Modelo de acolhimento no LA-BORA! gov
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Modelo de acolhimento no LA-BORA! gov: "não acaba quando termina".
Esse modelo é composto por duas partes. Na primeira, uma introdução sobre o tema e, na segunda, a experiência do LA-BORA! gov com dicas de como fazer.
Parte 1 - Introdução
Lembre-se, tudo começa pela confiança! Quando a organização ajuda os novos servidores a se sentirem bem vindos durante a integração, criam-se condições para boas relações. É formada uma base de confiança que melhora o engajamento entre funcionários, remove barreiras à colaboração e aumenta a produtividade.
“É um processo abrangente para integrar quem chega na organização. Envolve a assimilação da cultura, construção de relacionamentos e a aquisição das ferramentas e conhecimentos necessários para se tornar um membro produtivo.” - Amber Hyatt
Por que importa?
20% da movimentação de pessoal ocorre nos primeiros 45 dias.
40% dos adultos relatam se sentir solitários. Essa sensação de isolamento é amplificada para novas contratações e pode aumentar suas chances de sair um trabalho.
83% das organizações de melhor desempenho começaram a integração antes do primeiro dia de trabalho do novo contratado. Fonte: Harvard Business Review, 2018
Tenha em mente, foco nas pessoas!
Puxe da memória como foram seus primeiros dias de trabalho ao longo da carreira. Você foi acolhido? Recebeu informações essenciais de forma clara e objetiva? Tinha alguém como referência para tirar dúvidas, pedir dicas, conversar? Como a sua experiência poderia ter sido melhor?
Em uma pesquisa realizada pelo Human Capital Institute (HCI) e pela Kronos conclui-se que 60% dos empregadores disseram que seu principal objetivo para a integração é integrar os funcionários à cultura – mas as pessoas e a cultura representam menos de 30% do foco nos programas. Fonte: Kronos
Agora sim, na parte 2, vamos contar experiência do LA-BORA! gov!
Pegue o que fizemos de melhor e desenvolva o acolhimento que tem a cara da sua área. Essa noção foi retirada do livro “Roube como um artista”, de autoria de Austin Kleon.
Parte 2 - Como fazemos no LA-BORA! gov? Por Gabriela Brasil.
- Planeje o acolhimento: Se você deseja realmente acolher você vai precisar planejar com a equipe de que forma irão fazer isso. Aqui no LA-BORA! gov, definimos a liderança para essa atividade, montamos um quadro com os temas mais importantes e a equipe se organiza. Assim todos participam e se responsabilizam pela acolhida. Ao líder cabe estabelecer um prazo total e acompanhar o desenvolvimento das atividades. Afinal, receber bem um novo integrante na equipe requer planejamento! Que conhecimentos podem ajudar o novo integrante a iniciar suas atividades com mais tranquilidade? Quais as regras formais e os combinados do ambiente de trabalho? Essas precisam estar organizadas para que possamos informar!
- Informe sobre novo integrante: Não importa o tamanho da sua equipe, todos precisam saber quando chega alguém novo na área. Aqui no LA-BORA! gov o time está envolvido desde o recrutamento. Às vezes, os membros da equipe existentes podem se sentir ameaçados de que alguém novo possa assumir suas responsabilidades. Por isso, é uma boa ideia esclarecer a posição do novo servidor e como o trabalho dele irá interagir com o que já está em andamento.
- O acolhimento começa antes do primeiro dia. De acordo com o relatório New Hire Momentum, publicado em 2018, pela Kronos, uma das práticas essenciais é começar o onboarding o mais rápido possível, ou seja, assim que o candidato aceita a oferta da empresa. Nesse momento, o profissional já pode ser orientado sobre o programa de integração da empresa e receber suas primeiras instruções. Em alguns casos, as empresas optam por liberar o acesso à plataforma de onboarding e conteúdos de apresentação da empresa antes do início na função. Além disso, é importante descrever uma prévia da recepção para que o colaborador saiba o que esperar em seu primeiro dia — e fique menos ansioso. Fonte: Kronos
- E-mail de boas vindas: Uma mensagem de acolhimento com linguagem empática faz diferença para quem chega sentir pertencimento. Pode ser enviada antes do início das atividades ou no primeiro dia de trabalho. Colocar algumas orientações sobre como vai ser esse início pode ajudar a minimizar a ansiedade do novato. Algo como “Estamos muito felizes que você fará parte da nossa equipe”. Caso se sinta à vontade você pode ir além. Uma ligação, um áudio ou vídeo ajudam a estreitar laços quando o trabalho não é presencial. Exemplo de e-mail enviado pelo LA-BORA!gov:
Assunto: Bem vinda ao LA-BORA! gov! Documentos para cessão e time volante.
Texto: Parabéns, NOME DA PESSOA!
Como você sabe, você foi selecionada para fazer parte do time fixo do LA-BORA! gov!
Estamos MUITO felizes que você fará parte da nossa equipe!
