Diretrizes
Esta seção objetiva apresentar as principais premissas para o início da implantação da solução SEI em uma instituição, de forma a viabilizar a execução deste projeto e potencializar as suas chances de sucesso, buscando atingir, com excelência, o resultado pretendido.
A alta administração da organização participará de forma mais expressiva desta etapa de implantação do SEI, sendo acompanhado pela equipe técnica que conduzirá os trabalhos de implantação, como apresentado no item Plano de Implantação.
Subitens:
2 Estratégia de convencimento da alta administração
3 Alinhamento com missão, valores e visão da instituição
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A implantação do SEI na instituição deverá ser formalizada pela alta administração, que deverá demonstrar para todos os envolvidos no projeto o seu apoio à adoção desse sistema, de forma a minimizar as resistências internas para realização das atividades pela equipe de trabalho formada para sua implantação. Nesse contexto, destaca-se a importância de ter como parceiras as áreas de Tecnologia da Informação e de Gestão Documental.
Uma alternativa muito interessante que poderá ser utilizada é a comunicação oficial da alta administração formalizando o projeto como estratégico. Dessa forma, torna-se evidente para os servidores que se trata de ação prioritária com total apoio dos gestores principais da instituição, os quais terão a oportunidade de apresentar os resultados e benefícios a serem alcançados e os prazos a serem cumpridos para a implantação do sistema. Esta ampla divulgação do apoio institucional ao projeto promove a motivação e o comprometimento dos servidores com a implantação do SEI na instituição, principalmente daqueles que integram a equipe de implantação, atuando de forma consciente em relação à importância do papel de cada um para o sucesso do projeto.
Sendo assim, várias ações poderão ser executadas para divulgar o apoio institucional do projeto. Alguns exemplos são:
a) Publicação de Ato para Instituição do SEI: Por meio de instrumento normativo que institui o SEI na instituição, a alta administração determinará formalmente a utilização deste sistema para registro e acompanhamento de processos;
b) Apresentação da Alta Administração para Servidores: Agendar apresentação dos gestores da organização com os servidores para tornarem público a importância do projeto para a instituição e registrar o convite a todos para atuarem nesta ação prioritária para a organização. Poderá ser executada também a ação mencionada no tópico anterior;
c) Ações de Endomarketing: Distribuir pelos instrumentos institucionais, como e-mail e intranet, vídeos e mensagens que apresentem claramente o envolvimento da alta administração da instituição com o projeto em questão, destacando quão estratégica para a organização a ação é considerada;
d) Formação de Multiplicadores: Sensibilizar servidores já comprometidos com a adoção do SEI pela organização, objetivando influenciar os demais para ampliar o apoio ao processo de implantação.
2 Estratégia de convencimento da alta administração
Para apresentar a proposta de adoção do SEI para os principais gestores da organização, faz-se necessário traçar uma estratégia que destaque os benefícios da implantação do sistema, entre eles:
a) Acesso remoto por meio de diversos tipos de equipamentos, como microcomputadores, notebooks, tablets e smartphones. Isto possibilita que os usuários trabalhem a distância;
b) Acesso de usuários externos que permite consultas e outras operações relacionadas a processos como, por exemplo, assinatura de contrato e outros tipos de documento;
c) Práticas inovadoras de trabalho, voltadas à orientação a processos de negócio e ao aumento da produtividade, que promovem o abandono do paradigma do papel;
d) Implantações bem-sucedidas em outras organizações;
e) Sistema intuitivo, que se apresenta estruturado com boa navegabilidade e usabilidade;
f) Alta portabilidade, sendo 100% web e acessível pelos principais navegadores disponíveis: Internet Explorer, Firefox e Google Chrome;
g) Possibilidade de execução em plataforma 100% software livre;
h) A solução é ofertada sem ônus para a organização.
3 Alinhamento com missão, valores e visão da instituição
A missão de uma instituição é a sua razão de ser, o motivo de sua existência, enquanto que a visão indica a situação em que a instituição deseja chegar e é responsável por nortear o órgão, considerando um conjunto de objetivos a conquistar. Já os valores são princípios que orientam atitudes, comportamentos e resultados dos servidores, assim como, o relacionamento da instituição com cidadãos, fornecedores e parceiros.
