Orientações sobre interações de trabalho em meios digitais: mensagens no Teams ou em outras ferramentas de chat de uso institucional

Utilize linguagem adequada ao âmbito profissional nas comunicações: é importante manter a ortografia e a gramática corretas em todas as mensagens. Evite abreviações, pois podem prejudicar a clareza da comunicação. A precisão na escrita reflete profissionalismo e facilita a compreensão de todos. Tratar cuidadosamente o interlocutor e aperfeiçoar o processo de comunicação são deveres do servidor público.  

Responda às mensagens de forma oportuna: ao receber uma mensagem, procure responder prontamente, sempre que possível, especialmente se estiver marcada como lida. Se não puder responder de imediato, seja cortês ao informar que responderá posteriormente, indicando, se possível, quando poderá encaminhar a resposta. A rapidez ao responder demonstra respeito e consideração pelos colegas de trabalho.   

Evite pressionar por respostas: não é educado pressionar alguém por respostas imediatas. Se o assunto for urgente, questione se informações adicionais são necessárias para que o interlocutor possa dar uma resposta mais concreta. Paciência e compreensão são essenciais para manter um ambiente de trabalho harmonioso.  

Tente um contato prévio antes de fazer uma chamada direta: antes de realizar uma chamada direta pelo Teams, tente um contato prévio por mensagem para verificar disponibilidade e agenda do destinatário. Isso ajuda a garantir que a chamada seja feita no momento mais adequado para ambas as partes. O respeito ao tempo alheio é crucial para a boa convivência.  

Opções de prioridade para mensagens: no Teams, ao clicar em “+” (que na versão para computador fica antes do símbolo de enviar mensagens, no canto inferior direito da tela, e na versão para celular fica no canto inferior esquerdo) e depois em “!” (Prioridade ou Delivery Options), existe a possibilidade de definir a opção de entrega da mensagem. É possível enviar a mensagem como Importante ou Urgente. Ao optar pelo envio da mensagem como Urgente, o destinatário será notificado a cada 2 minutos, por 20 minutos. Essas opções podem ser utilizadas para alertar sobre a importância da mensagem, sem necessidade de fazer uma chamada direta, especialmente quando o destinatário está com o status Ocupado. Utilize a opção de entrega Urgente apenas quando for estritamente necessário. A gestão adequada das prioridades facilita a comunicação e evita interrupções desnecessárias.  

Evite o uso de mensagens de voz: reserve o uso de mensagens de voz como último recurso, para situações de urgência ou quando a comunicação escrita não for viável. Lembre-se de considerar a conveniência do destinatário, evitando o envio desnecessário de áudios longos que, além de exigir fones de ouvido ou um local silencioso para a audição adequada, podem demandar tempo extra para serem ouvidos. Concisão e clareza são essenciais.  

Cuidado e prudência ao endossar conteúdo ou registrar reações: ao curtir uma mensagem no chat, lembre-se de que o usuário está endossando o conteúdo da mensagem. Portanto, seja consciente ao interagir e certifique-se de concordar plenamente com o que está sendo compartilhado. Além disso, seja empático ao utilizar as demais opções de reação às mensagens publicadas e pense de que forma a sua reação será interpretada pelo interlocutor e demais participantes da conversa. Também tenha cuidado ao usar emojis, gifs e figurinhas. A responsabilidade no uso dos recursos oferecidos pelas ferramentas e redes sociais de uso corporativo é fundamental para a manutenção de um ambiente respeitoso e profissional.  

Evite o excesso de mensagens e notificações: para manter a comunicação eficiente, sempre que possível, agrupe informações em uma ou poucas mensagens, em vez de enviar muitas mensagens em sequência. Por exemplo, ao iniciar uma conversa com um cumprimento, como “bom dia”, inclua o objeto da interação na mesma mensagem, em vez de esperar pela resposta ao cumprimento. Isso reduz a quantidade de notificações e evita distrações desnecessárias, contribuindo para um ambiente de trabalho mais produtivo e focado.  

Atenção ao destinatário: procure prestar atenção se está enviando realmente a mensagem para o colega ao qual pretende enviar. Em momentos de correria, quando estamos interagindo com mais de uma pessoa ou grupo ao mesmo tempo, as chances de cometer um engano aumentam e pode ser constrangedor, para você e para o outro, o fato de sua mensagem chegar ao destinatário errado.  

Privacidade e confidencialidade das informações: tenha atenção e cuidado com a falsa sensação de privacidade ao participar de chats ou de grupos de mensagens instantâneas ainda que restritos a colegas de trabalho. Ao compartilhar informações sensíveis nessas ferramentas, lembre-se de que há o risco de alguém, inadvertidamente, replicar a sua postagem ou comentário.  

Manifestações políticas, religiosas e comerciais: evite fazer ou replicar manifestações de caráter político-partidário e ideológico, assim como propagandas comerciais ou religiosas, no uso profissional e institucional dessas ferramentas de comunicação.