Onboarding (integração de servidores) em PGD

Publicado em 21/10/2021 19h52 Atualizado em 28/10/2021 10h17

Toda organização pública ou privada executa processos de internalização de pessoal. Essa dinâmica de recebimento de colaboradores e de integração aos desafios, tarefas e cultura organizacional é denominada de Onboardingtermo que poderia ser traduzido como acolhimento ou integração.

A Consultoria Executiva apresenta abaixo uma proposta de estruturação de onboarding, visando melhor adequação às práticas de trabalho advindas do PGD. Cumpre salientar que a presente modelagem é uma sugestão de boa prática, na qual os órgãos e entidades poderão se inspirar para formatar modelos que sejam aderentes às suas realidades locais.

Também seria interessante receber feedbacks e compartilhamento de experiências nessa temática, por meio do e-mail pgd@economia.gov.br 

Assista a nosso vídeo sobre Onboarding!

Benefícios gerais do Onboarding

estruturação dessa atividade contribui, de forma geral, para a obtenção dos seguintes benefícios:  

  • Maior facilidade para obter uma visão geral sobre o novo local de exercício; 
  • Contribuir para o sentimento que o novo integrante fez a escolha certa; 
  • Maior acolhimento entre os membros das equipes; 
  • Melhoria da comunicação entre chefia-servidor; 
  • Otimização do tempo dedicado à recepção de cada novo integrante; 
  • Indicação de capacitação propícia às atividades a serem desempenhadas;  
  • Fortalecimento da cultura organizacional; 
  • Melhoria do clima organizacional; 
  • Redução do turnover resultante das internalizações frustradas; e
  • Integração mais rápida. 

Benefícios do Onboarding para o PGD

O acolhimento de novos integrantes é de extrema importância para o desempenho de equipes de trabalho, mas por que essa importância se torna ainda maior quando se trata de PGD? 

O PGD, por permitir a flexibilidade na organização do trabalho, especialmente quando se trata de teletrabalho e de trabalho assíncrono, torna ainda mais importante a integração da equipe e o acolhimento dos novos integrantes, para que tenham acesso a informações como: Quem compõe a equipe?; Quais as funções de cada um?; Onde eu me encaixo?; Quais minhas tarefas?; Quais os combinados?; Qual o organograma do setor?; dentre outras. 

Importante ressaltar que, apesar de o termo "acolhimento" remeter-nos à ideia da chegada de novos integrantes da equipe, é plenamente possível e desejável que o processo do Onboarding seja feito com todos os membros da equipe, especialmente quando irão aderir a novas formas de trabalho possíveis no PGD.

Assim, elaboramos este material com o objetivo de apresentar uma proposta de processo de Onboarding que poderá ser utilizada pelos órgãos/entidades nessa tarefa de integração e acolhimento de participantes do PGD.

Pré-requisitos

A criação do processo de Onboarding demanda:

  • interesse das lideranças organizacionais;
  • reflexão sobre como preparar servidores para as atividades em que serão alocados;
  • esforço para criação de roteiros e material; e
  • ocasional revisão e atualização de procedimentos.  

Planejamento

1. Reflexões iniciais:

O material de Onboarding deve iniciar com uma reflexão sobre a organização em todas as suas dimensões, em especial: 

  1. Quais os perfis das equipes existentes?; 
  2. Quais os processos administrativos são necessários para internalizar um servidor e deixá-lo preparado para iniciar suas atividades?; 
  3. Que tipo de conhecimentos são importantes  para serem apresentados?; 
  4. Quais as regras formais e os combinados do ambiente de trabalho? 

2. Conteúdo:

Dentre os conteúdos a serem incluídos, sugerimos que sejam contemplados na estruturação do processo de Onboarding os seguintes elementos:

