Jornada de Implantação do PEN
DURANTE O PERÍODO DO DEFESO ELEITORAL DIVERSOS CONTEÚDOS ESTÃO SUSPENSOS.
Fique atento às restrições das atividades de comunicação governamental de acordo com a legislação eleitoral vigente. Saiba mais
A comunicação deve fazer parte de todas as etapas da jornada, pois desempenha um papel fundamental ao informar, sensibilizar, preparar, capacitar e engajar o público interno e externo que vai utilizar o sistema no dia a dia.
A comunicação não é uma etapa isolada. A cada fase da jornada de implantação é possível incluir uma ação de comunicação. As ações podem informar sobre as mudanças de sistema, acesso, login e senha, capacitação e ajudá-los nas adaptações necessárias com a mudança de cultura, hábitos e rotinas.
Para comunicar de forma eficaz e consistente, elabore e siga um plano de comunicação com ações específicas para cada etapas e público-alvo (interno e externo). Envolva a área de comunicação da sua instituição, ela ajudará a elaborar campanhas e pensar na melhor linguagem, meios e canais para alcançar o público-alvo.
Fique Esperto!
Toda mudança de rotina e cultura organizacional pode enfrentar resistência natural ao novo e desconhecido. No caso do sistema SEI, que provoca uma mudança de cultura com a substituição dos processos físicos pelos eletrônicos, não é diferente.
Para amenizar possíveis resistências, mantenha as equipes bem informadas e alinhadas às mudanças que devem ocorrer no trabalho, principalmente nos setores mais impactados, e busque entender as dúvidas, medos e expectativas. Comunique sempre que possível, no momento certo e para o público certo para evitar ruídos, notícias falsas, desmotivação e desalinhamento estratégico.
O engajamento da equipe é essencial para o sucesso da implantação.
Documentação de referência
Acesse abaixo um modelo de plano de comunicação com sugestões de canais, peças e temas que podem ser abordados nas campanhas internas e externas. Baixe também as artes editáveis, logomarcas editáveis (abertas) e prontas para auxiliar na divulgação das ações do SEI no seu órgão/entidade.
Como fazer um plano de comunicação
Com a equipe de comunicação envolvida, conheça as ações sugeridas para montar um plano de comunicação. Defina os pontos abaixo e realize o planejamento de acordo com o cronograma de implantação da sua instituição:
1. Objetivo:
Ex: Criar campanhas de comunicação para apresentar o SEI, benefícios e mudanças.
2. Público-alvo
3. Mensagem-chave
4. Canais de comunicação que podem ser utilizados para alcançar cada público-alvo
5. Cronograma alinhado com as etapas de implantação
6. Conteúdos e formatos (adaptados para cada meio)
7. Responsáveis por cada ação
Quem fez, fez como?
- Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4): Confira o vídeo sobre a história e os benefícios do SEI
- Governo do Estado da Bahia: Portal SEI Bahia - http://www.portalseibahia.saeb.ba.gov.br/
Confira o vídeo sobre a implantação do SEI!
- Ministério do Turismo : Confira o vídeo da campanha de implantação (2016)
- Governo do Distrito Federal: Acesse o Portal SEI!-GDF com manuais, tutoriais, comunicados e vídeos de capacitação