Modelo referencial de DFT e Sisdip
Modelo referencial de DFT
O que é o Dimensionamento da Força de Trabalho?
O Dimensionamento da Força de Trabalho (DFT) é uma das ferramentas de planejamento da força de trabalho que processa dados qualitativos e quantitativos sobre as entregas realizadas por uma equipe, as características de pessoal que compõem a unidade e o contexto do trabalho. Sua utilidade mais conhecida é a de estimar a quantidade ideal de pessoas para realizar entregas, com foco em resultado, considerando o contexto organizacional e as características da força de trabalho. Esse instrumento de planejamento visa apoiar a gestão de pessoas e subsidiar o planejamento de políticas públicas.
Para que serve o dimensionamento da força de trabalho?
O DFT pode auxiliar os órgãos e entidades no aprimoramento do planejamento da força de trabalho por meio de dados, informações, indicadores e entregas com seus respectivos esforços. O dimensionamento pode contribuir também para o caráter uniformizador das políticas de gestão de pessoas do Sipec, colaborar para o desenvolvimento do Programa de Gestão e Desempenho e fornecer informação qualificada para a tomada de decisão relativa à alocação de pessoal.
Além disso, o DFT busca o aprimoramento dos pedidos de concursos públicos, contratações temporárias e movimentação de pessoal, favorecer o diagnóstico organizacional e a melhoria de processos, bem como cooperar para a melhoria dos serviços prestados à sociedade. A meta do órgão central do Sipec é tornar o DFT um processo orgânico no âmbito da administração pública federal direta, autárquica e fundacional.
Qual o público-alvo do dimensionamento da força de trabalho?
Órgãos e entidades da Administração Pública Federal Direta, Autárquica e Fundacional.
O que é o modelo referencial de dimensionamento da força de trabalho?
É o modelo desenvolvido em parceria entre o órgão central do Sipec e a Universidade de Brasília, que inclui a metodologia de DFT e o Sistema de Dimensionamento de Pessoas (Sisdip). O modelo referencial é composto por duas metodologias: típica e atípica. A metodologia típica, que abrange mais de 95% dos casos, é utilizada em situações nas quais é possível mensurar a produtividade da unidade, por meio de entregas resultantes de processos de trabalho. A metodologia atípica é utilizada de forma excepcional, nos casos em que a produtividade não pode ser mensurada por meio de entregas resultantes de processos de trabalho, sendo baseada em parâmetros individuais de produtividade.
Objetivo do órgão central do Sipec
A intenção do órgão central do Sistema de Pessoal Civil da União (Sipec) é possibilitar que os órgãos e entidades da administração pública federal possam utilizar o dimensionamento como prática contínua, como base para as suas decisões estratégias de gestão de pessoas.
Dentre essas decisões, pode-se destacar:
- Subsidiar negociações de recomposição e de movimentação da força de trabalho;
- Melhorar o aproveitamento da força de trabalho.
- Definir o esforço necessário para a realização de determinado trabalho, sem que sobre ou falte capacidade;
- Mapear entregas técnicas;
- Qualificar o planejamento de pessoal, oferecendo dados e análises que permitam decisões embasadas acerca da configuração do quadro;
- Melhorar a utilização dos recursos públicos;
- Otimizar o uso dos recursos com ações de capacitação e desenvolvimento de servidores;
- Subsidiar a criação de uma cultura organizacional orientada para as entregas e resultados;
- Otimizar a interface estratégia, estrutura, tecnologias e pessoal, visando a consecução de objetivos estratégicos;
- Possibilitar maior poder de decisão e potencialização da unidade de gestão de pessoas;
- Fornecer suporte para a implementação do Programa de Gestão e Desempenho (PGD) no órgão ou entidade; e
- Possibilitar a integração dos sistemas de Gestão de Pessoas de movimentação, desenvolvimento e valorização de pessoas.
O DFT tem como resultados um conjunto de indicadores numéricos, uma descrição do trabalho e relatórios descritivos compilados com dados de pessoal de cada unidade organizacional dimensionada. O painel de resultados traz estimativa da quantidade ideal de pessoas, além de outras informações, como o perfil da equipe (idade, tempo de serviço, sexo, escolaridade, abono de permanência), rotatividade de pessoal, complexidade das entregas e as que mais demandam esforços, as ausências e seu impacto na produtividade, entre outros indicadores que, analisados em conjunto, dão uma visão gerencial da unidade e do órgão.
