1. Fase de preparação
A fase de preparação do PLS exige o envolvimento da equipe responsável e da alta administração, que garante a visão estratégica e a legitimidade do plano. Cabe à alta gestão implementar estruturas de governança para alcançar os objetivos definidos. Esse alinhamento é essencial para integrar o PLS às prioridades institucionais e fortalecer sua efetividade.
Esta fase prevê as seguintes atividades:
1. Formalização da equipe responsável pelo PLS;
2. Definição das diretrizes para a gestão estratégica das contratações e da logística;
3. Definição de um cronograma de trabalho.
1. Formalização da equipe responsável
Embora não seja obrigatória, a Portaria nº 8.678, de 2021 recomenda formalizar a equipe por ato interno, com definição de membros, atribuições e composição multidisciplinar. A alta administração deve aprovar e publicar o plano, assim como garantir recursos e orientar prioridades, enquanto a equipe coordena ações, avalia resultados e articula decisões estratégicas. É importante que os membros participem de comitês de contratação e da elaboração do PCA, promovendo o alinhamento entre os instrumentos de governança.
A equipe pode contar com grupos de trabalho temáticos, que apoiam na definição de medidas, indicadores e levantamento de dados. As unidades administrativas participam em todas as fases, contribuindo com informações, estratégias e monitoramento dos resultados. Essa estrutura colaborativa fortalece a efetividade do plano e amplia a visão sistêmica da organização.
2. Definição das diretrizes para gestão estratégica das contratações e da logística
O órgão/entidade deverá, na fase de preparação, definir suas diretrizes estratégicas de gestão estratégica da logística e das contratações com base nas diretrizes estabelecidas no art 5º da Portaria nº 8.678/2021, considerando ainda o alinhamento à EFD, aos ODS, ao PPA, ao planejamento institucional e à legislação aplicável. O material elaborado será apreciado pela alta administração, que formalizará as Diretrizes para Gestão Estratégica das Contratações e da Logística da organização. Essa etapa é essencial para garantir que o plano reflita os compromissos institucionais com a sustentabilidade e a eficiência nas contratações.
É possível conferir Exemplos na versão completa do Caderno de Logística do PLS.
3. Cronograma de trabalho
Recomenda-se que a equipe do PLS organize um cronograma com tarefas, prazos e responsáveis, usando planilhas ou ferramentas de gestão de projetos. Esse planejamento ajuda a manter o controle das etapas e garantir o cumprimento dos objetivos. Além disso, facilita a comunicação entre os envolvidos e a tomada de decisões ao longo do processo.
- Quadro 2- Síntese da fase de preparação
Concluídos os trabalhos da fase de preparação, a equipe poderá iniciar as etapas de elaboração do PLS dispostas no item 2. Fase de elaboração.