Orientações Gerais
Registro no SISREF sobre a participação no PGD
A participação no programa de gestão deverá ser registrada no Sistema de Registro Eletrônico de Frequência-SISREF e, para isso, foram criados, pelo Órgão Central do SIPEC, os seguintes códigos, para cada modalidade de trabalho prevista na Instrução Normativa nº 65/2020:
- Teletrabalho Total: Código 389;
- Teletrabalho Parcial: Código 390;
- Presencial Parcial: Código 400; e
- Presencial Total: Código 401.
No teletrabalho parcial, o Código 390 deverá ser registrado nos dias em que o participante exercer a sua jornada de trabalho fora das dependências do órgão/entidade. Nos dias que as atividades forem presenciais deverá ser registrado o Código 400.
Importante esclarecer que, conforme NT nº 32923/2021/ME, do Órgão Central do SIPEC, a alternância entre a execução das atividades de forma presencial e teletrabalho deve acontecer em dias e não em turnos de dias. A NT esclarece, ainda, que não há necessidade de o participante do programa de gestão, na modalidade teletrabalho parcial, bater o ponto nos dias de trabalho nas dependências do órgão/entidade!
Seguem abaixo, quadros resumos:
Registro de informações fora do SISGP
Em algumas situações, pode ser necessário o registro de informações referentes ao programa de gestão fora do SISGP, como por exemplo: i) quando o servidor foi recentemente movimentado para a unidade que já se encontra com o programa de gestão implementado, e que ainda não possui acesso ao SISGP; ii) quando o SISGP se encontra indisponível; iii) quando o plano de trabalho foi encerrado antes de ajustes e avaliações; ou iv) quando houver qualquer outro impedimento de registro de informações do SISGP.
Nesses casos, sugerimos que os registros sejam feitos no Sistema Eletrônico de Informação- SEI, por meio do qual o participante poderá pactuar o plano de trabalho (formulário substituto que contenha as mesmas informações do plano de trabalho previsto no sistema) e a chefia poderá avaliar as entregas realizadas.
Ademais, sempre que a unidade, chefia, ou mesmo o participante considerar relevante, poderá haver registros complementares referente ao programa de gestão no SEI.
Um ponto importante para ser alinhado em cada órgão/entidade refere-se a questões operacionais sobre os processos administrativos a serem abertos no SEI, como por exemplo: i) qual unidade vai iniciá-lo; ii) o período de duração; iii) para onde tramitar; iv) qual tipo de processo e documento utilizar; e v) outras questões consideradas relevantes.
Como boa prática, nós da SEGES, do Ministério da Economia, estamos orientando as nossas áreas que observem os seguintes critérios:
- iniciar processos do tipo “Pessoal: Programa de Gestão”;
- ter um único processo por departamento, com acesso para todos os servidores;
- ter um processo para cada exercício;
- não tramitar o processo, afinal a inserção das informações no SEI terá caráter meramente de registro, não sendo necessário, portanto, a tramitação para qualquer unidade;
- não incluir documentos com informações pessoais de caráter restrito; e
- quando necessário incluir documento do tipo “Relatório” e usar plano de trabalho substituto no modelo elaborado pela SEGES.
Importante ressaltar que, os atestados médicos e de comparecimento, por conterem informações de caráter restrito, não deverão ser inseridos no processo SEI em questão. Nesse caso, orientamos que os documentos sejam arquivados pela chefia imediata e/ou serviço médico do órgão ou entidade, conforme orientações específicas das áreas de gestão de pessoas.
Registro de ocorrências durante a execução do plano de trabalho
Durante a execução do plano de trabalho é possível que ocorram algumas situações justificáveis que impeçam o participante de executá-lo como inicialmente previsto, como questões de saúde, por exemplo. Nesse caso, é possível que o plano de trabalho seja reajustado.
Para facilitar o acompanhamento e o replanejamento das atividades, como boa prática, criamos as ATIVIDADES DE OCORRÊNCIAS - AO para que possam ser registras no plano de trabalho no SISGP.
Sugerimos que sejam incluídas na tabela de atividades e no sistema informatizado, as seguintes atividades de ocorrência- AO:
- X.AO01-Atestado de Comparecimento (comparecimento do participante, de seu dependente ou familiar às consultas médicas, odontológicas e realização de exames em estabelecimento de saúde);
- X.AO02-Execução de atividades inerentes a cursos, concursos públicos ou exames vestibulares, com pagamento de GECC;
- X.AO03-Licença para tratamento de saúde;
- X.AO04-Recesso para comemoração das festas de final de ano;
- X.AO05-Férias;
- X.AO07- Feriados e pontos facultativos não registrados no sistema;
- X.AO08- Participação em ação de desenvolvimento em serviço;
- X.AO09- Realização de atividade em outra unidade; e
- X.AO06-Outras ocorrências de afastamento previstas em lei.
Observação: a numeração acima é meramente sugestiva. Porém, com relação ao Ministério da Economia, as atividades de ocorrência já se encontram disponíveis, com esta numeração, para que as áreas possam vincular às suas respectivas listas.
Tais situações, com suas respectivas atividades de ocorrência, deverão ser registradas no plano de trabalho para fins de replanejamento, conforme exemplo abaixo:
A(s) ocorrência(s) a ser(em) incluída(s) no plano de trabalho deve(m) corresponder, em horas, à(s) atividade(s) que não foi(oram) realizada(s), de forma que, ao final do replanejamento, a carga horária total do plano de trabalho permaneça a mesma. Importante ressaltar que os planos não devem ser encerrados antes do devido replanejamento!
