Manual do protocolo e arquivo

As atividades que propiciam o funcionamento da Administração Pública acarretam a produção de grande volume de documentos e processos que levou o Ministério do Planejamento a apoiar a implantação do Sistema Eletrônico de Informações (SEI). Essa implantação altera, substancialmente, as atividades de Protocolo e Arquivo, tornando necessária a definição de padrões de operação das funcionalidades próprias no sistema.

O SEI faz parte do processo de modernização da Administração Pública Federal, com objetivo de aprimorar a gestão documental e facilitar o acesso de servidores e cidadãos às informações institucionais, o que propiciará celeridade, segurança e economicidade;

O SEI integra o projeto Processo Eletrônico Nacional (PEN), iniciativa coordenada pelo Ministério do Planejamento, que congrega diversos órgãos e entidades públicas visando construir uma infraestrutura para a integração dos documentos e processos dos órgãos do Governo Federal.

Além da integração, espera-se que as melhorias na gestão de documentos e processos da Administração Pública, se traduzam em agilidade, produtividade, transparência, satisfação dos usuários e clientes e redução de custos.

O SEI foi desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal (TRF) da 4ª Região e selecionado por meio de Consulta Pública do Ministério do Planejamento como software para a gestão de processos e documentos digitais na Administração Pública Federal.

O SEI foi selecionado em razão da sua versatilidade, facilidade de uso, interface amigável, assinatura eletrônica, ergonomia, usabilidade e segurança das informações. Além disso, aperfeiçoa os processos de trabalho, com a diminuição das suas diversas etapas. Entre as práticas inovadoras do SEI destacam-se o fim do documento em suporte papel e o compartilhamento do conhecimento institucional em tempo real. Como consequência, tem-se a redução do custo com transporte, papel, impressora, toner e outros materiais de expediente e, principalmente, a redução de espaço físico de depósitos e arquivos. No entanto, uma das mais revolucionárias funcionalidades do SEI é a possibilidade de controles estatísticos para a gestão de prazos e produtividade.

O Manual de Protocolo e Arquivo do SEI apresenta o conjunto de regras e procedimentos técnicos a serem utilizados pelos servidores e colaboradores terceirizados da instituição que atuam nas unidades de Protocolo e Arquivo.

O Manual descreve os procedimentos relativos à captura - a protocolização - e ao arquivamento de documento e processos administrativos exclusivamente com a utilização do SEI e tem por objetivo racionalizar e padronizar procedimentos gerais referentes à gestão dessas atividades.

Essa padronização abrange os atos praticados nas etapas do trâmite documental nas áreas de protocolo, de forma a assegurar a difusão do conhecimento organizacional. Além disso, o resultado pretendido é garantir a celeridade dos processos decisórios e fortalecer a Administração Pública como um todo.

O SEI permite o acompanhamento integral da documentação arquivística, desde as etapas de produção, controle, trâmite, até a sua destinação final, seja a eliminação, seja a guarda permanente. Desta maneira, o sistema abrange os atos praticados nas etapas do registro, controle e trâmite documental nas áreas de protocolo, da sede e das representações regionais.

Esse Manual deve ser utilizado subsidiariamente ao Manual de Usuários do SEI, uma vez que as orientações completas para a utilização do sistema estão no mencionado documento.

Para a compreensão uniforme dos conceitos e termos técnicos utilizados na elaboração deste Manual, foi inserido em anexo um Glossário e a Legislação que regulamenta os procedimentos administrativos das unidades de Protocolo e Arquivo.

A seguir apresentamos os tópicos sobre o Manual do protocolo e arquivo:

1. Protocolo

• Atribuições do Protocolo
• Conceitos Arquivísticos Fundamentais
• Rotinas de Protocolo
• Criação-de-Processos-no-SEI
• Iniciar Processo
• Tipos de Processo
• Reabrir Processos
• Enviar Processos para outra Unidade
• Incluir Documentos
• Documentos Externos
• Orientações para Digitalização

2. Arquivo

• Gestão de Documentos
• Arquivamento no SEI

3. Glossário

4. Referências