Plano de implantação

Alinhado às diretrizes estabelecidas e com base no escopo definido de processos da instituição para o projeto de implantação do SEI, o Plano de Implantação deverá detalhar as atividades necessárias para disponibilização do SEI na organização, buscando garantir funcionamento adequado e estável desta solução no ambiente da instituição.

Os profissionais técnicos e de negócio participarão de forma mais intensa desta fase de implantação do SEI.

Subtópicos:

1 Implantação do Piloto

2. Configuração e Parametrização do SEI

3. Migração dos Dados

4. Cronograma de Implantação

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1 Implantação do Piloto

Recomenda-se a definição de piloto para a implantação do SEI na instituição, considerando que, por meio desta etapa, é possível observar falhas que poderão ser ajustadas para a fase de implantação do SEI na organização.

Nesta etapa, o escopo do piloto definido pela alta administração no item Processos será considerado para definição das tarefas a serem estabelecidas para cumprir tal objetivo.

O registro das informações obtidas com a implantação do piloto servirá de referência para ajustar o cronograma de implantação do SEI na instituição. 

2 Configuração e Parametrização do SEI

Atualmente, o SEI exige para seu funcionamento a instalação do Sistema de Permissões (SIP). Este sistema gerencia órgãos, unidades, usuários, hierarquias, sistemas e permissões para os usuários que serão utilizados pelo SEI.

Para início do funcionamento do SEI e do SIP, será necessário configurar tais sistemas e parametrizar algumas informações próprias de cada organização, como: sigla da organização, página de autenticação, nome do sistema a ser utilizado no título das janelas, endereço das unidades administrativas, estruturação da hierarquia organizacional, código de classificação documental. Mais informações podem ser encontradas no Manual de Instalação do SEI e no Manual do Administrador SEI.

Essa etapa inclui a carga inicial de dados no SEI com o objetivo de inserir informações e configurar as tabelas essenciais deste sistema relativas, por exemplo, a unidades, usuários, assuntos, hipóteses legais de sigilo, tipos de documento, tipos de processo e níveis de acesso permitido.

Ainda nessa etapa, cada servidor que utilizará o SEI deverá ter seu usuário SEI associado à permissão de acesso adequada.

3 Migração dos Dados

A migração de dados consiste na transferência das demais informações da base de dados das soluções em uso para registro e acompanhamento de processos não digitais e digitais com destino à base de dados do SEI. Tratam-se, principalmente, daquelas informações relacionadas a documentos e processos, suas tramitações e operações ocorridas, exceto aquelas que já compuseram a carga inicial citada no tópico anterior.

A etapa de migração de dados da solução em uso para o sistema SEI somente ocorrerá quando a alta administração da organização decidir por adotar a implantação do SEI tanto para os processos já registrados em sistemas antigos de acompanhamento de processos não digitais e de processo eletrônico quanto para os novos que venham a ser criados.

No cenário onde os sistemas de acompanhamento de processos não digitais permanecerem em uso para movimentação daqueles processos já cadastrados, sendo estabelecida uma data a partir da qual todos os novos processos criados ou recebidos deverão ser registrados e acompanhados no SEI, não haverá a necessidade de migração de dados já que o legado não será transferido para o SEI.

Outro cenário possível é quando a organização decide por continuar a utilização dos sistemas de acompanhamento de processos não digitais em uso, substituindo apenas os sistemas de processo eletrônico em utilização pelo SEI, quando haverá uma migração parcial, neste caso apenas aqueles digitais serão transferidos para acompanhamento pela solução SEI.

Já um terceiro cenário possível é optar pela desativação tanto do sistema de acompanhamento de processos não digitais quanto dos sistemas de processo eletrônico, havendo uma necessidade de migração de todos os dados dos sistemas citados para o SEI, a partir de data a ser estabelecida.

Quando a etapa de migração for necessária, é importante também realizar algumas validações por amostragem das informações migradas entre bases de dados para constatar que este procedimento foi realizado de forma adequada.

4. Cronograma de Implantação

Esta seção propõe um sequenciamento de fases para auxiliar na elaboração de um cronograma de implantação. A seguir, são apresentadas as principais atividades a serem previstas em cada fase para implantação do SEI na instituição. O cronograma de implantação poderá ser flexibilizado de acordo com o escopo e a realidade de cada organização. A indicação dos responsáveis deverá ser prevista para dar clareza sobre quem responderá por cada atividade.