Orientações - Realização de Análise Crítica na Pesquisa de Preços

O objetivo desta orientação é detalhar o procedimento de análise crítica dos preços coletados durante a realização da pesquisa de preços em conformidade com a Instrução Normativa Seges/ME nº 65, de 2021, e dos preços constantes das propostas comerciais recebidas dos licitantes durante a seleção do fornecedor, com vistas à maior assertividade da definição dos valores estimados do objeto e adequada avaliação das propostas licitatórias em contratações de tecnologia da informação e comunicação (TIC), mitigando os riscos de sobrepreço e de antieconomicidade.

1. Quanto ao processo de pesquisa de preços de soluções de TIC

O processo de pesquisa de preços de soluções de TIC deve ser realizado para definição do preço de referência da solução identificada nos estudos técnicos preliminares. Os órgãos e entidades devem proceder com estrita observância às diretrizes constantes da Instrução Normativa SGD/ME n° 94, de 2022, da Instrução Normativa Seges/ME n° 65, de 2021, do Instrumento de Padronização de Procedimentos de Contratação de Soluções de TIC (IPPC-TIC), do Caderno de Logística - Pesquisa de Preços, da Nota Técnica AudTI/TCU n° 08/2023. 

Etapas da pesquisa de preços para soluções de TIC

As orientações dispostas neste documento tratam da realização de análise crítica dos preços coletados durante o planejamento da contratação e recebidos durante a fase de seleção do fornecedor.

A análise crítica dos preços é o procedimento técnico e fundamentado por meio do qual se avalia, valida e depura os valores coletados, com o objetivo de definir o preço estimado mais adequado à contratação, assegurando sua compatibilidade com as características da solução, com a realidade mercadológica e com a conformidade normativa, e compreende:

• a verificação da adequação e confiabilidade das fontes utilizadas, observando os parâmetros previstos no artigo 5º da Instrução Normativa Seges/ME n° 65, de 2021, e seus critérios de priorização;
• a avaliação da compatibilidade dos preços com as especificações do objeto e as condições da contratação; e
• o registro formal das premissas, critérios e conclusões, assegurando a rastreabilidade e transparência do processo.

A análise crítica de preços requer o conhecimento técnico da solução a ser contratada, a explicitação dos elementos de custos e insumos que a compõem, a compreensão das condições de mercado e comerciais relacionadas a seus elementos e formação de preços, inclusive quanto a fatores externos e internos que a afetam, a compreensão do impacto dos requisitos de negócio e tecnológicos na composição dos custos da contratação, a verificação da exequibilidade e atualidade dos preços coletados e a identificação e tratamento de riscos que impactam seu preço.

Ao executar os procedimentos previstos na Instrução Normativa Seges/ME n° 65, de 2021, recomenda-se realizar as seguintes atividades:

1. definir as características e especificações mínimas necessárias para atendimento das necessidades de negócio e tecnológicas, considerando as informações dispostas no estudo técnico preliminar e no termo de referência referentes ao objeto da contratação. 
2. definir os critérios de similaridade a serem adotados durante a coleta de preços. Tais critérios orientarão a identificação e seleção de objetos similares cujos preços serão considerados na fase de coleta de preços de soluções.
3. realizar a coleta de preços, priorizando contratações similares feitas pela Administração Pública, nos termos do § 1º do artigo 5º da Instrução Normativa Seges/ME n° 65, de 2021, visando à formação de uma cesta ampla e diversificada de preços, com vistas a melhor representar o preço de mercado da solução, considerando o ganho de escala e as peculiaridades do local de execução do objeto.
4. realizar o tratamento da série de preços coletados com vistas a eliminar a influência de valores discrepantes, utilizando, preferencialmente, o método baseado no Escore Z, previsto no IPPC-TIC.
5. registrar o processo de pesquisa, dados, análises e tratamento dos preços coletados.  

Durante todas as atividades do processo de pesquisa de preços, os responsáveis pela pesquisa devem ainda analisar criticamente os preços conforme orientações deste documento. Essa análise também deve ser verificada pela autoridade máxima da área de TI. A ausência de análise crítica dos preços coletados na pesquisa de preços pode levar ao planejamento deficiente da contratação, representando erro grosseiro nos termos do Decreto-Lei 4.657, de 1942 (Lei de Introdução às Normas do Direito Brasileiro), art. 28, tratando-se de erro grave, decorrente de imprudência, imperícia ou negligência. 

