Os órgãos e entidades da Administração Pública Federal devem atuar de forma regular e alinhada ao interesse público. Para tanto, devem exercer o controle permanente sobre seus próprios atos, considerando o princípio da autotutela.
Assim, é responsabilidade da alta administração das organizações públicas, sem prejuízo das responsabilidades dos gestores dos processos organizacionais e das políticas públicas nos seus respectivos âmbitos de atuação, o estabelecimento, a manutenção, o monitoramento e o aperfeiçoamento dos controles internos da gestão.
O controle Interno da Gestão é aquele exercido pelo gestor público, como ministros, secretários, servidores e funcionários públicos. Ele é mais efetivo quando atrelado à gestão de risco das organizações, auxiliando a administração a alcançar seus objetivos estratégicos.
Cabe destacar que a estrutura de controles internos dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal contemplam três linhas de defesa da gestão:
1ª linha de defesa
A primeira linha de defesa é responsável por identificar, avaliar, controlar e mitigar os riscos, guiando o desenvolvimento e a implementação de políticas e procedimentos internos destinados a garantir que as atividades sejam realizadas de acordo com as metas e objetivos da organização. Nessa linha de defesa estão contemplados os controles primários, que devem ser instituídos e mantidos pelos gestores responsáveis pela implementação das políticas públicas durante a execução de atividades e tarefas, no âmbito de seus macroprocessos finalísticos e de apoio.
De forma a assegurar sua adequação e eficácia, os controles internos devem ser integrados ao processo de gestão, dimensionados e desenvolvidos na proporção requerida pelos riscos, de acordo com a natureza, a complexidade, a estrutura e a missão da organização.
2ª linha de defesa
A segunda linha de defesa objetiva assegurar que as atividades realizadas pela primeira linha sejam desenvolvidas e executadas de forma apropriada. Assim, as instâncias da segunda linha de defesa, situadas ao nível da gestão, são destinadas a apoiar o desenvolvimento dos controles internos da gestão e realizar atividades de supervisão e de monitoramento das atividades desenvolvidas no âmbito da primeira linha de defesa, que incluem gerenciamento de riscos, conformidade, verificação de qualidade, controle financeiro, orientação e treinamento.
Cabe ressaltar, que os Assessores e Assessorias Especiais de Controle Interno (AECI) nos Ministérios integram a segunda linha de defesa e podem ter sua atuação complementada por outras estruturas específicas definidas pela pasta ao qual faz parte.
3ª linha de defesa
Já a terceira linha de defesa é representada pela atividade de auditoria interna governamental, que presta serviços de avaliação e de consultoria com base nos pressupostos de autonomia técnica e de objetividade. A atividade de auditoria interna governamental deve ser desempenhada com o propósito de contribuir para o aprimoramento das políticas públicas e a atuação das organizações que as gerenciam. Os destinatários dos serviços de avaliação e de consultoria prestados pelas UAIG são a alta administração, os gestores das organizações e entidades públicas federais e a sociedade. No âmbito da terceira linha de defesa, a SFC, as Ciset e as unidades setoriais exercem a função de auditoria interna governamental de forma concorrente e integrada com as Auditoria Internas, onde existirem.
Assessoria Especial de Controle Interno do MJSP
No sentido de contribuir para o atingimento dos resultados dos órgãos do Ministério da Justiça e Segurança Pública (MJSP) e de suas entidades vinculadas, as iniciativas conduzidas pela Assessoria Especial de Controle Interno (AECI) são voltadas à adoção de práticas e estratégias de melhoria dos processos gerenciais.
As ações executadas no âmbito da Assessoria Especial de Controle Interno (AECI), de maneira geral, a partir do devido tratamento às determinações e recomendações dos agentes de Controle Externo e de Controle Interno e às orientações técnicas da AECI, contribuem para o aprimoramento dos controles internos, do gerenciamento de riscos, da transparência e da integridade da gestão nos órgãos e entidades do MJSP.
Recomendações do Controle Interno - Controladoria-Geral da União
A Controladoria-Geral da União, órgão constitucional de Controle Interno do Poder Executivo Federal, audita e fiscaliza o Ministério da Justiça e Segurança Pública.
Em relação a esta atividade, o Ministro do MJSP vem exercendo o seu papel de supervisor ministerial, com o apoio desta Assessoria Especial de Controle Interno, conforme disposto no Art. 4º do Decreto nº 11.348/2023, haja vista que a AECI coordena o processo de monitoramento do pleno atendimento às recomendações da Controladoria-Geral da União, evitando assim que haja atraso na resposta à CGU.
Para subsidiar o processo de supervisão ministerial, o Ministro do MJSP instituiu o Comitê de Controle Interno Administrativo, por meio da Portaria GM nº 96/2019, “com a finalidade de manter permanente acompanhamento das determinações e recomendações emitidas pelo Tribunal de Contas da União e pelo Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Federal, de que trata o Decreto nº 3.591, de 6 de setembro de 2000”. O CCIA tem ainda como finalidade melhoria dos controles internos administrativos do MJSP.
As reuniões do CCIA são realizadas, de forma trimestral, com a presença dos representantes das unidades do Ministério da Justiça e Segurança Pública, em que são informadas e solicitadas providências de saneamento das recomendações da CGU e novas inserções efetuadas. Recomendações são ações que a unidade de auditoria indica à unidade auditada para corrigir falhas ou aperfeiçoar processos.
Para controle de suas recomendações, que são enviadas aos órgãos, de modo eletrônico, a CGU criou o Sistema e-Aud, em que insere todas as recomendações, que são distribuídas para as unidades do MJSP providenciarem as devidas correções/justificativas.
No quadro abaixo, apresenta-se a situação das recomendações inseridas no e-Aud, até o dia 30 de abril de 2023:
Determinações e Recomendações do Controle Externo – Tribunal de Contas da União
O Tribunal de Contas da União criou um Sistema de Comunicações Processuais – CONECTA, que envia para os órgãos, de modo eletrônico, Ofícios para encaminhamento de Acórdãos e solicitações diversas. A partir de 2020, não há praticamente, comunicação que esteja fora do Sistema CONECTA. São raras as comunicações via protocolos físicos.
Quanto a este assunto, o Ministro do MJSP vem exercendo o seu papel de supervisor ministerial, com o apoio desta Assessoria Especial de Controle Interno, conforme o Decreto nº 11.348/2023. O assessoramento ao Ministro coloca a AECI, neste assunto, como a responsável direta pelo processo de monitoramento do pleno atendimento às recomendações/determinações do TCU, evitando atrasos e possíveis multas, ressalvas ou sanções aos integrantes do MJSP.
No primeiro trimestre de 2023, a situação das comunicações do TCU no âmbito do Ministério da Justiça e Segurança Pública, que envolve recomendações/determinações daquela Corte de Contas, é a seguinte:
Em relação aos Acórdãos para o mesmo período informado foram os seguintes:
Registra-se que a FUNAI se desligou do MJSP, a partir do dia 24/01/2023. Porém, no mês de Janeiro ainda foram recebidos 2 acórdãos da FUNAI, motivo pelo qual registramos na planilha acima.