUÁRIA E ABASTECIMENTO

71000 A 71999 - MINISTÉRIO DA ASSISTÊNCIA E PROMOÇÃO SOCIAL

72000 A 72999 - MINISTÉRIO DO TURISMO

80000 A 80899 - MINISTÉRIO DAS CIDADES

90000 A 90499 - GABINETE DO MINISTRO EXTRAORDINÁRIO DE SEGURANÇA ALIMENTAR E COMBATE À FOME

Art. 4º Os órgãos já cadastrados no Cadastro Nacional de Unidades Protocolizadoras da Administração Pública Federal deverão encaminhar ao Departamento de Logística e Serviços Gerais - DLSG, da Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação - SLTI, do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão - MP, no prazo de trinta dias, a contar da data de publicação desta Portaria, a relação das suas unidades protocolizadoras, com os respectivos dados atualizados, para a manutenção e atualização do referido Cadastro, viabilizando, assim, a reedição do novo Catálogo Nacional de Protocolos da Administração Federal.

Art. 5º Para o cadastramento de novas unidades protocolizadoras, o órgão interessado deverá solicitar, previamente, ao DLSG/SLTI/MP, o seu cadastramento, devendo constar da solicitação, os seguintes dados:

I - nome/sigla da unidade protocolizadora (órgão);

II - DDD/telefone, fax, e-mail; e

III - endereço completo (rua, avenida, número, bairro, cidade, UF e CEP).

§ 1º As solicitações de cadastramento deverão ser encaminhadas ao DLSG/SLTI/MP, no seguinte endereço:

Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão
Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação
Departamento de Logística e Serviços Gerais
Esplanada dos Ministérios, Bloco "C", 3º Andar, Sala/351
70046-900 - Brasília-DF

§ 2º Toda e qualquer alteração, ocorrida nos dados das unidades protocolizadoras cadastradas, deverá ser comunicada ao DLSG/SLTI/MP, mencionando o código da unidade seguido das alterações a serem introduzidas, visando a atualização do Cadastro Nacional de Unidades Protocolizadoras da Administração Federal.

Art. 6º O número único atribuído ao processo, quando da sua autuação, será constituído de quinze dígitos, devendo, ainda, ser acrescido de mais dois dígitos de verificação (DV) e, com o acréscimo dos dígitos verificadores, o número atribuído ao processo será composto por dezessete dígitos, separados em grupos (00000.000000/0000-00), conforme descrito abaixo:

I - o primeiro grupo é constituído de cinco dígitos, referentes ao código numérico atribuído a cada unidade protocolizadora e este código identifica o órgão de origem do processo, mantendo-se inalterado, de acordo com as faixas numéricas determinadas no art. 3º;

II - o segundo grupo é constituído de seis dígitos, separados do primeiro por um ponto e determina o registro seqüencial dos processos autuados, devendo este número ser reiniciado a cada ano;

III - o terceiro grupo, constituído de quatro dígitos, separado do segundo grupo por uma barra, indica o ano de formação do processo; e

IV - o quarto grupo, constituído de dois dígitos, separado do terceiro grupo por hífen, indica os Dígitos Verificadores (DV), utilizados pelos órgãos que façam uso de rotinas automatizadas.

Parágrafo único. Somente terão valor, perante a Administração Pública Federal, os processos autuados de acordo com as disposições desta Portaria.

Art. 7º As Empresas Públicas poderão adotar a sistemática de numeração única de processo, mediante solicitação de cadastramento no Ministério ao qual estão vinculadas.

Art. 8º Os processos autuados originariamente nos órgãos que não utilizam a sistemática de numeração única de processos, como outros Poderes, Empresas, Governos Estaduais, Municipais e do Distrito Federal, e que estejam em tramitação nos órgãos públicos federais, deverão ser identificados por intermédio de mecanismos de controle desenvolvidos para prestar informações à parte interessada, tanto pelo número de origem, quanto pelo nome do órgão ou do interessado, não podendo, em hipótese alguma, ser renumerados.

Art. 9º Os órgãos cadastrados e que foram transformados de acordo com o disposto nos artigos 30 e 31 da Medida Provisória nº 103/2003, mantêm inalteradas as suas respectivas faixas numéricas de codificação de unidades protocolizadoras, conforme estabelecido no art. 3º .

Art. 10. As entidades vinculadas a Ministérios extintos, na forma do art. 33 da Medida Provisória nº 103/2003, e transferidas para outros Ministérios, serão recadastradas.