Neste sentido, o DFT pode ser caracterizado como uma soma de ações coordenadas que levam ao autoconhecimento da unidade, por meio de uma clara identificação das suas entregas ou produtos, da definição do mecanismos para a mensuração do número de entregas concluídas, em determinado período, e diversos outros aspectos úteis aos gestores de unidade.
Exemplo de painel de resultados e indicadores
Ganhos e benefícios
Para a administração pública federal
- Melhorar a utilização dos recursos públicos;
- Possibilitar o pleno funcionamento da máquina pública.
Para os órgãos e entidades
- Subsidiar negociações de recomposição e de movimentação da força de trabalho;
- Alocar o pessoal de forma mais assertiva;
- Fornecer diagnóstico da gestão organizacional;
- Subsidiar a criação de cultura organizacional orientada para entregas e resultados;
- Responder a recomendações dos órgãos de controle – TCU e CGU
Para os gestores
- Informações sobre o perfil da unidade;
- Monitoramento e planejamento das entregas;
- Oferta de dados e análises que permitam decisões embasadas acerca da configuração do quadro.
Para os servidores públicos
- Maior transparência no mapeamento de entregas sob sua responsabilidade;
- Identificação dos esforços empregados nas atividades desempenhadas;
- Suporte para implementação e manutenção do Programa de Gestão;
- Contribuição para melhorar o contexto organizacional; e
- Possibilitar visão mais ampla sobre a unidade e o trabalho executado.
Resultados alcançados
- Estimar o quadro ideal de pessoas por unidade de atuação e tamanho do órgão;
- Apontar as principais entregas por área de atuação;
- Identificar custos e possível automação das entregas;
- Identificar entregas que não são de competência da área e passíveis de execução indireta;
- Detectar qual o direcionamento do esforço da área por temática - Desenvolvimento? Cadastro? Pagamento? / Definir, a partir do retrato atual, onde se quer chegar?
- Idealizado para colaborar na catalogação de entregas desenvolvidas em toda a APF e potencializar a coleta qualitativa no processo do DFT;
- Banco de entregas extraído diretamente do SISDIP, atualizado em tempo real e ampliado sistematicamente; e
- Banco de entregas separado por categorias de serviços para facilitar a busca por entregas específicas, de acordo com o tema.
Sistema de Dimensionamento de Pessoas - Sisdip
O Sistema de Dimensionamento de Pessoas (Sisdip) é uma ferramenta tecnológica disponibilizada pelo órgão central do Sipec para apoiar a gestão, registrar, armazenar e executar os cálculos dos dimensionamentos por meio de entregas, bem como agregar indicadores qualitativos e quantitativos acerca da força de trabalho nos órgãos ou entidades da administração pública federal. O sistema foi desenvolvido, sem concorrer entre os projetos e equipes do SERPRO, e possui base de dados robusta que permite ganho de celeridade no mapeamento das atividades realizadas.
Para utilizar o Sisdip é preciso estar capacitado, cadastrado e habilitado. O primeiro acesso é concedido pelo órgão central do Sipec aos gestores de órgão (servidores responsáveis por montar e tipificar a instituição no sistema). Após essa primeira concessão, os gestores de órgão serão os responsáveis por conceder os demais acessos, de acordo com o perfil de cada servidor.
Lembrando, que nos casos em que a capacitação ocorra em parceria com as escolas de governo, a solicitação ao Sisdip deverá observar os critérios estabelecidos no Art 4º. da Portaria 7.888/2022.
É necessário internalizar o Sisdip?
Não há necessidade. O Sisdip tem suporte do Ministério da Economia (ME), é WEB, intuitivo e de fácil navegabilidade. O sistema é integrado com o Siape, o que possibilita a migração de dados cadastrais, funcionais, licenças e afastamentos de servidores. O sistema é integrado também com o SIGAC, o que proporciona maior segurança no acesso.
