PORTARIA INTERMINISTERIAL Nº 2.321, DE 30 DE DEZEMBRO DE 2014

(Publicada no Diário Oficial da União: 31/12/2014 | Edição: 253 | Seção: 1 | Página: 100)

Alterada pela Portaria Interministerial nº 705, de 22 de junho de 2015. pela Portaria Interministerial nº 2.162, de 24 de dezembro de 2015 e pela Portaria Interministerial nº 3, de 29 de dezembro de 2017.

Revogada pela Portaria Interministerial nº 11, de 25 de novembro de 2019

Define os procedimentos relativos à utilização do Número Único de Protocolo - NUP no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal e dá outras providências.

OS MINISTROS DE ESTADO DA JUSTIÇA E DO PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E GESTÃO, no uso das atribuições que lhes conferem o art. 87, parágrafo único, inciso II, da Constituição, o Decreto nº 6.061, de 15 de março de 2007, e o Decreto nº 8.189, de 21 de janeiro de 2014, e tendo em vista o disposto nos arts. 1º, 4º e 18 da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, no Decreto nº 1.094, de 23 de março de 1994, e no Decreto nº 4.915, de 12 de dezembro de 2003, resolvem: 

Art. 1º Ficam definidos os procedimentos relativos à utilização do Número Único de Protocolo - NUP no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal, visando à integridade do número atribuído ao documento, avulso ou processo, na unidade protocolizadora de origem.

§1º Para fins desta Portaria, considera-se unidade protocolizadora a unidade administrativa que tenha, independentemente de sua denominação e posição hierárquica, a incumbência do recebimento, classificação, registro, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos, avulsos ou processos, bem como seja responsável pela autuação de documento(s) avulso(s) para formação de processo(s) e pela atribuição de NUP aos documentos, avulsos ou processos. 

§2º Será facultado às empresas estatais federais a adoção dos procedimentos a que se refere o caput. 

Art. 2º Os órgãos e entidades da Administração Pública Federal adotarão o NUP para os documentos, avulsos ou processos, produzidos ou recebidos, que necessitem de tramitação, independentemente do suporte desses documentos, observando-se os seguintes procedimentos: 

I - quando da utilização dos códigos numéricos das unidades protocolizadoras, não haverá distinção entre processos e documentos avulsos; 

II - o documento avulso produzido no âmbito do órgão ou entidade para integrar um processo não receberá NUP, pois os procedimentos de anexação de documento avulso a processo permitem controlar e identificar a origem do documento; 

III - o documento avulso produzido no âmbito do órgão ou entidade receberá NUP quando demandar análise, informação, despacho, parecer ou decisão administrativa e necessitar de tramitação; 

IV - o documento avulso que não tenha recebido NUP no órgão ou entidade de origem receberá NUP no órgão ou entidade que o receber; 

V - quando o documento avulso, que recebeu o NUP no órgão ou entidade de origem, for autuado para formar processo neste mesmo órgão ou entidade, deverá ser mantido o mesmo NUP no processo formado; 

VI - quando o documento avulso com NUP, recebido de outro órgão ou entidade, for autuado para formar processo no órgão ou entidade destinatário, deverá ser atribuído um novo NUP ao processo formado e o NUP anteriormente atribuído ao documento avulso será mantido como referência; 

VII - quando da tramitação de processo para outros órgãos ou entidades da Administração Pública Federal, o NUP original deverá ser mantido, sendo vedada a atribuição de um novo; 

VIII - o documento, avulso ou processo, recebido de órgão ou entidade não integrante da Administração Pública Federal receberá um NUP e a identificação de origem, se houver, será mantida como referência; e 

IX - o documento, avulso ou processo, produzido pela Administração Pública Federal, em trâmite ou arquivado, submetido a controles anteriores ao desta Portaria, manterá a identificação anteriormente atribuída, não sendo permitida a renumeração. 

Parágrafo único. É vedado autuar documento avulso para formação de processo utilizando NUP oriundo de unidade protocolizadora de outro órgão ou entidade. 

