Portaria do Ministério da Gestão cria subcomissão para gestão de documentos e arquivos

Para a diretora-geral do Arquivo Nacional, Ana Flávia Magalhães, a parceria entre o Arquivo Nacional e a Secretaria de Serviços compartilhados, ambos do MGI, representa a própria missão da pasta.

"Esta é uma parceria que vem sendo construída por duas secretarias, dentro de um mesmo Ministério, que têm a responsabilidade de colaborarem uma com a outra. Afinal de contas, é a partir da atuação em parceria que a própria missão do Ministério é realizada. O MGI foi criado, em 2023, justamente em um cenário de amadurecimento a respeito da compreensão da importância da gestão pública, que em estruturas anteriores, ficava em segundo plano", afirmou Ana Flávia.

A subcomissão foi criada em parceria da Secretaria de Serviços Compartilhados, do MGI, como órgão executor do ColaboraGov, e o Arquivo Nacional, como órgão central do Siga. A parceria é uma mudança de paradigma na oferta de serviços relacionados à gestão de documentos, com eficiência e eficácia, para toda a estrutura do Centro de Serviços Compartilhados.

De acordo com a Portaria, a subcomissão será composta por um presidente e suplente, indicado pelo órgão setorial executor do ColaboraGov, e por representantes de cada um dos órgãos solicitantes e órgãos seccionais integrantes do ColaboraGov, com reuniões semestrais.

Ana Flávia explicou que a iniciativa vai permitir um avanço na implementação do Programa de Aceleração do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos.

"O ColaboraGov, no âmbito da Administração Pública Federal, é um parceiro imprescindível para avançarmos com mais segurança na implementação do Programa de Aceleração do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos, do qual o Arquivo Nacional é o órgão central. A compreensão fina do que é o ColaboraGov pode até mesmo contribuir para evidenciar o papel estratégico das pessoas e áreas dedicadas à gestão documental.", destacou a presidenta.

Dentre as atribuições da subcomissão, está a de propor as modificações necessárias ao aprimoramento dos mecanismos de gestão de documentos e arquivos à Comissão de Coordenação do Siga, de modo a garantir a operacionalidade do ColaboraGov; avaliar a aplicação das normas e seus resultados, no âmbito dos órgãos solicitantes do ColaboraGov, e propor os ajustes necessários, com vistas à modernização e ao aprimoramento do Siga; além de implementar, coordenar e controlar as atividades de gestão de documentos e arquivos no âmbito do ColaboraGov.

Sobre o SIG-Siga

 O Sistema de Informações Gerenciais do Siga (SIG-Siga) é um sistema informatizado, previsto no Decreto nº 4.915/2003, com a finalidade de gerenciar e integrar os serviços arquivísticos dos órgãos e entidades da administração pública federal. O sistema foi desenvolvido em parceria com a Diretoria de Tecnologia da Informação e Comunicação, do Ministério da Justiça e Segurança Pública.

Projetado de forma modular, utilizando metodologias ágeis e de forma progressiva de acordo com a prioridade estabelecida e a precedência necessária entre seus módulos, o sistema conta com os módulos no âmbito de administração, cadastro, planejamento e controle e de suporte e gestão e comunicação.

A partir do uso da ferramenta, os órgãos poderão integrar, organizar e coordenar as atividades de gestão de documentos e arquivos desenvolvidas pelos serviços arquivísticos dos órgãos setoriais e seccionais do Siga, além de agilizar os processos de assistência técnica do Arquivo Nacional, dentre outras funcionalidades.