Planejamento Adaptativo

Planejamento adaptativo em 3 passos: Modelo LA-BORA! gov

Aprenda metodologia flexível e simples para tirar o planejamento do papel e criar autonomia e autorresponsabilidade na gestão de pessoas e projetos.

Passo 1: Olhe para as pessoas 

Antes de falar de trabalho, olhe para a equipe: como as pessoas veem o passado e  projetam o futuro das suas vidas? Isso ajuda a criar empatia e conexão no time. A proposta aqui é dedicar um tempinho para que a equipe olhe para si...de forma assíncrona! Ai vão 3 sugestões de atividades para o Passo 1: 

Sugestão 1

Crie um espaço virtual (pode ser um quadro no Miro, Google docs, Jamboard, etc) e incentive a equipe a refletir a respeito das perguntas abaixo:

Olhe para o seu passado. Se você pudesse voltar 10 ou 20 anos no tempo (pode escolher), quais conselhos daria a si mesmo? 

Aqui sugerimos uma dinâmica guiada para resoluções de ano-novo...tipo um autoplanejamento. A ideia é que todos, de forma individual e assíncrona, reflitam sobre o que fizeram no último ano e o que planejam para o ano corrente. O passo-a-passo está neste vídeo. O vídeo está todo narrado e, assim, acessível para pessoas com deficiência visual.  

Sugestão 3 

Essa sugestão tem como base a figura de diversos animais de estimação: um está sério, outro rindo, outro brincando, outro apreensivo (aqui). Olhe para a figura dos animais de estimação ou pense sobre como você se sente e reflita sobre a seguinte pergunta "Quem sou eu em 202xx?". Essa é uma maneira leve para que a equipe pense sobre as expectativas que têm para o ano. 

Sugerimos que essas reflexões pessoais sejam compartilhadas no Passo 3. 
 
Ah, mas se você acha que a equipe ainda não está no clima de falar sobre temas pessoais, não tem problema! Pode pular para o passo 2. Mas aqui no LA-BORA!gov funciona demais...ajuda a criar confiança e engajamento. Vale tentar! Agora que já passamos pelo passo 1 com sugestões de atividades, vamos ao próximo passo! 

Passo 2: Olhe para o Trabalho 

Agora relembre missão e valores da instituição. Olhe para conquistas do último ano e comece a planejar o futuro. Tudo ainda de forma assíncrona. Segue uma sugestão de dinâmica:

2º Convide a equipe a olhar para o planejamento do governo (diretrizes), depois para o planejamento da instituição (ex.: Ministério da Economia), em seguida para o da Secretaria/Diretoria (ex.: SEDGG ou SGP), até chegar na área. Assim, garantimos um alinhamento estratégico organizacional; 

 3º  Agora sim, olhe para o quadro do planejamento do último ano e relembre as entregas da área e registre: o que mais te surpreendeu?; qual a maior lição aprendida?; qual foi o projeto mais importante e por quê? (para quem não estava na organização, pense nos projetos nos quais você trabalhou na sua área anterior); 

4º Na sequência, cada responsável pelos projetos executados no último ano grava um áudio de whatsapp com um pitch (discurso de venda) de 1 min, para que novos membros se familiarizem com a ação. Lembre-se de designar alguém para organizar e disponibilizar esses pitchs com os colegas. O vídeo abaixo acontece inteiro dentro de um elevador e conta com legendas.  

5º Em seguida, se a equipe tiver uma ideia bacana de um novo projeto que acha tudavê com a organização/área, insira essa ideia (nome do projeto) no espaço virtual no tópico "Ano novo, ideia nova", e grave um pitch de 1 min sobre ele; 

6º Agora, todos ouvem os pitchs (projetos em curso e os novos) e anotam perguntas para o dia do encontro síncrono.  Em seguida, a ideia é que todos tentem colocar seu nome nos projetos/atividades que mais se interessaram (a competência para trabalhar, a gente desenvolve. O importante é que as pessoas encontrem sentido no projeto);  

Pronto! Na próxima etapa, o time se reunirá para discutir os resultados dos passos 1 e 2. 

