Guia do Líder de Programa

Publicado em 05/07/2021 16h58 Atualizado em 13/09/2023 13h53

O LÍDER DE PROGRAMA é indicado pela organização para liderar uma equipe e gerenciar uma carteira de projetos, com o objetivo de atingir ou exceder as necessidades e expectativas de uma estratégia da organização.

Cabe aos Líderes de Programa:

Estruturar o programa estratégico de acordo com a metodologia estabelecida pelo PMO corporativo;
propor a carteira de projetos do programa, suficiente para alcançar os objetivos e metas, em articulação com as unidades do Ministério e de suas entidades vinculadas;
articular a estruturação dos projetos da carteira junto aos gerentes de projeto das unidades do Ministério e das entidades vinculadas, quando cabível, respeitando a autonomia regulamentar dessas últimas;
realizar reuniões periódicas de monitoramento da carteira de projetos com os respectivos gerentes de projeto para corrigir desvios, gerenciar riscos e aumentar suas chances de sucesso;
participar das reuniões de monitoramento dos programas sob sua responsabilidade, coordenadas pelo PMO corporativo;
fazer, mensalmente, nos prazos definidos pelo PMO corporativo, a análise crítica do desempenho de seu Programa e atuar nos encaminhamentos sob sua responsabilidade definidos nessas reuniões;
deliberar sobre riscos e entraves estratégicos levados à sua alçada de decisão e subir aos níveis superiores àqueles que superem sua alçada.

Os líderes de programa são preferencialmente ocupantes de cargos de nível DAS-5 e ter atuação como executivos de Estado, focados em entregar as metas definidas nos Programas.

Estruturação dos Programas

Os Programas Estratégicos do Ministério devem ter no mínimo, 5 elementos:

Objetivo(s)
Indicador(es) para aferição desse(s) objetivo(s)
Meta(s) de resultado
Carteira de Projetos
Gerentes de Projetos designados

Os indicadores dos programas devem refletir seu resultado e as metas devem ser alinhadas com as entregas externalizadas pelo Ministério.

Monitoramento do Portfolio Estratégico

O Rito de Monitoramento do Portfolio Estratégico é descrito na figura seguinte:

Gestão dos Programa Estratégicos

Os elementos de avaliação constante do Líder de Programa, recomendados pelo Escritório de Projetos, são os seguintes:
1. Perspectiva de alcance das metas pactuadas;
2. Desempenho dos Projetos;
3. Gestão das Entregas Estratégicas;
4. Gestão de Riscos e Entraves relevantes que possam prejudicar o alcance das metas;
5. Gerenciamento dos encaminhamentos associados ao programa registrados em RAE's, reuniões de monitoramento ou aquelas associadas a Problemas e Riscos.

Abaixo, seguem orientações do Escritório de Projetos Corporativo quanto aos procedimentos decorrentes dessa gestão:

Atualização de medição dos indicadores dos Programas

Manter os indicadores do Programa atualizados, mostram o caminho no alcance dos resultados desejados.
Mensalmente o Líder do Programa deverá encaminhar e-mail ao Escritório de Projetos (gestaoestrategica@infraestura.gov.br) indicando os indicadores, mês de medição e valores medidos.
O Escritório de Projetos providenciará a inserção da medições no Project.

Proposição de novas metas ou alteração das metas existentes

Havendo constatação de que as metas do Programa estão inadequadas, o Líder do Programa deverá formalizar ao Escritório de Projetos o pedido de alteração das metas, conforme template.
Na formalização deverão constar o nome dos indicadores, meta a ser criada ou alterada com as respectivas justificativas.
Essa proposição será analisada nas "Reuniões Colegiadas".

Consultar o desempenho dos Projetos da Carteira do Programa

Acessar aqui o Painel da RAE;
Abrir o painel de Execução de Projetos (4ª ícone da esquerda para a direita, na parte superior do painel);
Nesse local vc poderá consultar para cada projeto as seguintes informações:
1. Nome do projeto;
2. Gerente;
3. Patrocinador;
4. Situação;
5. % realizado;
6. % planejado;
7. Farol de status; e
8. Link para a análise crítica do projeto;
Clicando sobre o projeto de interesse, serão exibidas no quadro inferior do painel as entregas estratégicas marcadas no cronograma do projeto, contendo:
1. Título da Entrega;
2. Previsão;
3. Data realizada;
4. Linha de Base;
5. Dias de atraso pela linha de base; e
6. Farol de status.

