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BALANÇO 2023
Gestão consolida modelo inovador de serviços compartilhados que aumenta economia e produtividade
O novo modelo de compartilhamento de atividades de suporte administrativo criado pelo Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos (MGI) para apoiar a reestruturação dos ministérios no governo do presidente Luiz Inácio Lula da Silva se consolidou como ação inovadora de gestão em 2023. Com a implantação do Centro de Serviços Compartilhados, o ColaboraGov, o modelo de gestão, que amplia a economia de escala, produtividade e eficiência da área de suporte, atenderá novas pastas em 2024.
Além do MGI, o arranjo atende outros cinco ministérios: Fazenda; Desenvolvimento, Indústria, Comércio e Serviços; Planejamento e Orçamento; Povos Indígenas e Empreendedorismo, Microempresa e da Empresa de Pequeno Porte. A partir de 2024, a Secretaria de Serviços Compartilhados (SSC) do MGI, responsável pelo ColaboraGov, atenderá mais sete pastas: Ministério dos Direitos Humanos e da Cidadania; da Igualdade Racial; das Mulheres; dos Portos e Aeroportos; do Turismo; do Esporte; e da Previdência Social. O decreto, que estabelece formalmente o modelo e expande o sistema de compartilhamento de serviços, foi publicado na última sexta-feira (22/12).
O modelo de compartilhamento de serviços abrange atividades relacionadas a gestão de pessoas; orçamento, finanças e contabilidade; administração e logística; tecnologia da informação, gestão estratégica, entre outras atividades de suporte administrativo. A centralização de atividades possibilita, por exemplo, padronizar processos e eliminar redundâncias. Isso pode levar a reduções significativas nos custos operacionais e melhorias na qualidade dos serviços prestados. Um exemplo prático da atuação do ColaboraGov, em 2023, foi a realização de 8 pregões, com adesão de quatro órgãos, além do MGI, que obteve economia estimada em R$ 1,7 milhão.
Ao longo de 2023, para a consolidação do modelo e implantação do ColaboraGov, o MGI realizou fóruns de discussão com os órgãos para construção do modelo de governança dos serviços compartilhados e oficinas temáticas que reuniram representantes dos órgãos atendidos, com o objetivo de aprofundar e alinhar temas específicos e avançar nos papeis, atribuições e escopo dos serviços.
Reuniões para apresentação e disseminação do arranjo com o Banco Interamericano de Desenvolvimento (BID), Tribunal de Contas da União (TCU) e Controladoria-Geral da União (CGU) também fizeram parte do processo de desenvolvimento do modelo, que contou ainda com a elaboração do Plano de Riscos, para gerenciamento dos riscos do projeto.
Estratégia
O serviço compartilhado foi adotado como estratégia de gestão a partir do desmembramento do antigo Ministério da Economia. A aplicação do modelo foi a solução para a decisão do Executivo de aumentar o número de ministérios, no início da gestão, sem aumentar o número de cargos de servidores. O propósito do arranjo é aumentar a produtividade do servidor público e assim melhorar a qualidade do serviço público.
“Esse é um dos modelos [de serviço compartilhado] mais abrangentes do mundo porque faz a parte de gestão de pessoas, de inserção orçamentária, de contratação, de logística e de gestão estratégica sem subtrair nenhuma competência de nenhum órgão. Estamos apenas separando a decisão da execução como se fossemos um escritório central”, explicou o secretário de Serviços Compartilhados do MGI, Cilair Rodrigues.
Além dos ministérios citados, o serviço atende 34 órgãos que prestam serviço nos estados, como a Advocacia-Geral da União (AGU), Tribunal de Contas da União (TCU), Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional (PGFN), várias unidades da Previdência Social e todas as unidades da Secretaria de Patrimônio da União (SPU) na figura das superintendências estaduais.
Comunicação e Transparência
Ao longo do ano, o MGI promoveu ainda a estruturação do Portal de Comunicação voltado para os órgãos atendidos, fortalecendo a comunicação e o compartilhamento de informações. Além da implantação de Painéis de Gestão Compartilhados para promover a transparência e facilitar o acesso às informações pelos órgãos parceiros.
Além disso, os canais de atendimento do ColaboraGov, o Centro de Serviços Compartilhados do MGI, passaram por uma reestruturação para aprimorar a experiência dos usuários internos para proporcionar uma interação mais eficiente e simplificada.
Para acesso de todos os cidadãos, o ColaboraGov disponibiliza o Portal de Serviços Compartilhados, que traz informações sobre o Centro de Serviços Compartilhados, a atuação do ColaboraGov, a trajetória do projeto, as unidades em todo país, órgãos atendidos, Catálogo de Serviços e muito mais.