Processos
Essa seção recomenda as principais ações relacionadas à melhoria dos fluxos de trabalho da organização que pretende implantar o SEI. Analisar os processos da organização é de fundamental importância na busca de maior efetividade na otimização dos processos com o uso do SEI.
Subtitens:
2. Diagnóstico e Mapeamento de processos de negócio
3. Otimização dos processos de negócio
4. Revisão dos procedimentos de gestão documental da instituição
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Será necessário que a alta administração defina o escopo de implantação do SEI na instituição, determinando quais processos de negócio serão contemplados, assim como os prazos a serem cumpridos.
De forma similar, serão definidos para o piloto de implantação do SEI seu escopo e prazo, que deverão ser previstos no cronograma de implantação, conforme o item Plano de Implantação.
Preferencialmente, deve-se optar por escopo de piloto que seja composto por processos de negócio que permitam obter ganhos rápidos e acelerar a redução de custos, o que auxiliará no convencimento e sensibilização da alta administração e dos servidores sobre a relevância da implantação em andamento.
2. Diagnóstico e Mapeamento de processos de negócio
Nesta etapa deve-se identificar nos processos existentes se há necessidade de melhorias nos fluxos de trabalho, traduzidos para o meio eletrônico. Desta forma, recomenda-se o mapeamento dos processos de negócio e os produtos obtidos em cada etapa, que permita uma visão geral dos processos da organização para um posterior diagnóstico. Isso indicará os pontos passíveis de ajuste e permitirá o redesenho mais adequado dos fluxos de trabalho da organização, que constitui fase preparatória para a implantação do SEI.
Deve-se ainda elaborar o mapa de riscos da implantação do SEI na organização, que poderá utilizar como referência o modelo geral constante do item Anexos – Análise de Riscos deste documento. Em seguida, devem ser identificadas as ações para mitigar os riscos mapeados, conforme grau de criticidade de cada risco, que devem ser consideradas no redesenho otimizado dos fluxos de trabalho da organização.
3. Otimização dos processos de negócio
O redesenho otimizado dos processos faz parte da etapa inicial de implantação do SEI na organização. Poderá implicar na retirada e/ou inserção de artefatos produzidos pelos processos, de acordo com as otimizações propostas, assim como em ajustes daquelas unidades administrativas pelas quais os fluxos de trabalho seguirão.
Os seguintes itens do checklist abaixo poderão ser utilizados como parâmetro para buscar a melhoria e a agilidade dos processos que estão em fase de otimização:
a) eliminação de atividades relacionadas ao papel, como: recepção, registro, trâmite, carimbo, cópia;
b) eliminação de trâmites em níveis hierárquicos desnecessários;
c) recepção e envio eletrônico de documentos de atores externos;
d) redistribuição da força de trabalho com a virtualização do trabalho;
e) acompanhamento online pelos interessados no processo;
f) eliminação de outros sistemas e mecanismos de controle, como a utilização de vários sistemas departamentais ou planilhas para controlar o andamento de processos
4. Revisão dos procedimentos de gestão documental da instituição
A partir do redesenho otimizado dos processos de trabalho da organização envolvidos na implantação do SEI, deve-se buscar revisão dos procedimentos relacionados a cada processo, de forma a adequá-los à nova rotina de trabalho, que estará em vigor após a implantação do SEI. Os procedimentos revisados irão gerar impactos nas atividades de gestão documental da organização, que necessitarão de adaptações para adequação à nova forma de trabalho.
A gestão documental na organização deve se preocupar tanto com os documentos digitais quanto com os não digitais e buscar estratégias de trabalho que permitam o tratamento da informação independente do seu suporte.
É importante ainda prever mecanismo de contingência para quando o sistema estiver indisponível e, logo, impossibilitado de ser acessado. Definir modelos de formulário ou similares, não digitais ou digitais, são recursos alternativos que podem ser adotados, excepcionalmente, nestas situações.
Para maior garantia dos resultados obtidos com a otimização dos processos e revisão dos procedimentos, é importante prever uma etapa para avaliar o material produzido, a fim de comparar os cenários anteriores os atuais. Com isso, é possível propor constantes melhorias, em busca de uma versão estável dos processos e adequada à realidade da organização.