PASSO 6

PENSE NO TODO, MAS BUSQUE ENTREGAS RÁPIDAS

A teoria clássica do gerenciamento de projetos preconiza uma ordem natural de etapas, que pode ser resumida em: iniciação, planejamento, execução, controle/monitoramento e encerramento.

Essa composição de projeto pode servir como referência para a estratégia de transformação digital. Entretanto, é preciso fazer adaptações para atingir sucesso no contexto do setor público, considerando a urgência da transformação digital.

No meio político, os tomadores de decisão são incentivados a focar seus esforços em entregas palpáveis, preferencialmente no curto prazo. Assim, se a estratégia de transformação digital apresentar resultados rápidos, há mais chance de se manter como prioridade para a alta gestão do estado ou município. Nesse sentido, se os líderes da transformação digital seguirem a cartilha convencional, as primeiras entregas só ocorrerão muitos meses após o início do projeto – o que aumentará a possibilidade de a iniciativa ser interrompida antes de o primeiro serviço ser transformado.

Além disso, entregas rápidas ajudam a manter os envolvidos engajados – isso serve tanto para o time de transformação digital quanto para os parceiros setoriais envolvidos.

Essas razões sugerem que não se espere a fase de execução para buscar as primeiras entregas do projeto. Mesmo que ainda não se tenha tudo desenhado, vale o esforço para realizar algumas transformações já no início, com o que se tem à mão, até para servir como teste. Além de manter o engajamento, as ações iniciais de transformação trazem um componente de aprendizagem para os envolvidos, que poderão utilizar as lições aprendidas dos primeiros processos para aplicação nos processos seguintes.

Em resumo, a recomendação é a utilização da chamada “metodologia ágil”, muito em voga em projetos de tecnologia da informação, com uma abordagem de planejamento incremental e iterativa.

Isso posto, enquanto se pensa nas primeiras entregas do projeto, a equipe de transformação digital deve construir um planejamento mais robusto, de médio/longo prazo, a fim de tornar perene a estrutura de serviços públicos baseada no digital.

Para isso, é recomendável uma visão abrangente do ambiente em que esses serviços serão inseridos, incluindo tanto aspectos tecnológicos, quanto aspectos culturais e comportamentais relacionados a esse ambiente.

É fundamental a análise de como os serviços são prestados, da jornada de seus usuários, da criação de novos canais de atendimento, do fluxo de atendimento e do redesenho das etapas dos serviços, sempre buscando a simplificação.

Também deverão ser analisadas a infraestrutura necessária frente à disponível e os perfis profissionais tanto das pessoas envolvidas na transformação dos serviços quanto nas equipes de atendimento.

O plano de transformação de transformação digital deve ter metas agressivas, que desafiem e motivem as equipes a buscar uma realização que faça a diferença. As entregas devem sempre indicar data e responsáveis por cada ação.

Também devem ser avaliadas as possibilidades de unificação dos canais digitais, os aplicativos disponibilizados/previstos, a acessibilidade aos serviços e, em se tratando de ambiente digital, um tratamento adequado à privacidade de dados e à segurança da informação.

É oportuna ainda uma avaliação sobre possibilidade da interoperabilidade de dados entre os serviços a serem transformados, incluindo as necessidades de evolução dos sistemas informatizados existentes que suportam esses serviços.

Por fim, as ações necessárias à transformação digital devem ter avaliados os custos e formas de financiamento. Essas ações poderão ser atendidas com recursos já disponíveis do estado/município, com recursos previstos para seus orçamentos futuros, ou por meio de parcerias com instituições financiadoras, nacionais ou internacionais.

Além dos custos, é preciso calcular e gerir os riscos da transformação e mensurar o impacto e os ganhos financeiros da digitalização, o que além de ajudar a direcionar o orçamento próprio, é fundamental na obtenção de recursos externos e no exercício de convencimento de outros atores.

Na trajetória de transformação digital, a proposta é estabelecer o digital como princípio, o que significa um processo ou serviço centrado no seu usuário, proporcionando uma experiência positiva e disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana. Ser digital também é ser inclusivo, eliminando as barreiras físicas que afetam diversas pessoas, não pedir ao usuário informações que ele já forneceu em outra interação com o governo e ser mais transparente. É transformar processos sequenciais em paralelos e/ou simultâneos. É gerar confiança, o que envolve informar, ensinar, cumprir tudo que foi prometido, garantir a integridade dos dados, ser eficiente e avaliar a prestação dos serviços. Por fim, é enxergar o governo como plataforma e buscar um governo sem papel, preparado para a identificação, autenticação, assinatura e pagamento digitais.

EXPERIÊNCIA LOCAL 1

RIO NEGRINHO – SC

Em Rio Negrinho, onde a gestão municipal estabeleceu a meta de digitalizar 100% dos serviços oferecidos ao cidadão com a implantação do projeto Papel Zero, as entregas vêm sendo graduais e de acordo com o nível de disponibilidade e capacitação dos envolvidos. Até o momento, já foram mais de 100 serviços transformados digitalmente e, para acelerar e aperfeiçoar o processo e garantir entregas contínuas, o município passou a utilizar o trabalho em nuvem.

EXPERIÊNCIA LOCAL 2

CURITIBA - PR

A partir da publicação do Decreto Municipal nº 896/2018, que criou a Comissão para a regulamentação, instituição e implementação do Escritório de Processos no Município de Curitiba, os procedimentos têm sido entregues com maior qualidade e agilidade, além de terem aumentado a gama de oferta disponível ao cidadão. A implementação do Escritório concretizou a primeira etapa de um plano de médio/longo prazo para transformação digital da cidade e atualmente há 51 processos em andamento que atendem 82 serviços e contemplam 81,85% dos órgãos/secretarias do município. Todos os processos são disponibilizados no portal da prefeitura e a equipe responsável pela transformação trabalha em sprints de 15 ou 30 dias para melhorias e novas entregas.