Modelo inovador de serviços compartilhados gera economia e otimiza entregas do setor público

O Centro de Serviços Compartilhados do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos (MGI), o ColaboraGov, encerra 2024 com 13 ministérios atendidos, “dobrando de tamanho” em apenas um ano. No final de 2023, ele contava com seis órgãos, mas outros sete ministérios passaram a integrar o modelo, ao longo deste ano, fortalecendo a proposta. O dado consta do balanço de atividades de 2024 da Secretaria de Serviços Compartilhados (SSC) do MGI, responsável pelo ColaboraGov.

O novo modelo otimiza a utilização de mão de obra e da gestão, além de aumentar a produtividade dos servidores, entre outros benefícios, potencializando principalmente a capacidade das áreas de suporte dos órgãos atendidos. O saldo final é a economia de recursos públicos e o direcionamento de esforços dos órgãos para execução das suas políticas públicas finalísticas, indicou o secretário de Serviços Compartilhados (SSC) do MGI, Cilair Abreu.

Instituído no ano passado (Lei nº 14.600/2023 — Decreto nº 11.834/2023), o ColaboraGov é um projeto executado pela SSC, focado na estruturação de um novo modelo de compartilhamento colaborativo de atividades de suporte administrativo entre diferentes órgãos do executivo federal.

O balanço da SSC aponta uma estimativa de economia com estrutura da área de suporte de aproximadamente R$ 2,37 bilhões em quatro anos. Outro ponto destacado no balanço mostra que o modelo já é responsável pela gestão de 1.730 contratos vigentes, no valor de quase R$ 4,86 bilhões, sendo que 742 desses contratos foram firmados em 2024. O ColaboraGov também já cuida da gestão documental de mais de 300 mil processos (entre físicos e eletrônicos).

Possibilidades

“Serviço compartilhado pode ter uma definição muito simples: uma unidade que presta serviços para várias outras unidades, conhecido como centro de serviços. No nosso caso, um centro de serviços públicos. Mas pode ser algo mais complexo: uma estratégia de gestão que evita replicar várias estruturas para fazer trabalhos muito similares ou totalmente idênticos”, explicou o secretário de Serviços Compartilhados do MGI.

“Já cuidamos de 13 folhas de pagamento, R$ 1 bilhão de pagamentos por mês, com uma equipe de 13 pessoas”, exemplificou o secretário de Serviços Compartilhados do MGI. Sem o mecanismo, seriam necessárias 52 pessoas para cumprir essa mesma tarefa.

O ColaboraGov presta serviços centralizados de logística, contratações, gestão documental, orçamento e finanças, gestão de pessoas, gestão estratégica e tecnologia da informação. “Boa parte desse trabalho é feito de forma padronizada, em sistemas eletrônicos”, apontou o titular da SSC, ao argumentar que são tipos de tarefas que podem ser executadas, de forma centralizada, a partir do ColaboraGov. Cada órgão mantém sua autonomia, inclusive orçamentária, e paga de forma proporcional pelos serviços que utiliza.

“Esse projeto é intensivo em inovação e mudança de mentalidade do servidor. Automatizamos muito os processos de trabalho. Recentemente, automatizamos uma planilha de pesquisa de preço para licitação, uma fase muito delicada, muito importante. Mas, para o mesmo objeto, havia pessoas fazendo de formas diferentes no Brasil inteiro. Pegamos o melhor modelo disponível, padronizamos, e agora todos vão fazer dessa forma. Em vez de levar dois, três dias para fazer essa tarefa, passou a exigir 20 minutos”, exemplificou o secretário.

Abreu destacou que o ColaboraGov é executado atualmente por uma equipe formada por 2.000 pessoas, distribuídas por todas as unidades da Federação. O balanço da SSC aponta que o ColaboraGov já mostrou poder de contenção de 2.304 pessoas nas áreas de suporte dos 13 ministérios atendidos.