  • Roteiro inicial: esse material visa apresentar o passo a passo do processo do Onboarding, por isso deverá ser um dos primeiros  materiais acessados pelo integrante da equipe. Elaboramos um modelo de roteiro inicial para você.
  • Breve históricodeve ser apresentada a histórica resumida da instituição e a sua razão de existir (missão, visão de futuro e valores). Como exercício, simule responder a pergunta “Quem somos?” para divulgar a instituição para um cidadão que não a conheça e registre a resposta para apresentá-la no processo de Onboarding;
  • Estrutura: como a instituição está dividida? Apresente o organograma;
  • Principais projetos:  devem ser apresentados os objetivos estratégicos e/ou projetos principais conduzidos pela instituição. Como exercício, simule responder a pergunta “O que fazemos?” para divulgar a instituição para um cidadão que não a conheça e registre a resposta para apresentá-la no processo de Onboarding;
  • Quem compõe a equipe: peça para os integrantes da equipe enviarem uma foto e um mini currículo. A ideia é fazer uma apresentação bem leve da equipe. Lembre-se de incluir, o mais rápido possível, os dados do novo servidor.  Sugestões de questões a serem preenchidas:  nome completo, cargo, projeto em que trabalha, experiências anteriores, interesses pessoais e contato.
  • Questões administrativas: o objetivo desse elemento é esclarecer dúvidas que sejam recorrentes entre a equipe, tais como: telefones úteis (ramais); criação de login de e-mail institucional; link para acesso ao sistema utilizado no PGD; orientações sobre remarcação de férias; orientações sobre licença médica; fluxos de correções de planos de trabalho. Orientamos que, sempre que possível, seja utilizado o link do catálogo de serviços referente ao assunto abordado. Assim, a atualização do procedimento a ser adotado será realizada de forma automática.
  • Instrumento de alinhamento de expectativas: esse elemento tem como objetivo tornar claras as expectativas entre chefias e servidores, criando um ambiente de trabalho saudável e produtivo baseado na transparência.  Elaboramos um roteiro de perguntas que poderá ser utilizado como instrumento de alinhamento entre chefia/participante e, com isso, eliminar conflitos gerados pela não discussão de aspectos importantes da relação de trabalho.
  • Identidade visual: a identidade visual da equipe é um aspecto que fortalece o sentimento de pertencimento, além de agregar valor com as partes interessadas que a instituição se relaciona. Por tal motivo, sugerimos que seja definida uma imagem para ser utilizada como logo do local de exercício. A imagem definida também poderá ser utilizada como fundo de tela das reuniões virtuais.
  • Mensagem de boas-vindasresponsável pelo acolhimento inicial, a mensagem de boas-vindas, preferencialmente, deve ser enviada pelo dirigente da de exercício do servidor. A mensagem deverá ser enviada para o novo integrante da equipe, por e-mail, no seu primeiro dia de atividades, contendo inclusive as orientações sobre o processo de Onboarding definido pela instituição. Questões como “o que o servidor vai fazer”, “o que se espera do trabalho dele”, “como ele pode contar com a equipe” podem ser abordadas neste elemento, de forma bem simples e resumida. Para ter acesso ao modelo proposto, clique aqui. Se julgarem relevante e viável, a mensagem também poderá ser registrada em vídeo.
  • Kit de boas-vindas: a instituição poderá definir itens, personalizados com a identidade visual da instituição, para compor o que definimos como kit de boas-vindas. Exemplos de itens que podem ser avaliados para compor o kit: caneca, caderno, caneta, bloco de anotações, ecobagadesivos, protetor de webcam, mouse, fone de ouvido, dentre outros. A escolha pelos itens deve levar em consideração o orçamento autorizado para a aquisição. 
  • Capacitação: importante para o aprimoramento contínuo de todos os membros da equipe, a indicação de conteúdos voltados para a capacitação dos servidores é uma etapa importante a ser avaliada. Poderão ser indicados cursos comuns a todos da equipe (tais como: Sei!; Certificação Avançada em Programa de Gestão; Teams; Outlook...), como também aqueles que sejam específicos para a execução das atividades para os quais o servidor recém-chegado foi designado.
  • Mentoriasugerimos a indicação de um servidor para acompanhar o novo integrante, pelo período mínimo de 30 dias. Ele auxiliará com a contextualização de projetos, tarefas e esclarecimento de dúvidas relacionadas às atividades que ele executará. 

3. Formato dos produtos:

Um ponto importante para ser refletido no momento do planejamento do Onboarding é o formato dos produtos a serem entregues, a partir dos quais os conteúdos levantados estarão disponíveis: pdf, apresentações power point, vídeos, html etc. 

Como o excesso de informações escritas pode, muitas vezes, não colaborar com a facilidade de aprendizado, sugerimos que seja avaliada a possibilidade de criação de vídeos de animaçãcom os temas de maior destaque. Exemplos de aplicativos: Vyond e Powtoon. 

4. Canais de divulgação:

Sugerimos que os materiais produzidos para o Onboarding sejam disponibilizados na intranet da instituição ou em ferramentas utilizadas pelo órgão/entidade (exemplo: SharePoint, vinculado ao Office 365) e na internet (contribuirá para o recrutamento de novos talentos, no sentido de despertar o interesse deles em compor a equipe, além disso, de contribuir a transparência ativa para a sociedade).

Como alternativa para possíveis dificuldades para o acesso à intranet (exemplo: gap temporal entre a chegada do servidor e a disponibilização do seu e-mail institucional) e a internet (exemplo: gap temporal para autorização de criação de página), sugerimos como canais de divulgação a utilização de plataformas de acesso gratuito (exemplo: google drive), a partir do envio de link para o novo membro da equipe.  

Execução

Para a organização interna que definirá o Onboarding, sugerimos a elaboração de um plano de ação contendo as principais entregas, como exemplo:

Avaliação e revisão

Deve-se notar que a avaliação é essencial para o sucesso do Onboarding, pois o processo de facilitar a internalização será útil na medida em que os novos servidores conheçam a instituição em que se inserem, reforcem seu sentimento de pertencimento e estabeleçam boa comunicação com sua chefia. Para isso, o programa deve ser calibrado e aprimorado com base na avaliação dos que se beneficiaram dele. 

Essa avaliação deve ser feita alguns meses após o processo, de maneira que os novos servidores possam identificar lacunas no processo de integração, além de informações que devem ser atualizadas. É com base nesse processo que a equipe de Onboarding deve atuar no processo de revisão de processos e materiais. 

Para que a experiência com o Onboarding seja um processo contínuo de melhoria, sugerimos que o servidor recém-integrado registre como foi a sua experiência geral de acolhimento, destacando os pontos de melhoria e destaque. Elaboramos um modelo de formulário online para avaliação do processo de Onboarding.

Referências

  1. CARUCCI, Ron. To retain new hiresspend more time onboarding them. Harvard Business Review, p. 1-5, December 3 2018. 
  2. BYFORD, Mark; WATKINS, Michael D.; TRIANTOGIANNIS, Lena. Onboarding isn’t enough. Harvard Business Review, v. 95, n. 3, p. 78-86, 2017. 
  3. Snell, A. (2006), "Researching onboarding best practiceUsing research to connect onboarding processes with employee satisfaction", Strategic HR Review, Vol. 5 No. 6, pp. 32-35. https://doi.org/10.1108/14754390680000925 

 

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