ORIGEM DA BASE DE DADOS
ESOCIAL
O FGTS Digital utilizará as informações declaradas pelos empregadores no eSocial para alimentar sua base de dados. O calendário de entrada em produção do novo sistema será divulgado em breve. Enquanto isso, os empregadores devem aproveitar para rever processos internos e conferir se as informações relacionadas ao FGTS estão sendo declaradas corretamente via eSocial.
Como as informações do eSocial não estavam sendo utilizadas até o momento para realizar recolhimentos, é possível que alguma configuração de incidência de rubricas ou de bases próprias do FGTS não esteja correta. Assim, as empresas devem revisitar todas as rubricas utilizadas em suas folhas de pagamento e fazer as alterações necessárias. Devem verificar também as verbas remuneratórias que são utilizadas apenas como base para FGTS, como nos casos de afastamento acidentário, serviço militar obrigatório, aviso prévio indenizado e primeira parcela de 13º salário.
Sincronismo entre eSocial e FGTS Digital
O envio de admissões, alterações cadastrais e contratuais, desligamentos e, principalmente, as remunerações terão impacto quase simultâneo na gestão e geração de guias e outros serviços do sistema.
A cada evento transmitido do trabalhador, haverá a sensibilização no FGTS Digital. Não será necessário fechar a folha de pagamento (evento S-1299) para que o empregador possa gerar guias de determinada competência (mês). Em dias de grande volume de dados transmitidos, poderá haver um intervalo maior de tempo entre o envio e o processamento interno do FGTS Digital, e o empregador deve certificar-se de que todas as remunerações transmitidas já constam na tela. Para simplificar esse processo, principalmente para empresas com elevado número de trabalhadores, quando o empregador enviar o evento de fechamento da folha (S-1299), o FGTS Digital fará uma validação interna para verificar se todas as remunerações recebidas coincidem com o totalizador do FGTS (S-5013). Após essa verificação, o sistema indicará o status da folha (fechada ou aberta) e o horário em que foi realizada aquela validação.
Veja comparativo entre o processo anterior do Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (SEFIP) e a nova forma de declaração de informações (eSocial):
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SEFIP |
FGTS Digital |
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Para recolher o FGTS de apenas um trabalhador, a empresa tem que transmitir o de todos os outros, mesmo que já tenha efetuado o recolhimento destes. |
Recebe dados por trabalhador, sem necessidade de reenviar declaração dos demais. |
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No caso de perda de arquivo transmitido e seu protocolo, só é possível gerar a guia pelo Conectividade Social. |
Reimpressão de guias e relatórios on-line. |
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Exige guardar um backup com informações de meses anteriores caso seja necessário mandar alguma retificação ou recolhimento de diferenças. |
Mantém repositório on-line, disponível para download. |
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Para regularizar situação de trabalhador com débitos em vários meses o empregador precisa enviar um SEFIP para cada mês e uma guia para cada competência. |
Permite mandar todas as remunerações num único evento S-1200 apenas para o trabalhador nessa situação, sem necessidade de repetir os demais trabalhadores. Pode gerar uma única guia com todo o débito. |
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Parcelamento: exige envio de confissão de dívida para parcelar. A empresa precisa enviar novamente uma SEFIP para cada prestação, escolhendo os trabalhadores para bater com o total da guia. |
Parcelamento: utiliza dados do eSocial. Não é necessário reenviar valores para individualizar as parcelas. |
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Não gera uma guia para cada tomador de serviços. |
Filtro para gerar guia por tomador de serviços. |
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Há opção padrão para gerar guias do FGTS com todos os trabalhadores declarados na SEFIP. |
Permite personalizar a guia de acordo com a necessidade da empresa, inclusive colocando em uma mesma guia várias competências diferentes, débitos mensais e rescisórios, por categoria de trabalhador, estabelecimento, por trabalhador, apenas débitos vencidos ou a vencer, entre outros. |
Num momento posterior, todos os recolhimentos de FGTS do passado serão realizados via FGTS Digital utilizando esses campos do eSocial, desativando definitivamente a GFIP para fins de FGTS e possibilitando a utilização de todas as ferramentas do FGTS Digital para otimizar e simplificar os processos de trabalho. Não há previsão de quando isso ocorrerá.
OUTRAS BASES
Além do eSocial, futuramente o FGTS Digital utilizará outras fontes de dados para recompor as bases de remunerações para recolhimento do FGTS. Informações declaradas anteriormente via SEFIP/GRRF, RAIS e valores apurados em fiscalização serão integrados ao banco de dados.