Art. 3º O código numérico de cada unidade protocolizadora será o código de identificação da unidade administrativa no Sistema de Informações Organizacionais do Governo Federal - SIORG.

§1º É vedado o funcionamento como unidades protocolizadoras de unidades administrativas que não estiverem efetivamente cadastradas e ativas no SIORG. 

§2º Os órgãos e entidades deverão manter atualizadas no SIORG as informações referentes às unidades administrativas que são unidades protocolizadoras. 

Art. 4º Fica instituído o Cadastro de Unidades Protocolizadoras da Administração Pública Federal. 

§1º Os órgãos e entidades serão responsáveis pelo cadastramento e atualização das informações referentes a suas unidades protocolizadoras. 

§2º Os procedimentos para o cadastramento e atualização das informações referentes às unidades protocolizadoras dos órgãos e entidades, bem como a forma de designação e as atribuições do servidor responsável de cada órgão ou entidade serão definidos em norma específica a ser expedida pelo Arquivo Nacional do Ministério da Justiça e pela Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão. 

Art. 5º O NUP atribuído ao documento, avulso ou processo, será constituído de vinte e um dígitos, separados em grupos (0000000.00000000/0000-00), conforme descrito abaixo: 

I - o primeiro grupo será constituído de sete dígitos referentes ao código de identificação da unidade administrativa no SIORG, que identificará a unidade protocolizadora do órgão ou entidade de origem do documento, avulso ou processo; 

II - o segundo grupo, separado do primeiro grupo por um ponto, será constituído de oito dígitos e determinará o registro sequencial dos documentos, avulsos ou processos, sequência que deverá ser reiniciada a cada ano; 

III - o terceiro grupo, separado do segundo grupo por uma barra, será constituído de quatro dígitos e indicará o ano de atribuição do NUP aos documentos, avulsos ou processos; e

IV - o quarto grupo, separado do terceiro grupo por hífen, será constituído de dois dígitos e indicará os dígitos verificadores, calculados de acordo com os procedimentos descritos no Anexo a esta Portaria. 

§1º Caso o código a que se refere o inciso I do caput seja constituído de menos de sete dígitos, deverão ser atribuídos zeros à esquerda até que se complete o número de dígitos do primeiro grupo do NUP. 

§2º É vedado colocar arbitrariamente qualquer algarismo para indicar os dígitos verificadores ou suprimir dígitos que tenham sido lançados por outro órgão ou entidade. 

§3º A forma de cálculo dos dígitos verificadores dos NUP gerados anteriormente à vigência desta Portaria seguirão a regra definida à época. 

Art. 6º Os casos omissos serão resolvidos, em conjunto, pelo Arquivo Nacional do Ministério da Justiça e pela Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão. 

Art. 7º O Arquivo Nacional do Ministério da Justiça e a Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão poderão, em conjunto, expedir orientações complementares aos dispositivos desta Portaria. 

Art. 8º Esta Portaria entra em vigor 180 (cento e oitenta) dias após a data de sua publicação.

Art. 8º Esta Portaria entra em vigor em 1º de janeiro de 2016. (Redação dada pela Portaria Interministerial nº 705, de 22 de junho de 2015).

Art. 8º Esta Portaria entra em vigor em 1º de janeiro de 2018. (Redação dada pela Portaria Interministerial nº 2.162, de 24 de dezembro de 2015).

Art. 8º Esta Portaria entra em vigor em 1º de janeiro de 2020. (Redação dada pela Portaria  Interministerial nº 3, de 29 de dezembro de 2017).

JOSÉ EDUARDO CARDOZO

Ministro de Estado da Justiça

MIRIAM BELCHIOR

Ministra de Estado do Planejamento, Orçamento e Gestão

ANEXO

CÁLCULO DOS DÍGITOS VERIFICADORES

1. O cálculo dos dígitos verificadores do Número Único de Protocolo - NUP deve ser efetuado pela aplicação do algoritmo Módulo 97 Base 10, conforme Norma ISO 7064:2003, de acordo com a seguinte fórmula: 

D1D0 = 98 - (O6O5O4O3O2O1O0S7S6S5S4S3S2S1S0A3A2A1A0 módulo 97)

 Onde:

1. a) D1D0são os dígitos verificadores que compõem o NUP; 
2. b) O6O5O4O3O2O1O0S7S6S5S4S3S2S1S0A3A2A1A0é o número-base, que representa os três primeiros grupos do NUP, conforme descrito no art. 5° desta Portaria; e 
3. c) módulo é a operação "resto da divisão inteira". 
4. O resultado da fórmula deve ser formatado em dois dígitos, incluindo-se um zero à esquerda, se necessário, que são os dígitos verificadores e devem ser colocados ao final do número-base, formando-se o NUP.