Para providenciarmos a sua vinda e iniciarmos os trâmites burocráticos, precisamos dos seguintes documentos: anuência da chefia DAS 5 ou superior (vi que você já enviou a liberação. Por favor, cheque se cumpre o critério); documento pessoal; currículo (se for possível enviar novamente, não necessariamente no formato do Banco de Talentos, será ótimo).
Como o processo de cessão costuma demorar uns meses e estamos animados para que você integre logo nosso time, vá aprendendo sobre a nossa dinâmica e adapte-se ao novo trabalho, a gente te convida pra já integrar o time volante a partir de 28/10.
O que acha? Faremos o onboarding e você vai entender tudo direitinho, pode deixar!
Caso tenha qualquer dúvida, é só entrar em contato com a gente, ok?
Seja muito bem-vinda!
Até breve!
LA-BORA! gov
- Canais de comunicação: inclua o novo integrante no grupo de whatsApp, solicite e-mail institucional, inclua nas chats e dê acesso aos documentos compartilhados. Não deixe nenhum de fora. Que conhecimentos podem ajudar o novo integrante a iniciar suas atividades com mais tranquilidade? Quais as regras formais e os combinados do ambiente de trabalho? Organize tudo isso para a pessoa que está para chegar.
- Mostre quem somos: Para ajudar a “se situar”, é preciso deixar clara a missão, visão e valores da área. Além de mostrar a posição no organograma. Conte a história da área, por que existe, onde está, onde quer chegar, quais são os valores que guiam a equipe.sso pode ser feito em uma reunião bem estruturada e rápida e com a disponibilização de material com essas informações.
- Mostre onde estamos: Apresente um panorama de tudo o que está acontecendo na área. Fala um pitch de 1 minuto dos projetos em andamento, que consiste em uma apresentação verbal direta, reta e impactante para despertar o interesse genuíno de quem escuta. Aqui no LA-BORA! gov temos um quadro no Miro com os projetos em andamento, as atividades pontuais e as atividades periódicas. Fica bem fácil visualizar o que fazemos e quem são os responsáveis. Em uma tabela, preenchemos as colunas: 1) Nível de prioridade: esforço x impacto, 2) Quando: data final, 3) O quê: entrega, 4) Como: detalhes úteis, 5) Quem: time + colíder + líder.
- Alinhamento de expectativas: É preciso clareza do que é esperado do trabalho do novo integrante da equipe, bem como clareza do que esse profissional deseja e sonha, ou seja equilibrar sonhos e desejos com as necessidades do serviço. Para que esse alinhamento ocorra efetivamente só tem um caminho: diálogo aberto e confiança.
- Mentoria 1:1: Nos baseamos na técnica "um pra um" (one on one) para criar um modelo circular de trocas em que os servidores do time se encontram uma vez por semana, em duplas. Estimula as pessoas a sair de seus títulos e papéis formais (líder x liderado) e encontrar um lugar comum enquanto pessoas. Entendemos que é o momento de chorar pitangas, trocar ideias, pedir conselhos. A equipe se atualiza sobre os projetos uns dos outros, o que diminui o número de reuniões com o time todo e a assimetria de informações. Contudo, o resultado mais importante é o fortalecimento das relações de confiança, da empatia e dos vínculos. No LA-BORA, a Luana (nossa coordenadora-geral) faz a mentoria com o time fixo e o time fixo, por sua vez, faz com o time volante. Mas as duplas de mentoria entre time fixo e volante são atualizadas periodicamente.
- Combinados: Ao invés de presumir que todo mundo sabe da equipe sabe das regrinhas sociais no ambiente de trabalho, que tal fazer combinados? A comunicação previne retrabalho, atos inseguros e conflitos. Que conhecimentos podem ajudar o novo integrante a iniciar suas atividades com mais tranquilidade? Quais as regras formais e os combinados do ambiente de trabalho? Alguns exemplos: como, onde e com qual frequência devo registrar as entregas; trabalho presencial, teletrabalho ou híbrido; dias presenciais definidos ou não; em caso de convocação, como será feita e com qual antecedência; dias de reunião/agenda; fundo de tela padrão em reuniões; canal definido de comunicação; prazo de resposta.
- Sobre o time: Mostre quem são as pessoas que compõem a equipe. Atividades de quebra gelo podem ajudar na integração. O template da estrela do mar pode ser usado para isso ESTRELA DO MAR . A descrição do template é: em um papel em branco, escreva o que você quer: Começar a fazer ou ser; Parar de fazer ou ser; Fazer ou ser mais; Fazer ou ser menos; Continuar a fazer.
E então, comece! Coloque em prática o acolhimento. Aprenda fazendo. Não espere ter um planejamento incrível e a equipe se sentir 100% pronta pra começar. “Feito é melhor que perfeito”, George Patton.
E aí, se inspirou? Conta pra gente se a nossa experiência te ajudou a botar em prática o acolhimento. Compartilhe essa ideia e bora juntos melhorar a experiência da servidora e do servidor.