Funai implanta Sistema Eletrônico de Informações (SEI)

Todo documento produzido no âmbito das atividades da sede da Funai e do Museu do Índio, a partir de agora, será editado, assinado, tramitado e arquivado digitalmente por meio do SEI-Funai. A portaria da Funai nº 981/Pres, de 30 de dezembro de 2016, estabelece que este será o sistema oficial e único de gestão de documentos e processos eletrônicos na Funai, a partir do dia 2 de janeiro. A implantação será gradativa nas demais unidades descentralizadas do órgão, com prazo final para outubro de 2017.

O Sistema Eletrônico de Informações (SEI) foi adotado por toda a administração pública federal, conforme Decreto nº 8.539/15, com o objetivo de dar transparência e eficiência ao serviço público. No Sistema, o servidor recebe e produz documentos, como ofícios, memorandos, despachos. Esses documentos são enviados ao destinatário de forma imediata e podem ser acessados de qualquer lugar, pela Internet. Dessa forma, os cadernos de protocolo e outros meios e sistemas de controle de tramitação de documentos e processos só poderão ser utilizados para consulta.

A economia em termos de impressão de documentos, guarda e gerenciamento dos acervos será significativa. As vantagens apresentadas são a redução de custos financeiros e ambientais; redução de custos operacionais, relacionados à entrega e ao armazenamento; eliminação de perdas, extravios e destruição indevida de documento e processos, entre outras.

Primeiros acessos

Os servidores da sede já estão acessando o SEI desde o dia 2. Para capacitar esses usuários, no mês de dezembro foram realizados três ciclos de treinamentos presenciais: formação de multiplicadores para mais de 120 pessoas; capacitação dos gestores; e capacitação de usuário nas funcionalidades básicas do Sistema, com participação dos servidores da sede, estagiários e colaboradores terceirizados que quisessem participar, além de servidores indicados pelo Museu do Índio. Houve ainda um curso a distância, oferecido pela Enap, aberto para servidores, colaboradores terceirizados e estagiários.

Segundo a Coordenadora do Comitê Gestor do SEI, Karla Bento de Carvalho "o SEI é ferramenta intuitiva e os servidores em geral estão conseguindo acessar, apesar de estarem enfrentando a dificuldade inicial do novo, que é normal, além de se depararem com a necessidade de redefinição da alguns fluxos internos. Essa questão começou a ser tratada de forma mais objetiva pelas chefias, agora que o sistema entrou de fato em uso" informou. Nos primeiros dias, a equipe montada para tirar dúvidas dos usuários, atendeu mais de 100 chamados, tanto no suporte quanto no Protocolo. "As principais dúvidas dizem respeito às funcionalidades do sistema, digitalização de documentos e inclusão de servidores em unidades", explicou a Coordenadora.

O Comitê Gestor do Sistema foi instituído pela mesma portaria que implantou o SEI, com nomeação de seus membros pela Portaria nº 986/Pres, de 30 de dezembro de 2016. O Comitê está subordinado à Diretoria de Administração e Gestão (Dages) e tem, entre as competências atribuídas, a de zelar pela contínua adequação do SEI à legislação de gestão documental, às necessidades da Funai e aos padrões de uso e evoluções definidos no âmbito do projeto Processo Eletrônico Nacional (PEN).

A Funai publicou também no dia 30 de dezembro, a portaria nº 982/Pres que estabelece os procedimentos de gestão de documentos, processos e arquivos pelo Sistema Eletrônico de Informações, no âmbito da Fundação Nacional do Índio.

Texto: Ana Heloisa d'Arcanchy – Ascom