Outras Perguntas

Resposta: Será necessário verificar se estão corretos o dados inseridos no cadastro do servidor no Siape.

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Resposta: A tabela foi desenvolvida com o objetivo de padronizar os tipos de documentos a serem inseridos no AFD e facilitar o processo de trabalho diário da Unidade de Gestão de Pessoas, com a inclusão de documentos no AFD.

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Resposta: Havendo necessidade de inclusão de novos tipos de documentos na tabela de documentos aprovados, os órgãos e entidades do SIPEC deverão solicitar essa inclusão ao DESIS/SGP, preenchendo o formulário, que está disponível no site do AFD, apresentando a devida justificativa, por meio do e-mail: sgp.afd@economia.gov.br.

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Resposta:  A assinatura é obrigatória e deverá ser utilizado o SIGEPE-AFD para realizar a assinaturas dos documentos.

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Resposta: Os documentos originais recebidos de servidores, após digitalizados no padrão do AFD, deverão ser devolvidos aos servidores. Os arquivos gerados por essa digitalização poderão ser mantidos em diretórios temporários até a inclusão no AFD.

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Resposta: Somente os documentos constantes da “Tabela de Documentos Funcionais” devem ser inseridos no assentamento do servidor; outros documentos gerados pela Administração que não fazem parte da tabela devem ser arquivados em outros arquivos que o que a Unidade de Gestão de Pessoas achar mais apropriado, seguindo tabela de temporalidade do CONARQ.  Caso haja necessidade de inclusão de novos documentos no assentamento, veja a pergunta "Há possibilidade de incluir novos tipos de documentos na tabela de documentos aprovados?".

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Resposta:  A inclusão de documentos nato-digitais no AFD deverá ser realizada pela exportação dos mesmos de seus sistemas originários, no formato PDF/A definido para o AFD.

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Resposta: Os novos procedimentos devem seguir o seguinte Fluxo Operacional: 

1º: digitalizar toda a documentação exigida pelo TCU/CGU e inserir no AFD como tipo de documento: "Processo de Admissão"; "Processo de Aposentadoria" e "Processo de Pensão";

2º: Efetuar o cadastro do processo no e-Pessoal;

3º: CGU irá verificar no e-Pessoal os novos processos cadastrados;

4º: CGU irá utilizar o AFD para analisar toda a documentação;

5º: CGU emitirá Parecer/Despacho ou Diligência e inserir no AFD estes documentos;

6º: Os operadores verificarão em relatórios a existência de diligências;

7º: Conclusão do Processo.

Processos a partir de 01/07/2016 - todos os novos processos de admissão de pessoal e de concessão de aposentadoria, reforma e pensão, deverão ser digitalizados e incluídos no AFD.

Processos anteriores a 01/07/2016 - devem ser inseridos no AFD como legado, seguindo o prazo, conforme Portaria Normativa/SGP nº 9, de 1 de agosto de 2018.

Para inclusão destes processos, deve-se verificar os documentos necessários, conforme orientações do TCU/CGU, digitalizá-los em um único arquivo e selecioná-los como tipo de documento. Ex.: "Processo de admissão", "Processo de alteração de aposentadoria", "Processo de concessão de aposentadoria", "Processo de revisão de aposentadoria", "Processo de alteração de pensão", "Processo de concessão de pensão" e "Processo de revisão de pensão".

Não serão enviados, a partir de 01/07/2016, processos físicos para CGU e TCU. Estes processos serão analisados no AFD.

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Resposta: 

Documentos Obrigatórios são aqueles exigidos no momento da contratação/admissão.

Documentos Condicionais são aqueles documentos que nem todos servidores possuem, porem passam a ser obrigatórios quando estiver naquela condição. Ex: Certidão de casamento que passa a ser obrigatória se o servidor casar.

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Resposta: O cadastro dos servidores que perderam o vínculo com Administração Pública antes da data de criação do AFD não estão contemplados neste primeiro momento, porém poderão ser digitalizados caso o órgão deseje ou que seja solicitado pelo órgão de controle.

