DNIT Sem Papel é lançado com implementação do Sistema Eletrônico de Informações

Chamado positivamente de um “caminho sem volta”, o projeto DNIT Sem Papel foi apresentado nesta quinta-feira (9/2) pela direção do DNIT para uma plateia superior a 600 servidores e colaboradores do órgão, no auditório principal, em Brasília. O programa tem como objetivo implantar uma série de iniciativas voltadas à desburocratização e modernização das atividades da Autarquia na execução das obras de infraestrutura de transportes do país. O evento também foi transmitido por videoconferência para as unidades regionais da autarquia.

O carro chefe – e primeira iniciativa – do DNIT Sem Papel é a implantação do Sistema Eletrônico de Informações (SEI), que aconteceu durante a cerimônia com a assinatura eletrônica do Acordo de Cooperação e Plano de Trabalho com o Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão. O SEI é também um dos produtos do projeto Processo Eletrônico Nacional (PEN), iniciativa conjunta de órgãos e entidades de diversas esferas da Administração Pública, com o intuito de construir uma infraestrutura pública de processos e documentos administrativos eletrônicos. Esta iniciativa possibilita melhorias no desempenho dos processos, com ganhos em agilidade, produtividade, transparência e satisfação do público usuário e redução de custos.

Isso acontece porque o SEI é um sistema de gestão de processos e arquivos eletrônicos, com interface amigável e práticas inovadoras de trabalho. Uma das suas principais características é a libertação do papel como suporte físico para documentos institucionais e o compartilhamento do conhecimento com atualização e comunicação de novos eventos em tempo real.  Assim, o sistema permite a produção, edição, assinatura e trâmite de documentos dentro do próprio sistema, proporcionando a virtualização de processos e documentos, permitindo atuação simultânea de várias unidades ao mesmo tempo em um mesmo processo, ainda que distantes fisicamente, reduzindo o tempo de realização das atividades.

Segundo o diretor-Executivo Halpher Luiggi, o DNIT Sem Papel ainda surgiu por duas razões. A primeira foi uma demanda externa, da própria Sociedade para o DNIT, ávida por informações – segundo ele, tanto de maneira reativa quanto proativa – daquilo que é produzido. O outro motivo foi o resultado da recente pesquisa com os servidores sobre o posicionamento da marca e como estava a organização interna da autarquia. “Dentre as várias respostas recebidas, capturamos que o DNIT deveria ‘reduzir a burocracia para tramitação de documentos e utilização de papel’; ‘imprescindível e urgente a implantação de uma ferramenta de processamento de informação via eletrônica’; ‘o DNIT deve unificar os sistemas de tramitação de documentos internos’. Quem disse isso fomos todos nós”, ressaltou o diretor.

O diretor-Geral do DNIT, Valter Casimiro Silveira, pediu a todos os servidores a colaboração para tornar o órgão cada vez mais inovador por meio de projetos como o DNIT Sem Papel e, consequentemente, mais sintonizado com os anseios da sociedade. “Precisamos todos juntos dar o pontapé inicial para realizar essa transformação que vai eliminar o excesso de documentos físicos o mais rápido possível, e ganhar mais agilidade no desempenho de nossas atividades, diminuir os custos e investir ainda mais na modernização em todo o órgão, inclusive nas nossas Superintendências Regionais”, destacou.

Além de apresentar relatos de iniciativas sustentáveis e de gestão qualificada na Administração Pública, a secretária adjunta de Gestão do Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão, Aline Soares, elogiou a iniciativa do DNIT Sem Papel, que nasceu também da própria percepção dos servidores em reduzir gastos e eliminar burocracia. “Dada a consciência que vocês já têm sobre os benefícios colhidos com esse tipo de projeto, o DNIT começa com o pé direito. A gente já vence aquela barreira do medo, do diferente, do novo. O começo de implantação do sistema é trabalhoso, mas é compensado com o ganho de eficiência e agilidade, melhor monitoramento de prazos, localização rápida e precisa de processos e trabalho simultâneo, com expressivo ganho de tempo”, explicou.

O Diretor de Infraestrutura Aquaviária do DNIT, Erick de Medeiros, ainda reforçou que as implementações previstas no DNIT Sem Papel vão beneficiar o atendimento do órgão em todo o país, presente por meio de suas 25 Superintendências Regionais, oito administrações hidroviárias e 135 unidades locais.

Além do DNIT, outras pastas também adotaram o SEI de forma a incrementar gestão de processos e documentos eletrônicos. Até agosto de 2016, cerca de 100 instituições já haviam aderido à ferramenta que substitui a tramitação em papel, gerando uma economia de R$ 2 bilhões no orçamento público.

No dia a dia, o SEI vai ser uma ferramenta útil a todos os níveis de servidores que trabalham com informações geradas pelo órgão, como a produção de documentos digitais, aprimoramento da busca de documentos, gestão de processos, tramitação eletrônica fim a fim, assinatura eletrônica e arquivamento e conservação. No fim do evento, o analista de Infraestrutura da Diretoria de Planejamento e Pesquisa, Alexandre Neumann, previu que o acesso a informações promete ficar muito mais rápido e fácil, além da otimização das ações que tramitam por todo o órgão. “Vai acabar aquela situação, por exemplo, de se requisitar um documento físico e aguardar o prazo necessário para começar a trabalhar em determinada questão. O compartilhamento de informações e acesso simultâneo será espetacular”, afirmou.

Cronograma

A expectativa para que o SEI já esteja consolidado para todos os processos administrativos é até o fim do ano. Entre setembro de 2016 a janeiro de 2017 foram superadas as fases de planejamento e estruturação, análise da situação atual e concepção do modelo futuro; entre fevereiro e março de 2017 estão previstas as fases de preparação do ambiente e início piloto do SEI, e de outubro de 2017 em diante a evolução final do programa no DNIT.

Vantagens do DNIT Sem Papel

• Portabilidade: 100% Web e pode ser acessado por meio dos principais navegadores: Internet Explorer, Firefox e Google Chrome;

• Acesso Remoto: Pode ser acessado remotamente por diversos tipos de equipamentos, como microcomputadores, notebooks, tablets e smartphones. Isto possibilita que os usuários trabalhem a distância;

• Tramitação em múltiplas unidades: incorpora novo conceito de processo eletrônico, que rompe com a tradicional, inerente à limitação física do papel. Deste modo, várias unidades podem ser demandadas simultaneamente a tomar providências e manifestar-se no mesmo expediente administrativo, sempre que os atos sejam autônomos entre si;

• Funcionalidades específicas: controle de prazos, ouvidoria, estatísticas da unidade, tempo do processo, base de conhecimento, pesquisa em todo teor, acompanhamento especial, modelos de documentos, textos padrão, sobrestamento de processos, assinatura em bloco, organização de processos em bloco, acesso externo, entre outros;

E, além do alívio financeiro e celeridade processual, o DNIT Sem Papel também revela atenção quanto à sustentabilidade e respeito ao meio ambiente. Afinal, uma simples folha tamanho A4 consome 10 litros de água em sua fabricação. Para cada tonelada do mesmo papel, estima-se que pelo menos 10 árvores de eucalipto precisam cair!

09/02/2017

ASSESSORIA DE COMUNICAÇÃO - DNIT