§ 1º O recadastramento será efetuado de acordo com a faixa numérica de codificação de unidades protocolizadoras do Ministério, o qual tais unidades passem a integrar.

§ 2º O recadastramento será efetuado pelo DLSG/SLTI/MP, que enviará listagem para todos os órgãos do Sistema, contendo a nova codificação das unidades protocolizadoras pertencentes aos órgãos que foram transferidos, dos Ministérios extintos para outros Ministérios.

§ 3º Os códigos de unidades protocolizadoras anteriormente utilizados por órgãos extintos ou transferidos para outros Ministérios, não poderão ser reutilizados e serão automaticamente extintos do Cadastro Nacional de Unidades Protocolizadoras, mantido pelo DLSG/SLTI/MP.

Art. 11. O registro de processos e/ou documentos a ser adotado pelas unidades protocolizadoras conterá os seguintes campos:

I - número único de processo/documento;

II - identificação do documento original (espécie, procedência, data);

III - nome do interessado (nomes de pessoas físicas ou jurídicas);

IV - data de cadastramento (dia, mês e ano); e

V - assunto (descrição clara e concisa do conteúdo do documento).

Parágrafo único. Os processos autuados e os documentos registrados anteriormente permanecerão tramitando com o número de origem, até a decisão final e o seu arquivamento, não sendo permitida a renumeração de processos e documentos no âmbito da Administração Pública Federal.

Art. 12. Após o cadastramento do processo e/ou documento, deverá ser mantido o efetivo controle da movimentação, visando a imediata localização física e a pronta prestação de informações à parte interessada.

§ 1º Nos casos de tramitação externa, haverá, no controle de movimentações da unidade protocolizadora do órgão expedidor, a indicação dos dados que permita a identificação do órgão de destino.

§ 2º Na tramitação interna, a identificação será feita por intermédio de tabela de códigos definida para as unidades organizacionais internas.

§ 3º A movimentação de processos e/ou documentos deverá ser efetuada por intermédio das unidades protocolizadoras cadastradas e, após cada movimentação, poderá ser registrada uma síntese dos despachos proferidos, objetivando a pronta prestação de informações à parte interessada.

Art. 13. O código do arquivamento de processos deverá ser indicado em campo específico, definido no registro de cadastramento, a fim de permitir a respectiva localização física e os processos deverão ser arquivados, preferencialmente, no órgão de origem.

Parágrafo único. Deverá ser mantida cópia de segurança (back up) diária dos arquivos gerados por sistema informatizado de protocolo.

Art. 14. As unidades protocolizadoras, que utilizem rotinas automatizadas, acrescentarão dois dígitos ao número único de processo, os dígitos verificadores (DV), definidos por módulo 11 (onze) e pesos correspondentes à posição dos dígitos, da direita para a esquerda, em progressão aritmética de razão 1 (um), com o primeiro termo igual a 2 (dois) e assim, o último termo, será igual a 16 (dezesseis).

Art. l5. O cálculo do 1º Dígito Verificador (DV) será obtido observados os passos a seguir:

I - multiplica-se cada um dos quinze algarismos do número único de processo pelo respectivo peso, somando-se os produtos parciais;

II - a soma encontrada (ponderada) será dividida por 11 (onze); e

III - com relação ao resto da divisão por 11, que poderá ser de l0 (dez) a 0 (zero), a tabela a seguir conduzirá ao dígito procurado:

Art. 16. O cálculo do 2º Dígito Verificador (DV) será obtido observados os passos a seguir:

I - O primeiro algarismo, obtido na etapa precedente, será colocado imediatamente à direita do número único de processo, utilizando-se o mesmo procedimento do 1º Dígito Verificador, com a diferença de que os pesos, sempre da direita para a esquerda, partirão de 2 (dois) - 1º termo da progressão, e finalizando em 17 (dezessete) - último termo da progressão aritmética.

1º Exemplo:

Dado o número único de processo 35041.000387/2000, os dígitos verificadores serão calculados do seguinte modo:

a) (0x2)+(0x3)+(0x4)+(2x5)+(7x6)+(8x7)+(3x8)+(0x9)+(0x10)+(0x11) + (1x12) + (4x13) + (0x14) + (5x15)+(3x16);

b) 0+0+0+10+42+56+24+0+0+0+12+52+0+75+48=319

c) 319÷11 = 29; RESTO = 0;

d) 11-0=11 - despreza-se a casa da dezena; e

e) o 1º DV será 1 (um).