Consultar as entregas estratégicas do Programa

Acessar aqui o Painel de Entregas Estratégicas;
Clique no ícone de Filtros, na parte inferior esquerda do painel;
Abrirá uma janela de campos de filtro:
1. No campo "Programa", marque o Programa desejado;
2. Verifique outros filtros de interesse nessa janela;
3. Na parte de baixo da janela de campos de filtro, clique em "Fechar";
No painel "Home", você encontrará:
1. na parte superior, as principais estatísticas de entregas do ano, inclusive a quantidade atrasada;
2. na parte superior direita, um mapa de calor que demonstra os estados da federação com mais entregas;
3. na parte inferior, o perfil das entregas por mês, modo e departamento responsável;
4. na parte inferior esquerda, um quadro com a relação de entregas;
5. clicando no símbolo "+" na parte superior direita do quadro, é possível expandi-lo.
No quadro expandido, você poderá avaliar várias informações sobre a entrega, como o Projeto ao qual ela está vinculada, as datas, o Gerente de Projeto e o link para as análises críticas do projeto.

Consultar e atualizar os Riscos do Programa

Acessar o registro de Riscos da EGP, clique aqui;
Filtre o Programa desejado na coluna "Programa":
1. clicar no cabeçalho dessa coluna,
2. selecionar "Filtrar por";
3. selecionar o respectivo Programa; e
4. clicar no botão "Aplicar" na parte inferior direita da tela
Para ver os riscos em tratamento, selecionar os riscos tratados na última reunião de monitoramento, da seguinte forma:
1. clicar no cabeçalho da coluna "Data da Reunião";
2. selecionar "Filtrar por";
3. selecionar a data da reunião mais recente; e
4. clicar no botão "Aplicar" na parte inferior direita da tela
Feito isso, você verá a relação de riscos em tratamento registrados para o Programa.
Para atualizar as informações, recomenda-se enviar as informações ao Escritório de Projetos para atualização na plataforma.

Consultar e atualizar os Entraves do Programa

Acessar o registro de Problemas da EGP, clique aqui;
Filtre o Programa desejado na coluna "Programa":
1. clicar no cabeçalho dessa coluna,
2. selecionar "Filtrar por";
3. selecionar o respectivo Programa; e
4. clicar no botão "Aplicar" na parte inferior direita da tela
Para ver os problemas em tratamento, selecionar os problemas tratados na última reunião de monitoramento, da seguinte forma:
1. clicar no cabeçalho da coluna "Data da Reunião";
2. selecionar "Filtrar por";
3. selecionar a data da reunião mais recente; e
4. clicar no botão "Aplicar" na parte inferior direita da tela
Feito isso, você verá a relação de problemas em tratamento registrados para o Programa.
Para atualizar as informações, recomenda-se enviar as informações ao Escritório de Projetos para atualização na plataforma.

Consultar e atualizar os encaminhamentos associados ao Programa

Acessar o registro de Encaminhamentos da EGP, clique aqui;
Filtre o Programa desejado na coluna "Programa":
1. clicar no cabeçalho dessa coluna,
2. selecionar "Filtrar por";
3. selecionar o respectivo Programa; e
4. clicar no botão "Aplicar" na parte inferior direita da tela
Para ver os encaminhamentos em tratamento, selecionar os problemas tratados na última reunião de monitoramento, da seguinte forma:
1. clicar no cabeçalho da coluna "Data da Reunião";
2. selecionar "Filtrar por";
3. selecionar a data da reunião mais recente; e
4. clicar no botão "Aplicar" na parte inferior direita da tela
Feito isso, você verá a relação de encaminhamentos em tratamento registrados para o Programa.
Para atualizar as informações, recomenda-se enviar as informações ao Escritório de Projetos para atualização na plataforma.

Inserção da Análise Crítica de Programa

Uma vez por mês, entre os dias 5 e 10 do mês seguinte, registrar a análise crítica do Programa baseado nas Análises Críticas dos Projetos Estratégicos do Programa, nas informações obtidas nas reuniões periódicas de monitoramento da carteira de projetos e sua percepção quanto ao andamento do Projeto.
A Análise Crítica deverá ser inseria no Site de Escritório de Projetos podendo ser de duas formas:
1. Acessando o link abaixo e acessando o ícone da Análise Crítica: https://minfraestrutura.sharepoint.com/sites/EGP
2. Mensalmente o Escritório de Projetos encaminha ao Líder do Programa e a quem ele indicar um e-mail contendo o link para inserção da Análise Crítica.
A Análise Crítica deve ser um texto analítico contendo:
1. Avanços do período anterior
2. Entraves ao alcance dos objetivos do projeto, bem como outras informações relevantes ao andamento do Programa
3. Perspectivas para o próximo período
4. Farol: Percepção do Líder quanto ao andamento do Programa e as perspectivas de .
Para maiores detalhes sobre a inserção das informações podem ser obtidas no Tutorial em anexo:

Tutorial para inserção de Análise Crítica