Outro ponto importante é que as atividades de ocorrências não terão entregas a serem cadastradas no sistema, por isso, sugerimos que, nesses casos, sejam cadastrados no campo "Descrição da Entrega" o número do documento ou processo SEI que faça referência à ocorrência em questão.
A seguir, apresentaremos explicações básicas sobre cada atividade de ocorrência, mas antes, cumpre-nos esclarecer que o seu registro no plano de trabalho não isenta o participante de efetuar outros registros em sistemas próprios ou realizar qualquer outro procedimento referente a cada assunto que será abordado. Por isso, recomendamos que consulte a área de gestão de pessoas do seu órgão/entidade para mais informações.
- Atestado de Comparecimento
Especificamente sobre os casos de atestados de comparecimento, segundo o Órgão Central do SIPEC (Nota Técnica SEI nº 11710/2021/ME), cabe à unidade de gestão de pessoas de cada órgão/entidade, oferecer a adequada orientação quanto à forma de comunicação entre chefia e participante. Como boa prática, sugerimos que o participante entregue o atestado de comparecimento à chefia imediata registrando-o por e-mail.
Ainda segundo o órgão central do SIPEC, a chefia imediata deverá observar o limite abaixo, a partir do qual haverá necessidade de compensação das horas referentes à ocorrência:
Ultrapassado o limite anual, as compensações deverão ocorrer mediante acréscimo de atividade no plano de trabalho, correspondendo a, no máximo, 2 horas diárias. Observe o exemplo abaixo:
Uma observação importante para quem usa o sistema da SUSEP é que, a inclusão de atividades a mais no plano de trabalho deve acontecer após o início da execução do plano, por meio de solicitações à chefia imediata.
Importante ressaltar que, conforme a Nota Técnica SEI nº 42980/2020/ME, a compensação de horas, quando necessária, difere do banco de horas regido pela IN 02/2018 (acúmulo de crédito de horas para posterior usufruto), que é expressamente vedado pela IN 65/2020.
Por fim, relembramos que as chefias imediatas deverão observar as demais legislações pertinentes a cada tipo de ocorrência para fins de controle de limite de horas e eventuais necessidades de compensação, específicas de cada órgão/entidade.
- Execução de atividades inerentes a cursos, concursos públicos ou exames vestibulares, com pagamento de GECC
A realização de atividades que ensejem o pagamento da Gratificação por encargo de curso ou concurso- GECC é regulamentada pelo Decreto nº 6.114, de 15 de maio de 2007, que deverá ser observado pelas chefias e participantes do programa de gestão, assim como demais legislações específicas de cada órgão ou entidade.
- Licença para tratamento de saúde
A licença para tratamento de saúde é aquela referente a um ou mais dias de trabalho, regulamentada pelos arts. 202 a 206-A da Lei 8.112/90. Neste caso, diferentemente dos comparecimentos a consultas e exames, os atestados médicos deverão ser entregues à unidade responsável pela concessão da licença. Por isso, o registro da ocorrência no plano de trabalho não o isenta do dever de enviar o atestado à área de gestão de pessoas, por isso sugerimos que verifique no seu órgão ou entidade as normas e diretrizes referente ao assunto.
- Recesso para comemoração das festas de final de ano
O recesso de final de ano é um benefício concedido pela Administração Pública e cujo usufruto é facultado ao servidor público mediante comum acordo com a chefia imediata. O participante do programa de gestão que optar por usufruir do recesso de final de ano, poderá registrar a respectiva atividade de ocorrência no plano de trabalho vigente durante o período do usufruto.
Ressalta-se que, conforme NT 32923, na hipótese de usufruto do recesso de final de ano, faz-se necessária a compensação das horas não trabalhadas, mediante a inclusão de atividades com carga horárias correspondentes em planos de trabalhos futuros, limitadas a duas horas diárias.
- Férias
Diferentemente de questões de saúde, as férias podem e devem ser programadas mediante acordo entre o participante do programa de gestão e sua chefia imediata. Assim, o plano de trabalho poderá ser elaborado excluindo-se o período de férias do participante. No entanto, para fins de organização, sugere-se que o plano de trabalho seja elaborado considerando o período de férias e incluindo-se a respectiva atividade de ocorrência nos dias correspondentes.
- Feriados e pontos facultativos não registrados no sistema
O SISGP contabiliza as horas disponíveis no plano de trabalho, descontando as horas relativas a feriados cadastrados no sistema. Contudo, na hipótese de ocorrer pontos facultativos ou feriados não cadastrados, recomenda-se o registro da respectiva atividade de ocorrência, de forma que o plano de trabalho contenha as horas que serão efetivamente trabalhadas pelo participante.
- Participação em ação de desenvolvimento em serviço
Sobre este ponto, é importante esclarecer que a atividade de ocorrência “Participação em ação de desenvolvimento em serviço” se refere àquelas participações que não atrapalhem a jornada de serviço do servidor. Ou seja, não impliquem em afastamento do agente público nos moldes do art. 18 do Decreto 9.991, de 28 de agosto de 2019.
Recomendamos que o participante verifique junto ao seu órgão ou entidade quais as hipóteses que implicam em afastamento da jornada de trabalho e, nesse caso, sugerimos que o participante seja desligado do programa de gestão durante o período do afastamento.
- Realização de atividade em outra unidade
No decorrer da execução do plano de trabalho, é possível que o participante tenha de exercer atividades em unidade distinta daquela ao qual o plano de trabalho está vinculado. Nesses casos, sugerimos a utilização da atividade de ocorrência, em substituição à atividade inicialmente prevista no plano de trabalho. Além disso, sugerimos que o “chefe” que acompanhar a execução dos trabalhos realizados pelo participante reporte, formalmente, ao chefe imediato para que sejam incluídas as informações sobre realização e avaliação das entregas.