Orientações sobre interações de trabalho em meios digitais: e-mails e direito à desconexão

No âmbito de sua função educativa, a Comissão de Ética da CVM (CE-CVM) considera fundamental divulgar recomendações com o objetivo de assegurar que, durante as interações virtuais – que se tornaram predominantes com a implementação do regime de teletrabalho –, sejam adotados padrões de comportamento fundamentados em princípios e valores éticos.  

Pensando nisso, a CE-CVM elaborou uma série de orientações sobre interações de trabalho em meios digitais, devido à sua abrangência em várias formas de comunicação entre os servidores, demais colaboradores e público externo, como reuniões virtuais, chats e e-mails.   

Esta orientação tratará, especificamente, da utilização e da comunicação por e-mail e do direito à desconexão. 

E-mails  

1. Utilização do e-mail institucional: o serviço de correio eletrônico tem como finalidade o envio e o recebimento de mensagens e documentos relacionados às funções institucionais da CVM, devendo servir apenas ao intercâmbio de ideias e informações, racionalização do trabalho e aumento de produtividade. Excepcionalmente, é admitida a utilização do correio eletrônico institucional para fins pessoais, desde que sem prejuízo ao serviço e atendidos os demais requisitos estabelecidos nas normas de utilização dos recursos de Tecnologia da Informação da CVM. Não cadastre o e-mail da CVM em páginas externas, como de compras, blogs, veículos de comunicação, entre outras.  

2. Proibições: é proibido transmitir conteúdo ilegal, difamatório, invasivo à privacidade, obsceno ou injurioso. Também é proibida a utilização do serviço de correio eletrônico, bem como qualquer outro recurso de Tecnologia da Informação da CVM, para difusão de mensagens indesejadas (spam), especialmente aquelas:   

i. contendo preconceitos de origem, raça, sexo, cor, idade e quaisquer outras formas de discriminação;   
ii. difamatórias, injuriosas, caluniosas, indecentes, obscenas, contendo propaganda ou ainda aquela que, por qualquer forma, seja ofensiva a terceiros;  
iii. que defendam causas, campanhas, inclusive político-partidárias, ou solicitações de organizações de qualquer natureza;  
iv. que tencionem enganar quanto à sua autoria ou que sejam anônimas;   
v. que distribuam intencionalmente qualquer forma de rotina de programação de computador prejudicial ou danosa ou, ainda, informações de terceiros, protegidas por direitos autorais;   
vi. que busquem benefícios financeiros através da exploração da boa-fé alheia; e  
vii. religiosas.  

3. Utilize respostas automáticas em ausências prolongadas: durante as férias ou em períodos de ausência prolongada, recomenda-se programar uma mensagem de resposta automática. Isso ajuda a evitar que a demora em retornar e-mails seja interpretada como falta de atenção. Manter as pessoas informadas sobre sua disponibilidade é um ato de consideração. 

4. Personalize seus e-mails: é recomendável sempre mencionar o nome da pessoa para quem o e-mail é destinado. Quando aplicável, avise se o e-mail for apenas para ciência dos que estão em cópia. Além disso, explique claramente o que espera que seja feito com a informação ou pedido contido na mensagem. A clareza na comunicação evita mal-entendidos e facilita a colaboração.  

5. Avalie a necessidade de responder a todos os destinatários: ao receber um e-mail em que vários destinatários estão em cópia, avalie se sua resposta deve ser enviada para todo o grupo. Em alguns casos, pode ser mais apropriado responder apenas ao remetente original, evitando sobrecarregar os demais com informações irrelevantes. O uso consciente do “Responder a Todos” é essencial para manter a eficiência da comunicação.  

6. Consulte seu e-mail diariamente: todos os dias úteis, o servidor deverá consultar a sua caixa postal individual de correio eletrônico - exceto quando estiver em período de férias, em caso de licença ou afastamento legal, ou em situação justificada de impedimento técnico no trabalho remoto. 