OBSERVAÇÃO: o número encontrado para o 1º DV, deverá ser colocado à direita do número único de processo, dando continuidade aos procedimentos relativos ao cálculo do 2º DV, conforme a seguir:

a)(lx2)+(0x3)+(0x4)+(0x5)+(2x6)+(7x7)+(8x8)+(3x9)+(0x10)

+(0x11)+(0x12)+(1x13)+(4x14)+(0x15)+(5x16)+(3x17);

b) 2+0+0+0+12+49+64+27+0+0+0+13+56+0+80+51=354

c) 354÷11 = 32; RESTO = 2;

d) 11-2=9; e

e) O 2º DV será 9 (nove).

Assim sendo, o número único do processo dado como exemplo, será acrescido dos dígitos verificadores 35041.000387/2000-19.

2º Exemplo:

Dado o número único de processo 0400.001412/2000, calcular os dígitos verificadores.

a)(0x2)+(0x3)+(0x4)+(2x5)+(2x6)+(1x7)+(4x8)+(1x9)

+(0x10)+(0x11)+(0x12)+(0x13)+(0x14)+(4x15)+(0x16);

b) 0+0+0+10+12+7+32+9+0+0+0+0+0+60+0=130;

c) 130÷11 = 11; RESTO = 9;

d) 11-9=2; e

e) O 1º DV será 2 (dois).

Para o segundo DV:

a)(2x2)+(0x3)+(0x4)+(0x5)+(2x6)+(2x7)+(1x8)+(4x9) +(1x10)+(0x11)+(0x12)+(0x13)+(0x14)+ (0x15) +(4x16)+(0x17);

b) 4+0+0+0+12+14+8+36+10+0+0+0+0+0+64+0=148;

c) 148÷11=13; RESTO=5;

d) 11-5=6; e

e) O 2º DV será 6 (seis).

Assim sendo, o número único de processo dado como exemplo será acrescido dos dígitos verificadores 4000.001412/2000-26.

Art. 17. Os órgãos que não dispõem de recursos automatizados deverão, simplesmente, colocar à direita dos quinze algarismos referentes ao número inteiro do processo, duas letras, D e V (iniciais de DÍGITO VERIFICADOR), considerando que, no futuro, poderão ser automatizados e farão uso desta sistemática.

Art. 18. Quando uma unidade protocolizadora receber um processo de outro órgão, deverá proceder seu registro e a sua tramitação deverá ocorrer com o número de origem, rigorosamente, inalterado.

DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 19. É vedado adotar procedimentos diversos do admitido nesta Portaria, como colocar arbitrariamente qualquer algarismo para indicar o dígito verificador ou suprimir dígitos de verificação que tenham sido lançados por outro órgão.

Art. 20. Recomenda-se que, no desenvolvimento de sistemas automatizados para a tramitação/controle de processos e/ou documentos, seja prevista a elaboração de relatórios para a prestação de informações gerais.

Art. 2l. A capa de processo utilizada atualmente, pelos órgãos públicos federais, será mantida e tem as seguintes especificações básicas:

I - material: Papel Kraft branco (KB-125) com 125g/m2;

II - formato: 220mm x 298mm;

III - forma de apresentação: Folha Dupla (D);

IV - timbre: 5 (centrado no impresso com os dizeres "Serviço Público Federal", ficando a parte superior do emblema a 15mm (40 pontos);

V - impressão: Preto frente;

VI - acondicionamento: Pacote de 250 impressos, envoltos em papel kraft (KN-75), cor parda e rotulado; e

VII - unidade de compra: Milheiro.

Art. 22. Os sistemas informatizados deverão prever cálculos diferenciados dos DÍGITOS VERIFICADORES entre os números dos processos anteriores e os posteriores a 1/1/2000, e a fórmula de cálculo destes dígitos será a mesma descrita nesta Portaria, sendo que os números dos processos autuados anteriormente àquela data terão 13 posições (ano com 2 caracteres numéricos) e os posteriores terão 15 posições (ano com 4 caractéres numéricos).

Art. 23. Os casos omissos e as dúvidas serão dirimidos pelo DLSG/SLTI/MP.

Art. 24. Fica revogada a Portaria MP nº 02, de 26 de fevereiro de 2003.

Art. 25. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

ROGÉRIO SANTANNA DOS SANTOS

(Of. El. nº 293/03)

D.O.U., 19/05/2003