Jornada de Implantação do PEN
Nesta etapa, abordamos o Plano de Implantação a ser remetido para o PEN em até 30 dias do recebimento da autorização de adesão.
A implantação das soluções do PEN em um órgão visa a obtenção de melhorias no desempenho da gestão processual como um todo. Entretanto, a execução de um projeto de transformação desta magnitude é uma empreitada de alta criticidade e a garantia de sucesso nessa iniciativa passa, inevitavelmente, por um bom planejamento.
Por isso, uma medida importante para orientar o processo de implantação é a elaboração de um Plano. Este instrumento busca garantir que as soluções sejam implementadas de forma eficaz e eficiente, minimizando riscos para a organização.
Nesse Plano, deverá constar um cronograma para a realização das etapas necessárias para a implantação das soluções do PEN, “do zero à produção”.
A elaboração deste instrumento deve envolver todas as partes interessadas no processo de implantação, de forma a garantir que os recursos necessários para o desenvolvimento de cada etapa planejada estejam disponíveis.
Além disso, é importante acompanhar o progresso do projeto e fazer ajustes no Plano de Implantação sempre que necessário, para garantir uma implantação bem-sucedida. Não tenha medo de rever seu planejamento sempre que necessário. É sempre melhor parar e repensar os planos do que agir à revelia do que foi pactuado e depois ter de corrigir o curso, à custa de tempo e recursos públicos.
Fique Esperto!
O planejamento da implantação é fundamental para obter o resultado esperado e evitar retrabalhos.
Abrir mão desta etapa implica em assumir o risco de que o processo de implantação sofra com atrasos, aumento de custos, comprometimento da segurança, falta de capacitação e treinamento adequados, resistência dos usuários e subutilização das soluções do PEN.
Como elaborar um Plano de Implantação
Aqui apresentamos o sequenciamento de etapas a serem previstas durante a elaboração do Plano de implantação do PEN:
> Adesão
> Montar um time
> Definir escopo da implantação
> Realizar comunicação
> Preparar infraestrutura tecnológica
> Iniciar treinamento de usuários
> Instalar soluções do PEN
> Configurar e parametrizar
> Realizar testes para identificar e corrigir erros
> Definir modelo de suporte de Infraestrutura
> Definir modelo de suporte Negocial
> Institucionalizar o SEI e demais soluções do PEN
> Digitalizar documentos
> Disponibilizar o SEI e módulos do PEN para uso
Utilize o documento abaixo para enviar o seu Plano de Implantação ao PEN.
Clique aqui para fazer o download da planilha em excel com o modelo de Plano de Implantação.
Quem fez, fez como?
O Governo do Estado da Bahia oferece uma orientação técnica para a implantação do SEI nos órgãos. Clique aqui para fazer download do arquivo em PDF e conheça.
A ENAP produziu um Plano de Implantação do SEI bastante robusto. Quer conhecer? Clique aqui para fazer o download do arquivo em PDF.