7.3. Sistema Eletrônico de Informações- SEI

Nesta seção são apresentados os principais processos que cada contrato deve ter no SEI: 

1.Processo “Mãe” 

Este é o processo da concorrência, sendo composto pelo contrato e Termos Aditivos. Contém, portanto todas as alterações estruturantes do contrato. 

• Minuta de contrato 

• Projeto Básico 

• Consulta à PFE e seus pareceres relacionadas aos Termos Aditivos 

• Contrato celebrado e seus Termos Aditivos 

• Relatório Anual de Gestão do Contrato 

• Outros documentos referentes aos temas contratuais 

Todos os demais processos relativos ao contrato devem ser relacionados a este. 

 2.Processo de Fiscalização Técnica do contrato 

Este processo que deverá ser relacionado ao processo “Mãe”, será o principal lócus para o acompanhamento da história da execução do contrato e é alimentado principalmente pelo gestor e fiscal técnico do contrato. Este processo deverá conter:   

• Registro das atividades principais de gestão, monitoramento e fiscalização técnica do contrato, incluindo acompanhamento documental da execução de investimentos, obrigações, contrapartidas e qualidade da oferta de serviços, e prazos de seu cumprimento.   

• Documentos relativos aos itens do contrato cumpridos tais quais planos, programas e relatórios obrigatórios previstos no Contrato e Projeto Básico, bem como relatórios de satisfação dos visitantes.  

• Relatórios anuais de Fiscalização Técnica (RAF-Técnico) e de Gestão do contrato de concessão (RAG), por despacho registra os relatórios e/ou manifestações de fiscalização de obras e relatório anual de fiscalização administrativa, citando os respectivos processos. 

• Memórias de reuniões relevantes da CFAC e desta com o concessionário 

• Planos Operacionais de Fiscalização do contrato 

• Manifestações da fiscalização técnica e do gestor do contrato 

• Notificações emitidas à concessionária 

• Registro de abertura de outros processos com justificativa quando se identifique a necessidade de abertura de outros processos para temas específicos não elencados neste Manual. 

Atenção! 

• Este processo só deverá ser encerrado quando exaurida sua capacidade de arquivamento. 

• A DAFI/COGED deve ser consultada quando a CFAC identifique a necessidade de abertura de outros processos não elencados neste Manual 

• Todos os demais processos relativos ao contrato devem ser relacionados a este e ao processo mãe. 

 3. Processo de Fiscalização Administrativa 

Este processo será alimentado essencialmente pelo fiscal administrativo e deverá ter o acompanhamento do gestor do contrato, sendo composto por:  

• Informação de relacionamento de processo 

• Documentos de comunicação com a concessionária, emitidos e recebidos, referentes à fiscalização administrativa, tais como: pagamentos e cobranças de GRUs e outros documentos fiscais 

• Relatório anual de fiscalização administrativa devidamente referenciado no processo de gestão, monitoramento e fiscalização técnica 

• Análises contábeis de Demonstrativos de Resultados do Exercício 

4. Processo de Fiscalização de obras  

• Processo único para todo o contrato onde deverão estar contidas todas as manifestações da COPEA e/ou unidade do ICMBio responsável sobre os projetos e obras planejados ou em implementação pela concessionária.  

• Estabelecer com base na planilha de planejamento a periodicidade de vistorias e documentos pertinentes facilitando a comparação ao longo do tempo  

• Monitorar planilha reversibilidade  

• Abrir processo envolvendo situações especificas de patrimônio (por exemplo: veículos) 

• Abrir processos para acompanhamento de obrigações acessórias e ou aditivos contratuais que envolvam recursos  

• Comunicação do gestor com concessionária nos aspectos referentes à fiscalização de obras  

• Recebe o relatório anual de fiscalização de obras devidamente referenciado no Processo de gestão, monitoramento e fiscalização técnica.  

5. Processo de Reequilíbrio econômico-financeiro 

• Abrir um processo para cada pedido de reequilíbrio; 

• Quando o pedido de reequilíbrio culminar com a elaboração de um Termo aditivo, quando este estiver pronto para ser assinado deve ser colocado despacho direcionando para a assinatura do mesmo no processo Mãe. Da mesma forma, no processo mãe deve ser incluído despacho fazendo referência ao processo de reequilíbrio que originou o Termo Aditivo. 

6. Processo de procedimento sancionatório  

• A análise preliminar de irregularidade deve ocorrer no âmbito do processo de gestão e monitoramento do contrato, caso avance para um processo sancionatório deverá ser aberto processo específico de penalidade para o caso. 

 7. Processo do Verificador Independente  

• Deve reunir a comunicação entre Poder concedente, verificador independente e concessionária, incluindo as vistoria e relatórios periódicos e verificação dos indicadores de desempenho. 

 8. Encargos acessórios de responsabilidade socioambiental  

•  A proposição, negociação e aprovação de projetos a serem custeados pela concessionária a partir dos encargos acessórios de responsabilidade socioambientais devem ser tratados em processo específico onde deverão conter as consultas realizadas, manifestações da UC, do conselho da UC e resultados alcançados. Cada processo deve estar associado ao período de execução dos projetos com o aporte de recursos de determinado período. Quando da entrada de novos recursos, abre-se um novo processo. 

Atenção!!!! 

Em comum acordo entre os membros da CFAC poderá ser definida a necessidade de instrução de outros processos não mencionados aqui para tratar de temas específicos, os quais deverão ser, obrigatoriamente, relacionados ao processo mãe, ao processo de gestão e monitoramento do contrato e a outros aos quais estejam diretamente vinculados. 

Todos os processos relativos a cada contrato deverão estar no bloco interno SEI do respectivo contrato e referenciados em postagem no canal do Teams referente ao contrato, junto às informações Básicas do contrato