-

2. Exemplos: 

I - dado o número-base 0008060.10000176/2015, os dígitos verificadores serão calculados do seguinte modo: 

97. a) 0008060100001762015 ÷ 97. Resto = 77. 
98. b) 98 - 77 = 21. Logo, os dígitos verificadores serão 2 e 1. 
99. c) o número-base dado como exemplo será acrescido dos dígitos verificadores, formando-se o NUP 0008060.10000176/2015-21. 

II - dado o número-base 0003517.00000758/2015, os dígitos verificadores serão calculados do seguinte modo: 

97. a) 0003517000007582015 ÷ 97. Resto = 95. 
98. b) 98 - 96 = 2. 
99. c) após formatação do resultado em dois dígitos, incluindo-se o zero à esquerda, os dígitos verificadores serão 0 e 2. 
100. d) o número-base dado como exemplo será acrescido dos dígitos verificadores, formando-se o NUP 0003517.00000758/2015-02.

ANEXO

(Redação dada pela Portaria Interministerial nº 705, de 22 de junho de 2015).

CÁLCULO DOS DÍGITOS VERIFICADORES

1. O cálculo dos dígitos verificadores do Número Único de Protocolo (NUP) deve ser efetuado pela aplicação do algoritmo Módulo 97 Base 10, conforme Norma ISO 7064:2003, de acordo com a seguinte fórmula:

D1D0 = 98 - [(O6O5O4O3O2O1O0S7S6S5S4S3S2S1S0A3A2A1A0 x 100) módulo 97]

Onde:

1. a) D1D0são os dígitos verificadores que compõem o NUP;
2. b) O6O5O4O3O2O1O0S7S6S5S4S3S2S1S0A3A2A1A0é o número - base, que representa os três primeiros grupos do NUP, conforme descrito o Art. 5º desta Portaria; e
3. c) módulo é a operação "resto da divisão inteira"
4. O resultado da fórmula deve ser formatado em dois dígitos, incluindo-se um zero à esquerda, se necessário, que são os dígitos verificadores e devem ser colocados ao final do número-base, formando-se o NUP.
5. A validação da integridade do NUP deve ser realizada pela aplicação da seguinte fórmula, cujo resultado deve ser igual a 1 (um):

O6O5O4O3O2O1O0S7S6S5S4S3S2S1S0A3A2A1A0D1D0 módulo 97

4. Exemplos¹

I - Dado o número-base 0008060.10000176/2016, os dígitos verificadores serão calculados do seguinte modo:

97. a) (0008060100001762016 x 100) ÷ 97. Resto = 40
98. b) 98 - 40 = 58. Logo, os dígitos verificadores serão 5 e 8.
99. c) O número-base dado como exemplo será acrescido dos dígitos verificadores, formando-se o NUP 0008060.10000176/2016-58.

II - Dado o número-base 0003517.00000862/2016, os dígitos verificadores serão calculados do seguinte modo:

97. a) (0003517000008622016 x 100) ÷ 97. Resto=92
98. b) 98 - 92 = 6
99. c) Após formatação do resultado em dois dígitos, incluindo- se o zero à esquerda, os dígitos verificadores serão 0 e 6.
100. d) O número-base dado como exemplo será acrescido dos dígitos verificadores, formando-se o NUP 0003517.00000862/2016-06.

1 Os NUPs constantes deste Anexo são exemplificativos e fictícios.

Este texto não substitui o publicado no DOU de 31.12.2014, pg. 100, seção 1.