7. Prazo para resposta: recomenda-se que os e-mails internos sejam respondidos prontamente ou com a maior brevidade possível, especialmente quando se tratar de comunicação da chefia, tendo em vista que o servidor deve permanecer em disponibilidade constante para contato por meios informatizados de comunicação adotados pela CVM. Quando o e-mail interno for recebido no final do dia, recomenda-se que seja respondido, se possível, no início do expediente seguinte.  Os e-mails externos devem ser respondidos assim que for possível, levando em consideração, dentre outros aspectos, a prioridade e a urgência do caso. Caso um e-mail não possa ser respondido tempestivamente, em virtude, por exemplo, da necessidade de análises ou consultas, é recomendável o envio de resposta confirmando o recebimento da mensagem e informando que esta precisará de mais tempo para ser respondida. Em todos os casos, é importante considerar a urgência do assunto e manter a qualidade da resposta.  Exercer suas atribuições com rapidez, perfeição e rendimento são deveres fundamentais do servidor público.  

8. Utilização do e-mail pessoal em assuntos de trabalho: não utilize a sua conta de e-mail pessoal para encaminhar, responder ou tratar de assuntos inerentes à sua atuação profissional, quando estiver representando ou falando em nome da CVM. 

Direito à desconexão  

1. Limites de contato: recomenda-se não contatar de forma habitual os colegas fora do horário regular de funcionamento da CVM (das 9h às 18h), seja por mensagem, ligação ou e-mail. Respeitar o período de folga contribui para o bem-estar e a saúde mental de todos. Da mesma forma, evite abordar questões de trabalho nos finais de semana e com servidores que você saiba que estão de férias, de licença ou com afastamento legal, demonstrando respeito pelo tempo de descanso de seus colegas. A consideração pelo tempo pessoal dos colegas é um aspecto crucial, que deve ser levado em consideração pelos servidores.  

2. Planejamento antecipado: incentive o planejamento antecipado de questões de trabalho para evitar interrupções desnecessárias fora do horário regular de funcionamento da CVM. Ao aguardar até o próximo dia útil para abordar determinadas questões, demonstra-se consideração pelo tempo e pela disponibilidade dos colegas. O planejamento eficaz ajuda a manter o equilíbrio entre trabalho e vida pessoal.  

3. Agendamento de mensagens: use a funcionalidade de agendar o envio de mensagens na versão web ou no aplicativo móvel do Outlook , bem como no Teams, para disparar mensagens durante o horário regular de funcionamento da CVM. Na versão web do Outlook, é possível agendar o envio de e-mail ao clicar em “˅”, ao lado de “Enviar”. No aplicativo móvel do Outlook, clicar no símbolo “+”, ao lado de “Enviar”, para fazer o agendamento. No Teams, o agendamento é feito ao se clicar em enviar com o botão do lado direito do mouse.  

4. Impacto na saúde mental: reconheça que a conexão mental constante pode gerar estresse e afetar as relações sociais. Portanto, promova o direito à desconexão para evitar sobrecargas e preservar o equilíbrio entre trabalho e vida pessoal. A promoção do bem-estar e da saúde mental deve ser uma prioridade em todas as interações profissionais. 

Considerações Finais    

Reflita antes de agir diante da câmera, no microfone ou de escrever uma mensagem ou e-mail para um ou mais participantes. Equilíbrio e moderação são palavras-chave.    

Assim como nas relações presenciais, é importante lembrar que as regras de conduta estabelecidas no Código de Ética Profissional do Servidor Público Civil do Poder Executivo Federal (Decreto 1.171/94) se aplicam igualmente às interações realizadas em meio virtual.    

Lembre-se que é dever funcional conhecer e manter-se atualizado em relação à Política de Segurança da Informação e Comunicações em vigor na CVM.

Dúvidas e mais informações    

Entre em contato com a Comissão de Ética da CVM pelo e-mail comissaodeetica@cvm.gov.br.