2. Quanto à realização de análise crítica de preços de soluções de TIC, deve-se:

2.1. realizar análise qualitativa e quantitativa dos preços estimados, em conformidade com os itens 3, 4, 5 e 6 desta orientação, tanto os decorrentes de cotações de fornecedores, como os decorrentes de outras contratações públicas;

2.2. implementar as diretrizes e orientações constantes do IPPC-TIC na realização da análise crítica dos preços; e

2.3. evitar a ocorrência de vieses decorrentes de uso de ferramentas de inteligência artificial, assegurando a veracidade e a rastreabilidade de todos os preços coletados acompanhados das respectivas evidências.

3. Quanto à análise qualitativa dos preços coletados, deve-se:

3.1 estabelecer quais critérios serão utilizados para considerar um objeto como compatível ou similar ao objeto a ser contratado para fins de composição da cesta de preços a serem coletados;

3.2 assegurar que sejam consideradas as mesmas unidades de medida e métricas na coleta de preços;

3.3 assegurar, durante a coleta de preços, que somente sejam considerados preços de objetos ou cotações comerciais que sejam similares às especificações e condições de fornecimento da solução de TIC pretendida. Para tanto, deve-se considerar os critérios previamente definidos, avaliando detalhadamente as características dos objetos identificados, a exemplo de especificações de hardware, software, marca, modelo e fabricante, funcionalidades, níveis mínimos de serviço, abrangência geográfica da solução, tempo de garantia, prazos de atendimento, requisitos de negócio, tecnológicos e de segurança da informação, para verificar sua equivalência com a solução de TIC a ser contratada; e

3.4 verificar se há distorções relevantes entre os preços coletados e preços internacionais praticados pelos fabricantes dos softwares ou equipamentos que componham a solução, considerando elementos como variação cambial e carga tributária, além de outros fatores comerciais eventualmente incidentes. A verificação de preços internacionais busca assegurar a melhor compreensão da formação do preço no mercado nacional.

4. Quanto à análise quantitativa dos preços coletados, deve-se:

4.1 consolidar os preços coletados em ferramentas digitais estruturadas, como, por exemplo, planilhas eletrônicas, base de dados etc., assegurando a memória de cálculo e a rastreabilidade das fontes e das informações utilizadas;

4.2 realizar o tratamento estatístico dos dados coletados com vistas a identificar, analisar e excluir, de forma fundamentada, valores discrepantes (outliers), excessivamente elevados ou inexequíveis, conforme previsto no IPPC-TIC;

4.3 assegurar que o tratamento estatístico não contenha vieses ou aspectos subjetivos capazes de aumentar artificialmente os preços finais;

4.4 elaborar e registrar a memória de cálculo detalhada do preço estimado, incluindo critérios, fórmulas, exclusões e ajustes realizados; e

4.5 documentar os resultados da análise quantitativa de forma consistente e rastreável.

5. Quanto à elaboração do relatório de pesquisa de preços, deve-se:

5.1 elaborar o relatório em formato digital disponível no ambiente compras.gov.br;

5.2 adotar a estrutura mínima prevista no IPPC-TIC;

5.3 documentar justificativa técnica consolidada da análise crítica realizada, demonstrando a adequação do preço estimado;

5.4 garantir a rastreabilidade, transparência e documentação de todo o processo de análise crítica nos autos do processo administrativo;

5.5 registrar de forma fundamentada as decisões de inclusão ou exclusão de preços na cesta de pesquisa seguindo critérios objetivos e pautados na Instrução Normativa Seges/ME n° 65, de 2021.

6. Quanto à redução do risco de assimetria de informações, deve-se:

6.1 fazer constar dos editais de licitação exigência de que os licitantes informem em suas propostas comerciais a marca e o fabricante dos produtos ofertados, inclusive mediante o preenchimento no sistema eletrônico pertinente.

6.2 requerer dos fornecedores informações detalhadas dos componentes das soluções de TIC que se pretende contratar, a exemplo de: fabricante, marca, modelo, part number, descrição técnica, quantidade e preço unitário.

6.3 requerer dos fornecedores, quando da pesquisa de preços, e exigir dos licitantes, quando da entrega das propostas comerciais, planilha detalhada de formação dos preços dos serviços ofertados, contendo discriminação de todos os insumos e custos unitários, conforme modelos de planilhas disponibilizados pelo Órgão Central do SISP.

Em caso de dúvidas ou necessidade de orientações específicas, utilize a Central de Atendimento ao SISP, disponível no endereço www.gov.br/c3s .