Passo 3 – Junte o time e dê um play! 

Chegou a hora de juntar todo o time! Compartilhe o que rolou no assíncrono, defina líderes e equipes dos projetos. A ideia é permitir que as pessoas escolham os temas nos quais têm mais interesse. Caso queira mais detalhes, assista/escute esse vídeo: Tire o planejamento do papel! Como planejamos e gerenciamos nossos projetos de forma simples e ágil 

Atividade síncrona (em grupo) 

Aqui é o momento de juntar todo o time o compartilhar tudo que aconteceu nos passos anteriores. Aí vai uma sugestão de dinâmica: 

25min - Cada pessoa tem até 2min para falar sobre o passo 1 (olhe para si). 

15min - Cada pessoa tem 1min para falar sobre o passo 2.1 (o que + surpreendeu, lição aprendida e ação + importante). 

20min - Aqui é o momento de compartilhar perguntas e respostas sobre os projetos após terem ouvido os pitchs gravados pelos responsáveis. 

10min - Agora, cada pessoa tem 2 votos para escolher as ideias novas de projetos. Pode votar na mesma duas vezes ou não votar em nenhuma. A(s) mais votada(s) vão para o quadro do planejamento. 

30min - Chegou a hora de conciliar interesse com necessidade. Avaliem se o quantitativo de pessoas está adequado e justo para cada projeto e atividade e mudem o que for necessário. 

Depois, decidam quem serão os líderes e co-líderes de cada projeto e atividade. Todos os projetos e atividades precisam de líder e co-líder. Agora é só começar: 

• Líderes dos projetos e atividades agendam as reuniões e atividades e escolhem a forma como irão gerenciar o projeto ou atividade: canvas, trello, asana, miro, planner... 

• Criam o cronograma de entregas e responsáveis pelas etapas do projeto ou atividade, se necessário. 

• Atualizam regularmente o status do projeto/atividade.  

E, por fim, por que usar esse modelo para planejar? Se o mundo muda o tempo todo, então para que planejar? Por isso mesmo! Afinal, como disse Peter Drucker "A melhor maneira de prever o futuro é criá-lo" e esse modelo funciona porque:  

• É adaptável e flexível: os projetos mudam ao longo do ano e esse modelo facilita a adequação das metas, responsáveis, prazos e a atualização das etapas, prioridades, etc; 

• Os projetos são geridos por times de servidores, sempre com um líder e um co-líder. Assim, gerimos o risco de um projeto ficar "órfão", em espera ou ser personificado em um só servidor. Isso também traz mais senso de trabalho em equipe e menos sobrecarga; 

• Geramos um histórico visual, um repositório de entregas e de metas, em que é possível enxergar o todo, de forma sistêmica; 

• Fica bem mais simples enxergar os riscos em cada projeto para gerenciá-los; 

• Chegou gente nova no time? Essa pessoa conseguirá identificar todos os projetos em andamento, realizados e suspensos, quem são ou foram os responsáveis, quais as datas das entregas, etc.. Isso gera sensação de pertencimento e facilita nossa vida! 

• Ao escolherem os projetos que têm mais interesse e expertise, os servidores criam autorresponsabilidade e se conectam com o trabalho; 

• Unir atividades entre times, evitar retrabalho e sobreposições também é outro benefício! 

• Os líderes conseguem acompanhar o trabalho de cada time de projeto, quais as etapas, entregas e projetos finalizados, de forma muito visual e assertiva. Tempo é um recurso escasso principalmente para lideranças! 

• Ao dar autonomia e permitir a gestão dos projetos por times de servidores, as lideranças geram confiança criativa e aumentam engajamento. 

 "Se quer encorajar alguém a fazer alguma coisa, faça com que seja simples", Richard Thaler.