Tais conceitos conduzem a instituição à adequada direção estratégica e quaisquer projetos e ações que venham a ser realizados deverão indicar para o rumo traçado por esses conceitos norteadores.
Da mesma forma, para implantação do SEI na instituição, é fundamental alinhar este projeto com a missão, visão, valores, objetivos, atividades e tarefas do órgão, considerando todos os níveis e funções da instituição, a fim de produzir resultados alinhados com suas diretrizes.
A reserva de recursos financeiros para serem investidos na implantação do SEI deverá ser planejada, procurando-se a maximização de utilização dos recursos disponíveis na instituição, como pessoas, comunicação, infraestrutura. Apesar de o sistema SEI não exigir custos para aquisição, caberá à instituição custear os demais investimentos para a implantação do SEI na instituição. Tais investimentos possíveis são, principalmente, relativos a:
a) Divulgação: O órgão que fizer esta opção, precisará de apoio de profissional especializado para realização da campanha de divulgação, ou até mesmo, contratar este serviço, o que implicará em investimento a ser previsto;
b) Treinamento: Caso a instituição opte por contratar capacitação dos servidores na ferramenta SEI, sem utilizar o material fornecido pelo projeto, este custo deverá ser previsto;
c) Infraestrutura e Hospedagem: Investimentos em equipamentos e software poderão ser necessários para viabilizar a implantação do SEI, caso o órgão venha a hospedar esta solução no seu ambiente operacional; caso contrário, o projeto poderá exigir a contratação de serviço de hospedagem ou a ampliação de algum contrato já existente no órgão para este fim;
d) Suporte de TI: d) Garantirá a estabilidade do ambiente operacional no qual estará o sistema em funcionamento, assim como, uma atuação imediata para sanar qualquer irregularidade que surja neste ambiente e possa inviabilizar o adequado desempenho da aplicação. Profissionais especializados como administradores de banco de dados (DBA) e analistas de suporte deverão estar contemplados na prestação deste serviço. Mais detalhes no item Infraestrutura e Tecnologia.
e) Mapeamento e Otimização de Processos: Caso a instituição não possua profissional especializado para dedicar a este trabalho, será necessário contratar consultor para realização deste serviço, conforme atividades previstas no item Processos.
Será da alta administração a responsabilidade por definir o modelo de implantação do SEI a ser adotado, considerando aquele que melhor se adeque à realidade da instituição. As principais alternativas são apresentadas a seguir:
a) Implantação Imediata: É estabelecida uma data oficial de início da utilização do sistema SEI, quando deverá ser desativada a solução em uso para registro e acompanhamento de processos, caso haja, e todos da instituição passam a utilizar a ferramenta SEI (virada de chave). Para este modelo, a implantação poderá ocorrer de duas formas distintas:
Já de imediato, contemplar tanto os processos digitais quanto aqueles não digitais;
A implantação poderá ocorrer em 2 etapas: inicialmente, na data definida, a instituição passa a utilizar o SEI para novos processos e aqueles já cadastrados nas soluções em uso continuarão a serem acompanhados por tais sistemas até a definição de novos procedimentos e prazos para a migração do legado existente nestas soluções anteriores;
b) Implantação Paralela: Os dois sistemas, atual e o SEI, são mantidos em funcionamento, executando a mesma atividade simultaneamente até o final da fase de transição. Para este modelo, similar ao citado no item anterior, poderão ser definidas datas distintas para implantação paralela dos processos eletrônicos, assim como, procedimentos e prazos diferenciados para a migração dos não eletrônicos, a fim de não potencializar os impactos para as rotinas de trabalho das áreas envolvidas.
Diante dos fatos citados, evidencia-se a importância do apoio institucional da organização, a fim de garantir reforço na implantação da solução SEI, promovendo maiores chances de sucesso para o projeto em questão.