Serviços à população

O titular da SSC destacou que o ColaboraGov vai além dos serviços de suporte administrativo, oferecendo apoio a entregas que impactam diretamente a sociedade, como a operacionalização do Auxílio Reconstrução no Rio Grande do Sul. Em três dias, o mecanismo viabilizou o pagamento dos benefícios, no valor de R$ 5.100 por cidadão. Outro destaque foi o apoio ao Ministério dos Povos Indígenas para a contratação emergencial de transporte para distribuição de cestas básicas aos povos Yanomami.

Outra ação nesse âmbito amparada recentemente pelo ColaboraGov foi o suporte para implantação pioneira no Ministério da Gestão do Decreto que possibilita contratação de mulheres em situação de violência doméstica (inclusão de mulheres em situação de violência doméstica e familiar nos contratos administrativos de serviços contínuos com regime de dedicação exclusiva de mão de obra, no percentual de 8% das vagas ativas). O balanço da SSC traz, ainda, como destaque o apoio na contratação da banca examinadora do primeiro Concurso Público Nacional Unificado (CPNU).

Acolhimento e inclusão

Para proporcionar um espaço seguro e acolhedor para as mães servidoras públicas e colaboradoras que precisam amamentar seus bebês após retornarem da licença-maternidade, em abril deste ano, o MGI, por meio da SSC e do ColaboraGov, inaugurou a primeira Sala de Amamentação na Esplanada dos Ministérios.

O espaço fica no térreo do Bloco C da Esplanada e conta com cabines individuais, poltrona de amamentação, ar-condicionado, refrigerador com termômetro digital para armazenamento de leite, micro-ondas, esterilizador de mamadeiras, trocador de fraldas e pia para higienização, além de outros utensílios de apoio.

A intenção é prosseguir com a implantação de salas de apoio à amamentação em todos os edifícios sob a gestão do ColaboraGov, a partir de tratativas com os gestores quanto às indicações das salas disponíveis em cada bloco e de um estudo de projeto individualizado, baseado nas especificações técnicas já produzidas pela Presidência da República e pela equipe do ColaboraGov, de forma a padronizar os ambientes e torná-los uma referência no governo federal, além da disponibilidade de uma Ata de Registro de Preços de âmbito nacional, que terá previsão de itens básicos necessários à implementação da sala.

Rotinas preventivas

Outra atuação possível pelo ColaboraGov é a de rotinas preventivas em 21 prédios públicos geridos pelo centro. No Dia D contra a Dengue, em 14 de dezembro deste ano, a equipe de manutenção predial do ColaboraGov, junto com a ministra da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos, Esther Dweck, mostraram serviços importantes que são feitos rotineiramente nos prédios, como a limpeza de ralos, calhas e bocas de lobo, e a aplicação de água sanitária nos ralos sifonados, para incentivar e esclarecer a população sobre os cuidados no combate ao mosquito da Aedes aegypti, transmissor da dengue, da febre chikungunya e do vírus Zika.

Acessibilidade em prédios públicos

Por meio de uma portaria conjunta, publicada em agosto deste ano, o MGI e o Ministério dos Direitos Humanos e da Cidadania (MDHC) estabeleceram diretrizes para garantir acessibilidade nos prédios administrados ou utilizados por órgãos e entidades da Administração Pública Federal direta, autárquica e fundacional.

Desde então, a SSC tem realizado algumas ações, como a instalação de catracas sem toque com cancelas acessíveis, a adequação de rampas de garagem, a reforma de sanitários e copas, e a elaboração de projetos para melhorar as calçadas próximas aos edifícios da Esplanada dos Ministérios sob gestão do MGI.

Os órgãos e as entidades federais têm um prazo de 18 meses para se adequar às novas exigências, que incluem a realização de laudos técnicos por profissionais habilitados e a elaboração de planos de trabalho que detalhem as ações necessárias para a adequação às normas de acessibilidade. Além disso, será obrigatória a publicação anual de indicadores de acessibilidade em seus sites, conforme modelo fornecido pela portaria.