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Resposta: 

Documentos apresentados pelos servidores deverão ser devolvidos a estes (declarações, certidões, identidade, diplomas, carteiras, atestados etc) e documentos produzidos pelo órgão de vinculação do servidor deverá ser arquivado pelos órgão nos centros de documentação (fichas, formulários, processos, portarias, despachos, memorandos etc).

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Resposta: Havendo pedido do servidor para devolução de documento original entregue a Unidade de Gestão de Pessoas e que conste da pasta funcional física, sa Unidade de Gestão deverá proceder a substituição do original por uma cópia autenticada com registro no verso de que o original foi devolvido ao servidor de forma a manter o conjunto documental completo. Neste caso deve incluir no AFD o processo de desaverbação, mantendo o legado da forma que foi criado.

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Resposta: A Unidade de Gestão de Pessoas deverá arquivar a via da CTC recebida no AFD utilizando a Tabela de Documento Funcionais como tipo de documento “Certidão de Tempo de Serviço/Contribuição”.

Observação: A via digitalizada do AFD deverá estar com o registro de que o tempo certificado foi averbado e que é vedada sua reutilização por outro regime, devolvendo-a ao servidor depois de digitalizada, conforme Art. 7º Parágrafo único: 

 "Art. 7º-A Se o ente utilizar processo administrativo eletrônico, a segunda via da certidão emitida pelo regime de origem, com recibo do interessado, e a primeira via da certidão recebida pelo regime instituidor poderão ser arquivadas eletronicamente.

Parágrafo único. Na hipótese de que trata este artigo, o regime instituidor deverá registrar na primeira via original da CTC recebida que o tempo certificado foi averbado e que é vedada sua reutilização por outro regime, devolvendo-a ao servidor depois de digitalizada." (NR)."

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Resposta: os procedimentos a serem adotados para o recebimento de novos documentos funcionais seguem o disposto na Portaria Interministerial MJ/MP nº 1.677, de 7 de outubro de 2015, detalhada abaixo:

a) apresentação pelo interessado do documento avulso original ou cópia autenticada administrativamente ou cópia autenticada em cartório para digitalização imediata, devolvendo-o no ato. O documento resultante da digitalização será anexado ao processo digital ou integrado em fluxo de trabalho informatizado. Neste caso, há a formação de um processo totalmente digital;

 b) apresentação pelo interessado do documento avulso original e sua cópia simples para autenticação administrativa e posterior digitalização. Neste caso, a unidade de protocolo fará a conferência da cópia com o documento original, efetuando autenticação administrativa da cópia, conforme Figura 30, registrando também a hora do recebimento no protocolo e devolvendo o documento original de imediato ao interessado.

Depois de realizada a digitalização, as cópias simples autenticadas administrativamente poderão ser descartadas ou disponibilizadas para devolução ao interessado, a critério do órgão ou entidade. O documento resultante da digitalização será anexado ao processo digital ou integrado em fluxo de trabalho informatizado. Neste caso, há a formação de um processo totalmente digital; ou

 c) recebimento e retenção de documento avulso original ou cópia autenticada administrativamente ou de cópia autenticada em cartório para posterior digitalização e anexação a processo digital ou integração em fluxo de trabalho informatizado.  Os documentos avulsos originais ou as cópias autenticadas retidas devem ser classificados; arquivados e mantido(s) nos termos da temporalidade e destinação de documentos de arquivo aprovados pelo CONARQ ou pelo Arquivo Nacional para uso no órgão ou entidade. Neste caso há a formação de um processo totalmente digital ou um processo híbrido, ao critério do órgão ou entidade.

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Resposta: Para os documentos da tipologia “Assentamento Funcional Legado” existe sistema disponibilizado pelo SERPRO que permite envio de várias pastas em lote, porém, pode-se utilizar o AFD para fazer upload de arquivos até 200MB.

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