Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Ministério da Saúde

A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Ministério da Saúde (CPAD/MS) foi instituída pela Portaria GM/MS nº 3.878, de 30 de dezembro de 2020, alterada pela Portaria GM/MS nº 953, de 14 de julho de 2023, e tem como objetivo orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção dos documentos produzidos e recebidos pelo Ministério da Saúde.

Seu trabalho busca definir os prazos de guarda e a destinação final dos documentos, identificando aqueles que devem ser preservados permanentemente e aqueles que, sem valor que justifique sua guarda, podem ser eliminados, além da elaboração de instrumentos arquivísticos e relatórios. Todo o trabalho segue a legislação arquivística vigente e as orientações do Arquivo Nacional, órgão central do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos da Administração Pública Federal (Siga).

A CPAD/MS é composta por servidores do Ministério da Saúde que representam as Secretarias e unidades indicadas na Portaria GM/MS Nº 205, de 08 de março de 2024, além de profissionais da área de arquivologia.

Compete à CPAD/MS

I - elaborar os códigos de classificação de documentos e as tabelas de temporalidade e destinação de documentos, que são instrumentos técnicos de gestão relativos às atividades-fim do Ministério da Saúde e submetê-los à aprovação do Arquivo Nacional;

II - aplicar e orientar a aplicação, no âmbito do Ministério da Saúde, do código de classificação de documentos e a tabela de temporalidade e destinação de documentos das atividades-meio da administração pública federal e de suas atividades-fim aprovada pelo Arquivo Nacional;

III - orientar as unidades administrativas, analisar, avaliar e selecionar o conjunto de documentos produzidos e acumulados pelo Ministério da Saúde, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos documentos destituídos de valor;

IV - analisar os conjuntos de documentos para a definição de sua destinação final, após a desclassificação quanto ao grau de sigilo;

V - observado o disposto nos incisos I e II, submeter as listagens de eliminação de documentos para aprovação do titular do Ministério da Saúde; e

VI - aprovar seu regimento interno.

Impacto Real da Gestão Documental

• 78.987 Caixas eliminadas - Documentos descartados de forma legal e controlada entre 2012 e 2024;
• 4 Instrumentos aprovados - Instrumentos arquivísticos aprovados e em vigor no âmbito do Ministério da Saúde;
• 100% de conformidade legal - Todo processo de eliminação segue rigorosamente a legislação arquivística brasileira;
• Menos custos e redução de gastos - Espaços físicos e lógicos liberados, menor custo de guarda e gestão de espaço público
• Mais acesso à informação ágil - Acervos tratados e bem avaliados permitem a localização mais rápida de documentos essenciais ao acesso à informação.

Eliminar documentos com respaldo legal não é perda - é ganho estratégico para o Ministério da Saúde.