DNOCS dá início a digitalização de documentos

O DNOCS, através da Coordenação de Gestão Estratégica e do Serviço de
Modernização e Documentação, iniciou o Projeto de Gestão Eletrônica de
Documentos (GED). Para
tanto, foi contratada a empresa Tecnologia Conhecimento Informação (TCI), pelo
período inicial de 5 anos, que pretende digitalizar todo o acervo documental do
Órgão, em todas suas unidades organizacionais. Atualmente, esse trabalho está
sendo realizado nas dependências do prédio da Autarquia, situado no bairro do
Pici, onde se encontra o maior acervo, com registros documentais desde 1909, ano
de fundação da Inspectoria de Obras Contra as Secas, hoje DNOCS.

Esses documentos são formados por diversas categorias – administrativos
(C.I, Memº., portaria, ofício, circular, avisos, despachos, etc.); técnicos
(plantas de engenharia, projetos barragem, irrigação, mapas, dentre outros),
além da documentação histórica.

O trabalho de digitalização tem o seu início com a triagem, que verifica a
necessidade do documento ser digitalizado ou não; em seguida é feita a sua
retirada do local onde se encontra, para a sala de higienização. Em continuação,
ele é arquivado em caixas-arquivo identificadas e definidas por categoria.
Finalmente, é feita a conferência do conteúdo da caixa, que é entregue através
de protocolo, ao funcionário da TCI, para ser processada a organização e a
digitalização, e disponibilizado em sistema que será implantado para o DNOCS.

Além da forma que consiste no envio dos documentos à TCI, para
digitalização, serão implantados birôs, nas unidades, onde existem documentos
que exijam maior resguardo do seu conteúdo. Esses serão digitalizados sem saírem
das unidades responsáveis.

O trabalho está sendo supervisionado pelas bibliotecárias Lúcia Maria Piancó
Chaves, Margarida Lídia Abreu Veira e coordenado pela engenheira de produção, da
TCI Helena Romero Miranda, com uma equipe de 4 funcionários.