MGI lança solução digital para simplificar a gestão de contratos compartilhados

Gerenciar contratos compartilhados entre diferentes órgãos da Administração Pública é um desafio. Para tornar esse processo mais eficiente, uma nova solução tecnológica será lançada, nesta terça-feira (15/4), pela Secretaria de Serviços Compartilhados (SSC) do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos (MGI). Trata-se do SplitGov, sistema que integra gestão de contratos, orçamento e finanças, agilizando o compartilhamento de serviços entre órgãos públicos. 

Com potencial transformador para a gestão pública, o SplitGov utiliza transparência, automação e controle para aprimorar a rotina administrativa, compartilhar informações sobre contratos e até medições/ocupações de espaços físicos, modernizando os processos de rateio de contratos — método utilizado para distribuir os custos de um serviço contratado entre os órgãos que o utilizam.  

O sistema atenderá o MGI e os outros 12 ministérios que integram o ColaboraGov (Centro de Serviços Compartilhados do governo), além de órgãos públicos que compartilhem algum contrato/despesa com o ministério. Profissionais que atuam como fiscais e gestores contratuais, arquitetos, engenheiros e aqueles responsáveis pela cobrança e acompanhamento de créditos descentralizados serão alguns dos principais usuários do sistema.  

De acordo com o secretário de Serviços Compartilhados do MGI, Cilair Abreu, o SplitGov representa um avanço no rateio de despesas do ColaboraGov. “Com o sistema, os gestores dos órgãos vão saber exatamente o que é devido em cada contrato de forma on-line. As informações são oficiais, oriundas dos sistemas de governo, como o Siafi e o Contratos.gov.br. O Splitgov automatiza processos de trabalho para aumentar a produtividade dos servidores públicos, dando clareza às informações sobre os custos compartilhados entre os órgãos”.  

SplitGov na prática  

Ao contratar serviços como o de vigilância, por exemplo, é necessário analisar quantos prédios serão atendidos, quais órgãos fazem parte do ColaboraGov e se há demandas específicas, como a necessidade de um vigilante exclusivo na entrada de determinado setor. Com essas informações, o rateio é definido para cada órgão. Hoje, todas as etapas do processo são realizadas manualmente e atualizadas pelos gestores dos contratos em planilhas de Excel. Com o SplitGov, será possível: 

- Automatizar o cálculo do rateio, considerando a ocupação dos órgãos nos imóveis e as características específicas de cada contrato. O sistema fará isso de forma automática. 

- Gerar relatórios dinâmicos que apresentem todos os contratos com a participação do órgão e seus respectivos valores estimados, o que facilita o planejamento financeiro e a descentralização dos créditos. 

- Gerar um novo rateio sempre que houver alterações contratuais, como reajustes anuais ou mudanças nos postos de serviço, de modo que os órgãos participantes sejam informados com mais rapidez sobre os valores atualizados, o que assegura mais transparência, previsibilidade e justiça na cobrança.  

- Integrar a execução real do contrato com informações sobre notas fiscais e pagamentos. A funcionalidade está em desenvolvimento.  

Transparência e agilidade 

A coordenadora de Modernização e Planejamento Orçamentário das Programações Transversais e Sociais da SSC, Dayane Ribeiro, explicou que o SplitGov vai aumentar a transparência, agilizar processos e permitir o acesso a dados atualizados, eliminando a dependência de fornecimento manual de informações. “Atualmente, todos que precisam de informações sobre rateio devem fazer uma solicitação, aguardar a análise do setor competente, que vai atualizar e verificar planilhas do Excel para depois retornar com a resposta/informação via processo SEI [Sistema Eletrônico de Informações]. Com o lançamento do SplitGov, o usuário do próprio órgão interessado ou setor do MGI poderá, com seu acesso de consulta, ter todas as informações de rateio à sua disposição”.  

O sistema permitirá encaixar os processos de rateio no conceito de transparência ativa, com informações disponibilizadas de forma rápida para os interessados no processo. “Ao fazer isso, aumentamos o controle por parte dos órgãos parceiros, que poderão livremente acompanhar seus gastos. Além disso, as informações também serão usadas para levantamento de painéis de acompanhamento e cálculo de indicadores, importantes para aprimorar a gestão do gasto público, aumentar a eficiência e atender às exigências dos órgãos de controle”, detalhou a coordenadora. 

Ribeiro informou que a SSC também está trabalhando, em parceria com o Serpro e a Secretaria do Tesouro Nacional (STN), para construir uma solução de detalhamento e descentralização dos créditos por meio do Splitgov, via integração direta ao Sistema Integrado de Administração Financeira (Siafi). 

Serviços Compartilhados 

Por meio de iniciativas focadas em promover eficiência, economia e transparência na contratação e na administração de serviços utilizados por diferentes órgãos da Administração Pública Federal, a SSC tem desempenhado um papel essencial na modernização da gestão pública. 

Uma das inovações mais relevantes desenvolvidas pela secretaria é o ColaboraGov, o Centro de Serviços Compartilhados que permite que 13 ministérios utilizem contratos compartilhados, reduzindo custos e padronizando a prestação de serviços. De acordo com levantamento do setor, a contenção de gastos que o modelo pode proporcionar é de aproximadamente R$ 2,37 bilhões em quatro anos, em virtude da economia na estrutura da área de suporte nos órgãos atendidos. 

Além disso, ao invés de cada órgão contratar individualmente serviços como o de vigilância, limpeza e tecnologia, o ColaboraGov possibilita uma gestão centralizada e mais estratégica. “Já cuidamos de 13 folhas de pagamento, R$ 1 bilhão de pagamentos por mês, com uma equipe de 13 pessoas”, exemplificou o secretário Cilair Abreu. Sem o mecanismo, seriam necessárias 52 pessoas para cumprir essa mesma tarefa. 

Live 

A solução digital será lançada em uma live, nesta terça-feira (15/4), às 14h30, com transmissão pelo Canal do MGI no Youtube. No evento, a equipe da Secretaria de apresentará os detalhes do funcionamento do sistema SplitGov. O link para acompanhar é:  https://www.youtube.com/watch?v=13JR2QfR9rs.