Instrumento de alinhamento de informações, expectativas e compromissos entre chefia e servidor

Publicado em 26/10/2021 13h52 Atualizado em 29/10/2021 17h02
Este roteiro traz uma série de perguntas fundamentais para serem refletidas e alinhadas entre chefias e servidores, especialmente participantes do PGD.
Importante ressaltar que as respostas não têm efeito de contrato, e situações extraordinárias fora do controle da chefia e do servidor podem afetar as opções de alinhamento. A discussão sobre as questões e os registros das respostas deve ser visto como uma boa intenção entre chefia e servidor em gerar alinhamento de informações, expectativas e compromissos. No entanto, no caso específico do PGD, nada impede que as respostas a este instrumento de alinhamento façam parte do termo de ciência e responsabilidade assinado pelo servidor e sua chefia imediata.
Abaixo, as perguntas foram agrupadas por tema:

Mentoria

  1. Alguém da equipe atuará como mentor e me auxiliará com as dúvidas iniciais?
  2. Onde posso ter acesso aos documentos utilizados pela equipe para que eu possa me ambientar?

Plano de trabalho

  1. Em uma frase, qual é/será minha atribuição na equipe? 
  2. Responderei a mais de uma chefia? Quem define o quê (formalmente e em termos de atribuições) e quem predomina no caso de divergência?
  3. Na execução dessa atribuição, quais são as principais atividades que devo desempenhar? A resposta a esta pergunta é provavelmente a lista de atividades que deverão compor seu plano de trabalho.
  4. Quais as entregas associadas a essas atividades? Toda atividade deve gerar uma entrega/resultado. As entregas podem ser pedaços de algo maior, como etapas de um projeto.
  5. Como, onde e com qual frequência devo registrar as entregas? A resposta sobre como e onde mostra como quais são os instrumentos de registro de acompanhamento das entregas, tais como softwares, relatórios, sistemas de gestão de documentos. A resposta sobre a frequência mostra a duração ideal das atividades no plano de trabalho.
  6. Como é feita a avaliação das entregas e como é o processo de feedback. Há algum método ou critério? 
  7. De quanto em quanto tempo minhas atividades devem ser revistas? A resposta a esta questão mostra a duração ideal do plano de trabalho

Local de trabalho

  1. Onde devo executar meu trabalho? Presencial (no escritório), Teletrabalho (fora do escritório), Semi-presencial (dias no escritório dias fora do escritório)? A resposta a essas perguntas vão definir a modalidade de execução de seu programa de gestão.
  2. Se semi-presencial, em quais dias do mês devo estar no escritório? Se os dias no escritório não estão pré-definidos, como será a convocação e com qual antecedência? O planejamento dos dias de escritório, além de racionalizar o uso da infraestrutura disponível por meio do compartilhamento de estações de trabalho entre servidores, permite ao servidor se organizar com antecedência para realizar os deslocamentos ao local de trabalho.
  3. A modalidade teletrabalho segue feriados, pontos facultativos e horário do escritório (local de exercício) ou do local de moradia do servidor?

Horário de execução do trabalho

  1. O trabalho pode/deve ser realizado de forma síncrona, assíncrona ou assíncrono com momentos síncronos?
  2. Se o trabalho pode/deve ser realizado de forma assíncrona com momentos síncronos, quais são os eventos e períodos de sincronia, e caso seja necessária a entrada de novos momentos de síncronos na agenda, com qual antecedência mínima eles serão informados?

Comunicação, disponibilidade e documentação

  1. Quais os canais de comunicação e em quais situações cada um deles é usado? Aplicativos de mensagens instantâneas, emails, aplicativos de reuniões virtuais, sistemas de gestão de documentos, aplicativos de gestão de tarefas e projetos etc.
  2. Quando recebo uma mensagem ou solicitação (da chefia), qual o tempo limite para respondê-la (por dia da semana e horários)? Esse tempo varia de acordo o canal de comunicação? Se sim, especifique as expectativas de tempo de resposta por canal de comunicação. Esses tempos de respostas também valem para mensagens recebidas de colegas de trabalho? Se não, quais as especificidades?
  3. Quando eu enviar uma mensagem (para a chefia), qual o tempo limite esperado para obter uma resposta (por dia da semana e horários)? Esse tempo varia de acordo o canal de comunicação? Se sim, especifique as expectativas de tempo de resposta por canal de comunicação.
  4. Quando, como, onde e quais comunicações devo compartilhar com o time e quais devo direcionar apenas para destinatário final?
  5. Quando precisar me comunicar com o destinatário final, devo observar a hierarquia e pedir para meus superiores em entrar em contato? Se não, devo copiá-los nessa comunicação?
  6. Há algum padrão a ser observado quanto à forma e à formalidade nas comunicações? Se sim, quais são? Eles variam conforme o canal de comunicação?

Reuniões virtuais

  1. Onde as reuniões virtuais acontecem e como devo acessá-las?
  2. Em quais situações posso manter a câmera fechada durante as reuniões e quais situações devo, necessariamente, mantê-la aberta?
  3. É esperado que eu esteja um local completamente silencioso durante as reuniões? Quais são as regras de ruído e o que é aceitável e não aceitável?
  4. Devo usar fone de ouvido?
  5. Devo utilizar um fundo de tela durante as reuniões virtuais? O que é recomendado, aceitável e desaconselhável?

Equipamentos, Softwares e conexão

  1. O órgão/entidade oferece equipamentos (computador, mesa, cadeira, fones de ouvido etc) e softwares (aplicativos para execução do trabalho)? Se sim, quais são e como acessá-los?
  2. Posso usar meu computador pessoal para realizar o trabalho?
  3. No caso de uso de meu computador pessoal, é necessário instalar algum software para realização do trabalho? Se sim qual e como acessá-lo?
  4. É necessário VPN para acessar arquivos e sistemas de trabalho? Se sim, para quais e onde posso encontrar informações para configuração da VPN?
  5. Qual a qualidade mínima que minha conexão à internet deve ter (velocidade de upload e download)?
  6. Devo possuir alguma redundância de internet caso minha conexão principal caia?
  7. Caso fique sem acesso à internet (conexão principal e redundância), como devo proceder?

Férias

  1. Existe alguma orientação sobre o revezamento de férias entre os membros da equipe?
  2. Existe algum período não indicado para o agendamento das férias?
  3. Com qual antecedência devo marcar minhas férias?
  4. Existe algum período mínimo de duração e intervalo entre as férias?
  5. Existe algum critério de priorização dos membros da equipe para o agendamento das férias nos meses mais concorridos?
  6. E sobre o recesso de fim de ano? Existe alguma regra ou orientação?

Validade e revisão

  1. De quanto e quanto tempo devemos rever as respostas a essas perguntas?
  2. Posso contar com a validade das respostas sobre local e horário de execução do trabalho por quanto tempo?
  3. Quem poderá (cargo/nível hierárquico), e em quais situações, mudar os entendimentos sobre o local e horário de execução do trabalho? Sugere-se que situações como alterações de chefia sejam ser consideradas.
  4. Ocorrendo mudanças sobre o local e horário de execução do trabalho, com qual antecedência antes da vigência serei avisado?
  5. Se eu não concordar com as mudanças sobre o local e horário de execução do trabalho, como podemos resolver as divergências?
  6. Como podemos deixar registrado para consulta futura nosso alinhamento realizado nesta conversa? Por exemplo, e-mail enviado com respostas a esses questionamentos com de acordo de ambas as partes, gravação da reunião etc.